Aufgaben und deren Details anzeigen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Aufgaben anzuzeigen:

In einer bestimmten Datei sehen Sie alle Aufgaben, die Ihnen in dieser Datei zugewiesen sind, im Bereich Aufgaben auf der rechten Seite.
Sehen Sie eine Liste all Ihrer Aufgaben in allen Dateien auf der Registerkarte Aufgaben auf der Startseite.

Wer kann was sehen

Die folgenden Rollen können alle Aufgaben anzeigen:

Aufgabenadministrator*in
Inhaltsmanager*in
Arbeitsbereichsbesitzer
GRC-Manager
GRC Administrator

Beauftragte, Genehmigende und Aufgabenbesitzer können nur die Aufgaben sehen, mit denen sie verbunden sind.

Hinweis: Besitzer von Dokumenten, Präsentationen und Tabellen können die Aufgaben nur sehen, wenn sie auch eine der oben genannten Rollen haben.

Aufgaben in einer Datei anzeigen

So zeigen Sie Aufgaben in einer Datei an:

Klicken Sie bei geöffneter Datei auf das Symbol Aufgaben in der rechten Leiste, um eine Liste der Ihnen zugewiesenen Aufgaben in dieser Datei anzuzeigen. Die Aufgaben werden automatisch nach Fälligkeitsdatum sortiert und zeigen nur die Aufgaben an, die Sie noch erledigen müssen.
Klicken Sie auf eine Aufgabe, um deren Details anzuzeigen.

Aufgaben in einer Datei sortieren

Sie können die Funktion Sortieren verwenden, um Ihre Aufgaben nach Titel, Fälligkeitsdatum oder zuletzt hinzugefügt zu sortieren.

Aufgaben in einer Datei filtern

Wenn Sie eine Datei öffnen, wird der Aufgabenbereich automatisch so gefiltert, dass nur Ihre Zu erledigen Aufgaben angezeigt werden. Dies sind die Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden oder die auf Ihre Genehmigung warten.

Um weitere Aufgaben anzuzeigen, gehen Sie zum Menü Filter und passen Sie die folgenden Filter an:

Status
Zugewiesen von
Genehmiger
Abschnitt der Datei

Hinweis: Sie müssen über eine Admin-Rolle verfügen, um Aufgaben anzuzeigen, die anderen Mitarbeitern zugewiesen wurden.

Alle Sortier- und Filteroptionen, die Sie im Aufgabenbedienfeld anwenden, werden automatisch gespeichert. Wenn Sie zu der Datei zurückkehren, werden Ihre zuletzt getroffenen Sortier- und Filtereinstellungen wiederhergestellt, so dass Sie dort weitermachen können, wo Sie aufgehört haben.

Zu einer Aufgabe gehen

Sie können über das Aufgabenfenster zu einer bestimmten Aufgabe in der Datei wechseln:

Klicken Sie bei geöffneter Datei auf das Symbol Aufgabe , um das Aufgaben-Panel zu öffnen.
Klicken Sie auf die gewünschte Aufgabe.
Klicken Sie auf den Hyperlink unter Location, um direkt zur Position der Aufgabe in der Datei zu gelangen.

Aufgaben in Home anzeigen

Auf der Registerkarte Aufgaben in Startseite können Sie alle Aufgaben auf der gesamten Workiva-Plattform sehen, für die Sie eine Berechtigung haben, einschließlich Aufgaben aus Prozessen, GRC und Nachhaltigkeitsberichterstattung.
Hier können Sie schnell sehen, wie viele Ihrer Aufgaben:

Muss noch abgeschlossen werden
Überfällig sind
Diese Woche fällig sind

Sie können auch das Fälligkeitsdatum, den Status, den Speicherort der Datei, den Ersteller, das Erstellungsdatum, das letzte Änderungsdatum, den Empfänger und den Genehmigenden in einer einzigen, konsolidierten Tabelle sehen, ohne dass Sie einzelne Aufgaben öffnen müssen.

