Wenn Sie die Berechtigungen in einer detaillierten Ansicht sehen und anpassen möchten, können Sie „Erweiterte Berechtigungen“ verwenden. Auf diese Weise können Sie Berechtigungen für alle Benutzer und Gruppen in einer Matrix anzeigen, sodass Sie Benutzer- und Gruppenberechtigungen hinzufügen, entfernen und ändern können.
Sie können von der Startseite aus auf die erweiterten Berechtigungen zugreifen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei klicken und Erweiterte Berechtigungen auswählen. Sie können die erweiterten Berechtigungen in einem Dokument auch über das Symbol Berechtigungen in der Dateisymbolleiste öffnen.
Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern und Gruppen
So fügen Sie einen Benutzer oder eine Gruppe zur Matrix hinzu:
- 1
- Klicken Sie auf Hinzufügen in der Symbolleiste.
- 2
- Geben Sie den Benutzer- oder Gruppennamen in das Textfeld ein und wählen Sie ihn aus der Liste aus.
- 3
- Klicken Sie auf Add, um sie zur Matrix hinzuzufügen.
Wenn Sie Benutzer oder Gruppen entfernen müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihren Namen in der Matrix und wählen Sie Entfernen aus dem Menü aus.
Berechtigungsstufen
Jede Berechtigungsstufe ermöglicht es Mitarbeitern, auf unterschiedliche Weise mit dem Dokument zu interagieren:
- Besitzer: Hinzufügen und Entfernen von Inhalten oder Abschnitten und Anpassen von Abschnittseigenschaften, einschließlich der Berechtigungen.
- Bearbeiter: Hinzufügen und Entfernen von Inhalten oder Abschnitten und Bearbeiten von Abschnittsnamen.
- Betrachter: Anzeigen und Kommentieren von Abschnitten, aber keine Möglichkeit zum Ändern von Abschnitten.
- Kein Zugriff: Weder Öffnen noch Anzeigen von Abschnitten ist möglich.
Weitere Informationen zu den einzelnen Berechtigungsstufen finden Sie unter Was Sie über Berechtigungen wissen müssen.
Berechtigungen bearbeiten
Sie können auf eine Spalten- oder Zeilenüberschrift klicken, um die gesamte Zeile oder Spalte auszuwählen und der gesamten Auswahl Berechtigungen zuzuweisen.
Sie können einzelne Abschnittsberechtigungen für einen Benutzer anpassen, indem Sie eine Zelle auswählen und auf ein Berechtigungssymbol in der Symbolleiste klicken oder mit der rechten Maustaste auf eine Zelle klicken und eine Berechtigungsstufe aus dem Menü auswählen. Sie können auch auf eine Zelle doppelklicken, um die vier Berechtigungsstufen zu durchlaufen.
Wenn Sie eine große Anzahl von Berechtigungen ändern müssen, können Sie Tastaturkürzel verwenden, um die Berechtigungen schnell anzupassen. Diese Tastenkombinationen ändern die Berechtigungsstufe für Ihre aktuelle Auswahl auf der Grundlage der gedrückten Taste.
| Berechtigungsstufe | Symbol | Schlüssel |
|---|---|---|
| Besitzer | B | |
| Bearbeiter | E | |
| Betrachter | V | |
| Kein Zugriff | X |
Wenn Sie mit dem Ändern der Berechtigungen fertig sind, klicken Sie in der Symbolleiste auf Save.
Exportieren und Wiederverwenden von Berechtigungen
Um denselben Berechtigungssatz für verschiedene Dateien zu verwenden, können Sie Exportieren einen Berechtigungssatz verwenden. Durch Klicken auf Exportieren in der Symbolleiste „ Erweiterte Berechtigungen“ wird eine .csv-Version Ihrer Berechtigungsmatrix erstellt.
Um den Berechtigungssatz für dieselben Mitbearbeiter in einem anderen Dokument zu kopieren, kopieren Sie die Zeile in der CSV-Datei mit Strg + C und fügen Sie sie mit Strg + V in die entsprechende Zeile in der Matrix für erweiterte Berechtigungen ein.