Die Verwendung von Anhängen ermöglicht es Ihnen, Dateien außerhalb der Workiva-Plattform direkt in Ihren Dokumenten zu verlinken.
Eine Datei an einen Text anhängen
Um eine Datei an ein Dokument anzuhängen:
- Wählen Sie den Text aus, an den Sie eine Datei anhängen möchten.
- Klicken Sie im Bereich Anhänge auf das Symbol Datei hochladen .
- Wählen Sie eine Datei.
- Klicken Sie auf . Öffnen Sie.
Nachdem Sie eine Anlage hochgeladen haben, können Sie in Ihrem Dokument weitere Verweise auf diese Anlage erstellen:
- Markieren Sie den Text in Ihrem Dokument.
- Suchen Sie die Datei im Bereich Anhänge und klicken Sie auf den Pfeil .
- Wählen Sie Referenz hinzufügen.
Die Zahl neben dem Dateinamen gibt an, wie oft auf diesen Anhang in Ihrem Dokument verwiesen wird.
Hellorangefarbene Hervorhebungen im Text weisen auf einen Anhang hin. Wenn mehrere Verweise vorhanden sind, wird bei Auswahl eines Verweises im Bedienfeld Anhänge der zugehörige Text hervorgehoben.
Jede Anlage enthält auch ein Etikett. Klicken und ziehen Sie das Etikett, um es auf der Seite zu verschieben.
Um den Text der Beschriftung zu ändern, benennen Sie Ihren Anhang im Bedienfeld Anhänge um. Sie können den Anhang umbenennen, um alle Beschriftungen oder nur eine bestimmte Referenz zu ändern.
Platzhalter verwenden
Mit Hilfe von Platzhaltern können Sie einen Platz für zukünftige Anhänge in Ihrem Dokument speichern. Platzhalter und ihre Verweise erscheinen im Bedienfeld Anhänge, in das Sie jederzeit eine Datei hochladen können.
So fügen Sie einen Platzhalter zu Ihrem Dokument hinzu:
- Markieren Sie den Text, dem Sie einen Platzhalter hinzufügen möchten.
- Klicken Sie im Bereich Anhänge auf den Pfeil neben dem Symbol Upload .
- Wählen Sie Platzhalter erstellen.
Platzhalter funktionieren genauso wie normale Anhänge. Sie können weitere Referenzen umbenennen oder hinzufügen, indem Sie auf den Pfeil neben dem Namen des Platzhalters klicken. Wenn Sie bereit sind, den Anhang hochzuladen, wählen Sie im Menü Upload File .
Anhänge modifizieren
Verwenden Sie das Menü im Bedienfeld Anhänge, um Ihre Datei zu bearbeiten, einschließlich des Umbenennens, Löschens und Ersetzens von vorhandenen Anhängen. Verwenden Sie die Option Open in Markup Viewer, um einer Anlage eine Markierung hinzuzufügen - erfahren Sie mehr über , wie Sie einer Anlage Markierungen hinzufügen.
Hinweis: Redakteure und Eigentümer haben Zugriff auf alle Anhangsoptionen. Die Betrachter haben nur Zugriff auf die Anhänge Open und Download.
Mit den Symbolen Expand und Collapse können Sie die Referenzinformationen für jeden Anhang ein- oder ausblenden.
Verwenden Sie die Optionen Filter , um Anhänge für Ihr gesamtes Dokument oder nur den ausgewählten Abschnitt anzuzeigen. Die Zahlen neben den einzelnen Optionen zeigen an, wie viele Anhänge gefiltert werden.
Sperren einer Anlage
Um Aktualisierungen eines bestehenden Anhangs zu verhindern, können Sie Bearbeitungen für einen ausgewählten Anhang sperren.
Um einen Anhang zu sperren:
- Klicken Sie auf den Pfeil neben Ihrem Anhang.
- Wählen Sie im Menü Bearbeitungen sperren.
Das Sperren eines Anhangs verhindert, dass er umbenannt, ersetzt, gelöscht oder in einen Platzhalter zurückverwandelt wird. Sie können sie zwar weiterhin im Markup Viewer öffnen, aber keine Markups hinzufügen oder bearbeiten.
Um einen Anhang zu entsperren, wählen Sie Bearbeitungen entsperren aus dem Menü oder wählen Sie Entsperren in der Symbolleiste des Markup Viewers.
Anhänge herunterladen
Sie können Ihre Anhänge einzeln oder als gepackte .zip-Datei herunterladen.
Um eine einzelne Datei herunterzuladen, wählen Sie die Datei im Bereich Anhänge aus und wählen Sie Download aus dem Menü. Wählen Sie die Art der Datei, die Sie herunterladen möchten.
Um mehrere Anhänge zu exportieren:
- Klicken Sie im Bereich Anhänge auf Anhänge exportieren .
- Wählen Sie, ob Sie alle Anhänge oder nur den aktuellen Abschnitt einbeziehen möchten.
- Um Markierungen mit Ihren Anhängen zu exportieren, aktivieren Sie Markierungen einschließen.
- Wählen Sie aus, ob Sie Kopien Ihrer Originaldateien einschließen möchten:
- Wenn Sie eine Originalkopie aller Ihrer Dateien einfügen möchten, wählen Sie Für alle Anhänge.
- Wenn Sie nur eine Kopie jeder Datei hinzufügen möchten, wählen Sie Nur für Anhänge ohne Markierung. Ihr Ordner enthält eine Version jedes Anhangs - eine markierte PDF-Datei für alle Anhänge mit Markierungen oder die Originaldatei, wenn Ihr Anhang keine Markierungen enthält.