Hinweis: Die Spalte Ort gilt nur für Aufgaben, die in Dokumenten, Arbeitsblättern und Präsentationen erstellt wurden. Aufgaben aus anderen Lösungen zeigen keinen Dateispeicherort an, können aber einen Hyperlink zu ihrer Quelle oder ihrem Speicherort enthalten.

Details zur Aufgabe von Startseite aus anzeigen

Von der Aufgaben-Startseite aus können Sie Details zu jeder beliebigen Aufgabe anzeigen, ohne die zugehörige Datei zu öffnen oder zum Speicherort der Aufgabe zu navigieren.

Um Aufgabendetails zu sehen, können Sie entweder:

Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Zeile der Aufgabe
Wählen Sie Details anzeigen aus dem Drei-Punkte-Menü am Ende der Zeile

Im Bereich Details zur Aufgabe werden wichtige Informationen angezeigt, z.B. Anweisungen und Schritte für die Aufgabe. In diesem Bereich können Sie je nach Ihrer Rolle und Ihren Berechtigungen ebenfalls Aktionen für die Aufgabe ausführen.

Tipp: Die Aufgabendetails in der Aufgaben-Startseite enthalten dieselben Informationen, die Sie auch sehen, wenn Sie die Aufgabe von ihrem Dateispeicherort aus öffnen. So können Sie mehrere Aufgaben und deren Details effizienter von einem zentralen Ort aus überprüfen.

Personalisieren Sie Ihre Aufgabenansicht in Home

Sie können Ihre Ansicht der Aufgaben in der Startseite „Aufgaben“ mit der Spaltenorganisation und dem Filtern nach Aufgaben personalisieren.

Tipp: Ihr Spaltenlayout und Ihre Filter werden automatisch gespeichert, so dass Sie jedes Mal, wenn Sie Tasks Startseite öffnen, zu Ihrer bevorzugten Ansicht zurückkehren können.

Spalten anpassen

Verwenden Sie das Menü zur Spaltenauswahl, um Spalten zu sortieren, anzuheften, zu filtern oder ein- und auszublenden. Erweitern Sie von einer beliebigen Spaltenüberschrift aus das Menü, um alle verfügbaren Optionen anzuzeigen:

Sortieren nach ASC: Aufgaben in aufsteigender Reihenfolge sortieren
Sortieren nach DESC: Aufgaben in absteigender Reihenfolge sortieren
Links anheften / Rechts anheften: Halten Sie die Schlüsselspalten während des Scrollens sichtbar
Filtern: Schränken Sie Ihre Ansicht ein, um nur Aufgaben mit bestimmten Kriterien anzuzeigen
Spalten verwalten: Entfernen Sie nicht benötigte Spalten aus Ihrer Ansicht

Aufgaben filtern

In Startseite „Aufgaben“ können Sie Ihre Ansicht verfeinern, indem Sie einen oder mehrere Filter auf die Aufgabenliste anwenden. So können Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, z. B. die Ihnen zugewiesenen Aufgaben, die Aufgaben, die auf Ihre Genehmigung warten, oder die Aufgaben in einer bestimmten Datei.

Wenn Sie Aufgaben Home öffnen, wird die Aufgabenliste automatisch so gefiltert, dass Ihre Zu erledigen Aufgaben angezeigt werden, bei denen Sie der Beauftragte oder Genehmigende sind. Sie können diese Filter jederzeit anpassen oder entfernen. Aufgaben-Admins und Arbeitsbereich-Admins können alle Aufgaben im Arbeitsbereich anzeigen, wenn die Filter gelöscht oder angepasst wurden. Klicken Sie auf Meine Aufgaben anzeigen bei den Kacheln Zu erledigen, Überfällig, oder Diese Woche fällig oben, um zu Ihren eigenen Aufgaben zurückzukehren.

