Die Verwendung von Anhängen ermöglicht es Ihnen, Dateien außerhalb der Workiva-Plattform direkt in Ihren Dokumenten zu verknüpfen.
Eine Datei an einen Text anhängen
Um eine Datei an ein Dokument anzuhängen:
- Wählen Sie den Text aus, an den Sie eine Datei anhängen möchten.
- Klicken Sie im Bereich Anhänge auf das Symbol Datei hochladen .
- Wählen Sie eine Datei.
- Klicken Sie auf Öffnen.
Nachdem Sie eine Anlage hochgeladen haben, können Sie in Ihrem Dokument weitere Verweise auf diese Anlage erstellen:
- Wählen Sie den Text in Ihrem Dokument aus.
- Suchen Sie die Datei im Bereich Anhänge und klicken Sie auf den Pfeil.
- Wählen Sie Referenz hinzufügen aus.
Die Zahl neben dem Dateinamen gibt an, wie oft auf diesen Anhang in Ihrem Dokument verwiesen wird.
Hellorangefarbene Hervorhebungen im Text weisen auf einen Anhang hin. Wenn mehrere Verweise vorhanden sind, wird bei Auswahl eines Verweises im Bereich Anhänge der zugehörige Text hervorgehoben.
Jeder Anhang schließt auch eine Beschriftung ein. Klicken und ziehen Sie die Beschriftung zum Verschieben innerhalb der Seite.
Um den Text der Beschriftung zu ändern, benennen Sie Ihren Anhang im Bedienfeld Anhänge um. Sie können den Anhang umbenennen, um alle Beschriftungen oder nur einen bestimmten Verweis zu ändern.
Platzhalter verwenden
Mit Platzhaltern können Sie Platz für künftige Anhänge in Ihrem Dokument schaffen. Platzhalter und ihre Referenzen werden im Bereich „Anhänge“ angezeigt, in dem Sie jederzeit eine Datei hochladen können.
So fügen Sie einen Platzhalter zu Ihrem Dokument hinzu:
- Wählen Sie den Text aus, dem Sie einen Platzhalter hinzufügen möchten.
- Klicken Sie im Bereich Anhänge auf den Pfeil neben dem Symbol Hochladen .
- Wählen Sie Platzhalter erstellen aus.
Platzhalter funktionieren genauso wie normale Anhänge. Sie können weitere Referenzen umbenennen oder hinzufügen, indem Sie auf den Pfeil neben dem Namen des Platzhalters klicken. Wenn Sie bereit sind, den Anhang hochzuladen, wählen Sie im Menü Datei hochladen aus.
Anhänge ändern
Verwenden Sie das Menü im Bedienfeld Anhänge, um Ihre Datei zu bearbeiten, einschließlich des Umbenennens, Löschens und Ersetzens von vorhandenen Anhängen. Verwenden Sie die Option In Markierungsbetrachter öffnen, um einem Anhang eine Markierung hinzuzufügen – erfahren Sie mehr darüber, wie Sie einem Anhang Markierungen hinzufügen.
Hinweis: Bearbeiter und Besitzer haben Zugriff auf alle Anhangsoptionen. Betrachter haben nur Zugriff auf die Optionen Öffnen und Herunterladen von Anhängen.
Mit den Symbolen Einblenden und Ausblenden können Sie die Referenzinformationen für jeden Anhang ein- oder ausblenden.
Verwenden Sie die Filteroptionen, um Anhänge für Ihr gesamtes Dokument oder nur den ausgewählten Abschnitt anzuzeigen. Die Zahlen neben den einzelnen Optionen zeigen an, wie viele Anhänge gefiltert werden.
Sperren eines Anhangs
Um Aktualisierungen eines bestehenden Anhangs zu verhindern, können Sie für einen ausgewählten Anhang Bearbeitungen sperren.
Um einen Anhang zu sperren:
- Klicken Sie auf den Pfeil neben Ihrem Anhang.
- Wählen Sie im Menü Bearbeitungen sperren aus.
Das Sperren eines Anhangs verhindert, dass er umbenannt, ersetzt, gelöscht oder in einen Platzhalter zurückverwandelt wird. Sie können ihn zwar weiterhin im Markup-Viewer öffnen, aber keine Markierungen hinzufügen oder bearbeiten.
Um einen Anhang zu entsperren, wählen Sie Bearbeitungen entsperren aus dem Menü oder Entsperren in der Symbolleiste des Markup-Viewers aus.
Anhänge herunterladen
Sie können Ihre Anhänge einzeln oder als gepackte .zip-Datei herunterladen.
Um eine einzelne Datei herunterzuladen, wählen Sie die Datei im Bereich Anhänge und dann Herunterladen aus dem Menü aus. Wählen Sie den Dateityp aus, den Sie herunterladen möchten.
Um mehrere Anhänge zu exportieren:
- Klicken Sie im Bereich Anhänge auf Anhänge exportieren .
- Wählen Sie aus, ob Sie alle Anhänge oder nur den aktuellen Abschnitt einschließen möchten.
- Um Markierungen mit Ihren Anhängen zu exportieren, aktivieren Sie Markierungen einschließen.
- Wählen Sie aus, ob Sie Kopien Ihrer Originaldateien einschließen möchten:
- Wenn Sie eine Originalkopie aller Ihrer Dateien einschließen möchten, wählen Sie Für alle Anhänge aus.
- Wenn Sie nur eine Kopie jeder Datei hinzufügen möchten, wählen Sie Nur für Anhänge ohne Markierung aus. Ihr Ordner enthält eine Version jedes Anhangs – eine markierte PDF-Datei für alle Anhänge mit Markierungen oder die Originaldatei, falls Ihr Anhang keine Markierungen enthält.