Versionsvergleiche verstehen
Jedes Mal, wenn Sie oder andere Mitarbeitende ein Dokument bearbeiten, erscheint im Verlaufsbereich eine Überarbeitung, die Sie für einen Versionsvergleich heranziehen können. Änderungen werden angezeigt, wenn im Dokument eine inhaltliche Änderung vorgenommen wird, die das Verständnis des Lesers beeinträchtigen könnte. Wenn Sie einen Versionsvergleich mit zwei Überarbeitungen erstellen, können Sie zwei verschiedene Versionen Ihres Dokuments anzeigen und vergleichen.
In der folgenden Tabelle ist aufgeführt, was in einer Schwarz-Weiß-Kopie dargestellt wird und was nicht.
| Was wird gezeigt | Was nicht gezeigt wird |
|---|---|
|
|
Automatischer Text wird in einer Schwarzlinie nicht angezeigt. Einige Beispiele für AutoText:
- Seitenzahlen
- Seitenzahlverweise aus Lesezeichen oder Abschnitten
- Nummerierte Liste Referenzen
- Automatisiertes Inhaltsverzeichnis
- Nummerierung der Fußnoten
- Nummerierung der Liste
Erstellen eines Versionsvergleichs
So erstellen Sie einen Versionsverlgeich in Dokumenten:
- Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Revision im Bereich „Verlauf “ und klicken Sie auf den Pfeil , um das Menü zu öffnen.
- Wählen Sie „Blackline erstellen “ aus . Dadurch wird die ausgewählte Revision automatisch in das erste Feld eingefügt.
-
Klicken Sie auf die Revision, die Sie vergleichen möchten, und ziehen Sie sie in das zweite Feld. Um nur die Abschnitte einzubeziehen, die Änderungen enthalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur Abschnitte mit Änderungen einbeziehen “.
- Klicken Sie auf den Link „Erweiterte Optionen“ und wählen Sie aus, ob das gesamte Dokument, nur der aktuelle Abschnitt oder ausgewählte Abschnitte geschwärzt werden sollen.
- Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen und klicken Sie auf „Erstellen “.
Sie können die Überarbeitungen filtern, um nur Meilensteine oder nur mit einem Stern markierte Meilensteine anzuzeigen, indem Sie auf das Filter -Symbol klicken und anschließend die Kontrollkästchen „Meilensteine anzeigen“ oder „Mit Stern markierte Meilensteine anzeigen“ aktivieren.
Verwenden Sie den Bereich Versionsverlgeiche
Jedes Mal, wenn Sie einen Versionsvergleich erstellen, wird eine benannte Kopie im Bereich Versionsvergleiche angezeigt. Um das Fenster zu öffnen, klicken Sie auf das Blacklines -Symbol im rechten Fensterbereich.
Das Panel enthält einen detaillierten Überblick über jeden Versionsvergleich, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem er erstellt wurde, und der beiden zu vergleichenden Überarbeitungen. Sie können eine Anmerkung hinzufügen, indem Sie auf den Pfeil neben dem Titel einer Schwarzzeichnung klicken und „Anmerkung hinzufügen “ auswählen .
Wenn Sie eine Blackline außerhalb von Workiva weitergeben möchten, können Sie sie als PDF exportieren, indem Sie auf „PDF exportieren“ klicken. Beim Exportieren in das PDF-Format können Sie zwischen zwei Optionen wählen:
- Alle Änderungen : Exportiert das Dokument als PDF, wobei alle Änderungen direkt im Dokument angezeigt werden.
- Vereinfachte Änderungen mit Änderungsprotokoll : Es wird eine PDF-Datei exportiert, in der die Stellen, an denen Änderungen vorgenommen wurden, direkt im Dokument markiert sind. Die detaillierten Änderungen werden in einem separaten Protokoll für jede Seite angezeigt. Wir empfehlen diese Option, wenn Sie sehen möchten, wie der endgültige Bericht mit allen Änderungen aussehen wird.
Ansicht eines Versionsvergleichs
Sie können Versionsvergleiche direkt in Workiva öffnen, um Änderungen zu sehen und zwischen ihnen zu navigieren.
Um einen Versionsvergleich zu öffnen:
- Öffnen Sie das Fenster „Blacklines “.
- Erweitern Sie das Menü neben dem Titel und wählen Sie „Öffnen “ aus .
