Wenn Sie Berechtigungen in einer Detailansicht anzeigen und anpassen möchten, können Sie die erweiterten Berechtigungen verwenden. Auf diese Weise können Sie Berechtigungen für alle Benutzer und Gruppen in einer Matrix anzeigen, sodass Sie Benutzer- und Gruppenberechtigungen hinzufügen, entfernen und ändern können.
Sie können von Home aus auf die erweiterten Berechtigungen zugreifen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei klicken und Advanced Permissions auswählen. Sie können die erweiterten Berechtigungen in einem Dokument auch über das Symbol für Berechtigungen in der Symbolleiste „File“ öffnen.
Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern und Gruppen
So fügen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe zur Matrix hinzu:
- 1
- Klicken Sie auf Add in der Symbolleiste.
- 2
- Geben Sie den Benutzer- oder Gruppennamen in das Textfeld ein und wählen Sie ihn aus der Liste aus.
- 3
- Klicken Sie auf Add, um sie zur Matrix hinzuzufügen.
Wenn Sie Benutzer oder Gruppen entfernen müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihren Namen in der Matrix und wählen Sie Remove aus dem Menü.
Berechtigungsstufen
Jede Berechtigungsstufe ermöglicht es Mitarbeitern, auf unterschiedliche Weise mit dem Dokument zu interagieren:
- Inhaber: Hinzufügen und Entfernen von Inhalten oder Abschnitten und Anpassen von Abschnittseigenschaften, einschließlich der Berechtigungen.
- Bearbeiter: Hinzufügen und Entfernen von Inhalten oder Abschnitten und Bearbeiten von Abschnittsnamen.
- Betrachter: Anzeigen und Kommentieren von Abschnitten, aber keine Möglichkeit zum Ändern von Abschnitten.
- Kein Zugriff: Weder Öffnen noch Anzeigen von Abschnitten ist möglich.
Weitere Informationen zu den einzelnen Berechtigungsstufen finden Sie unter Was Sie über Berechtigungen wissen müssen.
Bearbeiten von Berechtigungen
Sie können auf eine Spalten- oder Zeilenüberschrift klicken, um die gesamte Zeile oder Spalte auszuwählen und der gesamten Auswahl Berechtigungen zuzuweisen.
Sie können einzelne Abschnittsberechtigungen für einen Benutzer anpassen, indem Sie eine Zelle auswählen und auf ein Berechtigungssymbol in der Symbolleiste klicken oder mit der rechten Maustaste auf eine Zelle klicken und eine Berechtigungsstufe aus dem Menü auswählen. Sie können auch auf eine Zelle doppelklicken, um durch die vier Berechtigungsstufen zu blättern.
Wenn Sie eine große Anzahl von Berechtigungen ändern müssen, können Sie die Berechtigungen mithilfe von Tastaturkürzeln schnell anpassen. Diese Kürzel ändern die Berechtigungsstufe für Ihre aktuelle Auswahl basierend auf der gedrückten Taste.
| Berechtigungsstufe | Symbol | Taste |
|---|---|---|
| Inhaber | O | |
| Bearbeiter | E | |
| Betrachter | V | |
| Kein Zugriff | X |
Wenn Sie mit dem Ändern der Berechtigungen fertig sind, klicken Sie in der Symbolleiste auf Save.
Exportieren und Wiederverwenden von Berechtigungen
Um den gleichen Berechtigungssatz zwischen Dateien zu verwenden, können Sie einen Berechtigungssatz exportieren. Klicken Sie auf Export in der Symbolleiste „Advanced Permissions“, um eine CSV-Version Ihrer Berechtigungsmatrix zu erstellen.
Um den Berechtigungssatz für dieselben Mitbearbeiter in einem anderen Dokument zu kopieren, kopieren Sie die Zeile in der CSV-Datei mit Strg + C und fügen Sie sie mit Strg + V in die entsprechende Zeile in der Matrix für erweiterte Berechtigungen ein.