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Versionsvergleiche verstehen

Jedes Mal, wenn Sie oder ein Mitbearbeiter ein Dokument bearbeiten, wird im Verlaufsbereich eine Überarbeitung angezeigt, die Sie markieren können. Überarbeitungen werden angezeigt, wenn eine inhaltliche Änderung im Dokument vorgenommen wurde, die das Verständnis des Lesers beeinträchtigen würde. Wenn Sie einen Versionsvergleich mit zwei Überarbeitungen erstellen, können Sie zwei verschiedene Versionen Ihres Dokuments anzeigen und vergleichen.

In der folgenden Tabelle ist aufgeführt, was in einem Versionsvergleich angezeigt wird und was nicht.

Automatischer Text wird nicht in einer schwarzen Zeile angezeigt. Einige Beispiele für automatischen Text sind:

• Seitenzahlen
• Seitenzahlverweise aus Lesezeichen oder Abschnitten
• Nummerierte Liste Referenzen
• Automatisierte Inhaltsverzeichnisse
• Nummerierung der Fußnoten
• Nummerierung der Liste

Einen Versionsvergleich erstellen

So erstellen Sie einen Versionsverlgeich in Dokumenten:

1

Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Überarbeitung im Bereich Verlauf und klicken Sie auf den Pfeil , um das Menü zu öffnen.

2

Wählen Sie Versionsvergleich erstellen . Dadurch wird die ausgewählte Revision automatisch in das erste Feld eingefügt.

3

Klicken Sie auf die Revision, die Sie vergleichen möchten, und ziehen Sie sie in das zweite Feld. Um nur die Abschnitte einzuschließen, die Änderungen enthalten, aktivieren Sie Nur Abschnitte mit Änderungen einschließen.

4

Klicken Sie auf den Link Erweiterte Optionen und wählen Sie, ob Änderungen im gesamten Dokument, nur im aktuellen Abschnitt oder in ausgewählten Abschnitten markiert werden sollen.

5

Benennen Sie Ihren Versionsvergleich und klicken Sie auf Erstellen.

Sie können Überarbeitungen so filtern, dass nur Meilensteine oder nur mit Sternchen versehene Meilensteine angezeigt werden, indem Sie auf das Symbol Filter klicken und dann die Kontrollkästchen Meilensteine anzeigen oder Mit Sternchen versehene aktivieren.

Verwenden Sie den Bereich Versionsverlgeiche

Jedes Mal, wenn Sie einen Versionsvergleich erstellen, wird eine benannte Kopie im Bereich Versionsvergleiche angezeigt. Klicken Sie zum Öffnen des Bereichs auf das Symbol Versionsvergleiche im rechten Bedienfeld 

Das Panel enthält einen detaillierten Überblick über jeden Versionsvergleich, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem er erstellt wurde, und der beiden zu vergleichenden Überarbeitungen. Sie können eine Bemerkung hinzufügen, indem Sie auf den Pfeil neben dem Titel eines Versionsvergleichs klicken und Anmerkung hinzufügen wählen.

Wenn Sie einen Versionsvergleich außerhalb von Workiva weitergeben möchten, können Sie ihn als PDF exportieren, indem Sie auf PDF exportieren klicken. Beim Exportieren in das PDF-Format können Sie zwischen zwei Optionen wählen:

• Alle Änderungen: Exportiert in eine PDF-Datei, die alle Änderungen inline im Dokument anzeigt.
  
• Vereinfachte Änderungen mit Änderungsprotokoll: Exportiert in eine PDF-Datei, die direkt im Dokument anzeigt, wo Änderungen vorgenommen wurden. Die detaillierten Änderungen werden in einem separaten Protokoll für jede Seite angezeigt. Wir empfehlen diese Option, wenn Sie sehen möchten, wie der endgültige Bericht mit allen Änderungen aussehen wird. 
  

Ansicht eines Versionsvergleichs

Sie können Versionsvergleiche direkt in Workiva öffnen, um Änderungen zu sehen und zwischen ihnen zu navigieren.

Um einen Versionsvergleich zu öffnen:

1

Öffnen Sie den Bereich Versionsvergleiche .

2

Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Titel und wählen Sie Öffnen . 