Wenn Sie einen Versionsvergleich für Ihr gesamtes Dokument erstellt haben, können Sie anhand der violetten Linien im Gliederungsfenster erkennen, welche Abschnitte Änderungen enthalten.
Sie können mithilfe der Symbole „Vorherige Änderung“ und „Nächste Änderung “ in der Symbolleiste zwischen den Änderungen wechseln.
Um die Ansicht zu vereinfachen, können Sie mithilfe der Funktion „Einblenden/Ausblenden“ die Gitterlinien oder nicht druckbare Zeichen ein- oder ausblenden .
Sie können eine Schwarz-Weiß-Zeichnung aus dieser Ansicht als PDF exportieren, indem Sie in der Symbolleiste die Option „PDF speichern “ auswählen. Verwenden Sie das Fenster Exportoptionen, um Ihre PDF-Datei anzupassen, z. B. indem Sie nur Seiten mit Änderungen exportieren.
Um zum Originaldokument zurückzukehren, klicken Sie auf „Eigenschaften “, um das Fenster „Blackline-Eigenschaften“ zu öffnen, und klicken Sie dann auf das Symbol „Öffnen “ , um das Quelldokument zu öffnen.
Urheberschaft der Blacklines anzeigen
Mithilfe von Blacklines können Sie einsehen, wer welche Inhalte in Ihrem Dokument verfasst hat. Dadurch werden die Zusammenarbeit und die Nachverfolgung von Änderungen anderer einfacher.
Um die Autorenangabe zu aktivieren, öffnen Sie eine Blackline und klicken Sie in der Symbolleiste auf „Überlagerung anzeigen “. Sie können die Autorenangabe auch im Blackline-Änderungsfenster aktivieren.
Wenn die Autorenangabe aktiviert ist, können Sie mit der Maus über Inhalte im Dokument fahren, um zu sehen, wer Änderungen vorgenommen hat.
Im Blackline -Fenster „Änderungen“ können Sie außerdem einsehen, wer die Autoren waren.
Hinweis : Die Autorenangabe bei Blacklines wird bei bereits erstellten Blacklines nicht unterstützt. Um die Urheberschaft anzuzeigen, erstellen Sie eine neue Schwarz-Weiß-Kopie mit denselben Einstellungen für Meilenstein und Zeitstempel.
Versionsvergleich-Änderungen
Auf einem Versionsvergleich zeigen spezifische Indikatoren an, wo Änderungen vorgenommen wurden:
A. Ergänzungen sind blau und unterstrichen.
B. Streichungen sind rot und durchgestrichen dargestellt.
C. Blaue vertikale Linien am linken Rand zeigen Ihnen an, an welchen Stellen sich Änderungen in Ihrem Dokument befinden.
Diese Indikatoren erscheinen sowohl in Workiva als auch in Versionsvergleich-PDFs.
Schwarzlinien-Ansichtsmodi
Auf der Registerkarte „Überprüfen“ stehen drei verschiedene Ansichtsmodi zur Verfügung, zwischen denen Sie wechseln können, um Änderungen anzuzeigen.
- Änderungen ausblenden : Blendet alle Markierungen für Änderungen aus. Auf diese Weise können Sie die Datei als letzte Revision in einer übersichtlichen Ansicht sehen.
- Vereinfachte Änderungen : Gelöschte Inhalte werden ausgeblendet, an der ungefähren Stelle wird jedoch eine Markierung angezeigt. Auf diese Weise können Sie die endgültige Ansicht des Dokuments sehen und gleichzeitig die Bereiche mit Änderungen anzeigen. Für aufwendig gestaltete Dokumente empfehlen wir die Ansicht „Vereinfachte Änderungen “. Auf diese Weise können Prüfende sehen, wie die endgültige Datei mit den vorgenommenen Änderungen aussehen wird.
- Alle Änderungen : Dies ist die Standardansicht für Blacklines. Sie sehen gelöschte und hinzugefügte Inhalte.
Hinweis : Die Ansicht „Alle Änderungen “ kann sich auf das endgültige Layout der Inhalte auswirken, da sie Platz für gelöschte Inhalte reserviert, die in der endgültigen Fassung nicht mehr vorhanden sind.
Auf der rechten Seite können Sie das Fenster „Blackline-Änderungen “ öffnen oder auf die Markierungen in der Datei klicken. Das Bedienfeld zeigt nur