Um Aufgaben zu filtern, wählen Sie die Option Filter aus dem Menü einer Spalte oder klicken Sie auf Filter. Sie können mehrere Filter zusammen anwenden, um die Ergebnisse einzugrenzen. Sie können z.B. Aufgaben filtern, die Ihnen zugewiesen wurden und den Status Zurückgegeben haben.

Klicken Sie auf Filter hinzufügen, um weitere Filter hinzuzufügen, oder wählen Sie Alle entfernen, um sie zu löschen.

Hinweise

Aufgaben Home wird automatisch nach Ihnen als Benutzer gefiltert, um alle Aufgaben anzuzeigen, bei denen Sie der Zugewiesene oder der Genehmigende sind und die Sie derzeit erledigen oder genehmigen müssen.
- Wenn Sie oben auf Meine Aufgaben anzeigen auf die Kacheln Zu erledigen, Überfällig oder Diese Woche fällig klicken, zeigt die Aufgabenliste immer die Ihnen zugewiesenen Aufgaben an, die Sie noch erledigen müssen, die überfällig sind oder die diese Woche fällig sind. In diesen Ansichten werden alle zusätzlichen Filter zusätzlich zu den voreingestellten Filtern angewandt.
- Alle Aufgaben ist ein Hyperlink zur schnellen Anzeige aller Aufgaben im Arbeitsbereich (dies ist rollenabhängig)
- Der Filter Benutzer unterstützt die folgenden Operatoren:
  - Ist - Zeigt alle Aufgaben an, bei denen der ausgewählte Benutzer ein Empfänger oder Genehmigender ist (unabhängig davon, in welchem Schritt sich die Aufgabe gerade befindet).
  - Ist einer von - Zeigt alle Aufgaben an, bei denen einer der ausgewählten Benutzer ein Zuweiser oder Genehmigender ist (unabhängig davon, in welchem Schritt sich die Aufgabe gerade befindet).
  - Ist derzeit - Zeigt alle Aufgaben an, bei denen der ausgewählte Benutzer der Beauftragte oder Genehmigende für den aktuellen Schritt ist, in dem sich die Aufgabe befindet (dies gilt für Aufgaben, die mehrere Beauftragte oder Genehmigende zulassen, wie z.B. Zertifizierungsaufgaben).
  - Ist derzeit einer von - Zeigt alle Aufgaben an, bei denen einer der ausgewählten Benutzer der Beauftragte oder Genehmigende für den aktuellen Schritt ist, in dem sich die Aufgabe befindet (dies gilt für Aufgaben, die mehrere Schritte des Beauftragten oder Genehmigenden zulassen, wie z.B. Zertifizierungsaufgaben).

Exportieren Sie Ihre Aufgabenansicht in Home als CSV-Datei

Sie können die aktuelle Aufgabenliste als CSV-Datei für zusätzliche Analysen und Berichte außerhalb von Workiva exportieren. Der Export enthält die sichtbaren Spalten und alle aktuell angewandten Filter, so dass Sie nur die Aufgaben erfassen können, die für Ihre Ansicht relevant sind.

So exportieren Sie Aufgaben:

Wenden Sie in Aufgaben Startseite alle Filter oder Sortierungen an, die Sie benötigen.
Klicken Sie auf Exportieren.
Wählen Sie Als CSV herunterladen.
Speichern Sie die Datei an dem von Ihnen gewünschten Ort.

Hinweise

Die exportierte CSV-Datei spiegelt die aktuelle Ansicht der Tabelle Aufgaben wider, einschließlich aller angewandten Filter.
Die exportierte CSV-Datei enthält nur die Spalten, die zum Zeitpunkt des Exports sichtbar sind. Um nur die Spalten zu erhalten, die Sie benötigen, stellen Sie sicher, dass Sie die Spalten vor dem Export ein- oder ausblenden.
Die Aufgaben werden in der gleichen Reihenfolge exportiert, in der sie in der Tabelle Aufgaben erscheinen.
Sie können sowohl aus den Ansichten Alle Aufgaben und Meine Aufgaben ansehen als CSV-Datei exportieren.

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