Wenn Sie einen Versionsvergleich für Ihr gesamtes Dokument erstellt haben, können Sie anhand der violetten Linien im Gliederungsfenster erkennen, welche Abschnitte Änderungen enthalten.

Mit den Symbolen Vorherige Änderung und Nächste Änderung in der Symbolleiste können Sie zwischen den Änderungen wechseln.

Um die Ansicht zu vereinfachen, verwenden Sie die Funktion Ein-/Ausblenden, um Rasterlinien oder Nichtdruckende Zeichen ein- oder auszublenden.

Sie können eine Blackline aus dieser Ansicht als PDF exportieren, indem Sie in der Symbolleiste PDF speichern wählen. Verwenden Sie das Fenster Exportoptionen, um Ihre PDF-Datei anzupassen, z. B. indem Sie nur Seiten mit Änderungen exportieren.

Um zum Originaldokument zurückzukehren, klicken Sie auf Eigenschaften , um den Bereich Versionsvergleiche zu öffnen, und klicken Sie auf das Symbol öffnen , um das Quelldokument zu öffnen.

Versionsvergleich-Änderungen

Auf einem Versionsvergleich zeigen spezifische Indikatoren an, wo Änderungen vorgenommen wurden:

A

Ergänzungen sind in blauem, unterstrichenem Text dargestellt.

B

Entfernungen sind in rotem, durchgestrichenem Text dargestellt.

C

Blaue vertikale Linien am linken Rand zeigen Ihnen an, wo es Änderungen in Ihrem Dokument gibt.

Diese Indikatoren erscheinen sowohl in Workiva als auch in Versionsvergleich-PDFs. 

Schwarzlinien-Ansichtsmodi

Auf der Registerkarte Review können Sie zwischen drei verschiedenen Ansichtsmodi umschalten, um Änderungen anzuzeigen.

• Änderungen ausblenden: Blendet alle Änderungsmarkierungen aus. Auf diese Weise können Sie die Datei als letzte Revision in einer übersichtlichen Ansicht sehen.
  
• Vereinfachte Änderungen: Blendet gelöschte Inhalte aus, zeigt aber eine Stecknadel an der allgemeinen Position an. Auf diese Weise können Sie die endgültige Ansicht des Dokuments sehen und gleichzeitig die Bereiche mit Änderungen anzeigen. Für stark gestaltete Dokumente empfehlen wir die Ansicht Vereinfachte Änderungen . Auf diese Weise können Prüfende sehen, wie die endgültige Datei mit den vorgenommenen Änderungen aussehen wird.
  
• Alle Änderungen: Dies ist die Standardansicht für Blacklines. Sie sehen gelöschte und hinzugefügte Inhalte.
  

Auf der rechten Seite können Sie das Panel Blackline-Veränderungen öffnen oder auf die Pins in der Datei klicken. Das Panel zeigt nur Änderungen für den aktuellen Abschnitt an, in dem sich der Cursor befindet.

Senden Sie einen Versionsvergleich zur Prüfung

Durch das Senden von Versionsvergleichen zur Prüfung können Benutzer in Ihrem Arbeitsbereich einen vorhandenen Versionsvergleich anzeigen und kommentieren. Wenn Sie eine Überprüfung anfordern, kann Ihr Prüfer den Versionsvergleich in Workiva öffnen und Kommentare hinzufügen, die dann in der Quelldatei erscheinen.

Klicken Sie im Bereich Versionsvergleiche auf den Pfeil neben dem Versionsvergleich, den Sie senden möchten, und wählen Sie Zur Prüfung senden .

Sie können auch eine Standardansicht für den Prüfer festlegen. Wenn sie die Bewertung erhalten, wird sie in einem der drei von Ihnen gewählten Ansichtsmodi angezeigt. Der Prüfer kann immer noch zwischen den Ansichten wechseln, es sei denn, Sie aktivieren das Kontrollkästchen, das den Prüfer daran hindert, die Ansicht zu wechseln.

Versionsvergleich-Prüfungen funktionieren genauso wie normale Dokumentenprüfungen. Weitere Informationen zum Senden und Prüfen von Dateien finden Sie unter Zur Prüfung senden.