Workiva Support Center

Sie können Kopien von Dateien, Ordnern und Prozessen erstellen, um Duplikate zu erstellen oder von einem Berichtszeitraum auf den nächsten zu übertragen. Auf diese Weise können Sie die Originaldatei beibehalten und mit der neuen Datei weiterarbeiten.

Das Fenster Kopieren enthält mehrere Einstellungen, mit denen Sie die Art und Weise, wie Ihre Dateien kopiert werden, anpassen können. Beim Kopieren einer Datei werden die ursprünglichen Berechtigungseinstellungen beibehalten, der Überarbeitungsverlauf wird jedoch zurückgesetzt.

Hinweis: Nur Arbeitsbereichsbesitzer, Inhaltsmanager und Kopienmanager können Dateien kopieren – wenn Sie eine Datei kopieren müssen, wenden Sie sich an einen Arbeitsbereichsbesitzer. Um einen Arbeitsbereichsbesitzer zu finden, siehe Mitglieder und Administratoren finden. 

Kopiereinstellungen auswählen

Wenn Sie eine Datei kopieren, können Sie die Kopiereinstellungen anpassen, um auszuwählen, was in Ihre Kopie eingeschlossen werden soll.  

• Alle Kommentare: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle Kommentare (einschließlich der Kommentare Erledigt und Offen) in Ihre neuen Dateien zu kopieren.
• Gliederungsbeschriftungen: Gliederungsbeschriftungen sind farbige Punkte in der Dokumentengliederung, die verschiedene Zustände kennzeichnen. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle Gliederungsbeschriftungen, einschließlich der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Beschriftungssätze, zu kopieren.
  
• Links und Prozessreferenzen: Diese Einstellung steuert, wie Links und ihre Quelldateien in Ihren kopierten Dateien angezeigt werden. Wenn Sie einen Prozess kopieren, bedeutet dies auch, dass die Aktionen in Ihrem kopierten Prozess Datei- und Abschnittsreferenzen enthalten werden. Weitere Informationen zu diesen Optionen finden Sie nachstehend unter Einstellungen für Links und Prozessverweise.

  Hinweis: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, haben Ihre neuen Dateien keine Links zu Quellen außerhalb Ihrer Auswahl und Ihre neuen Prozesse haben keine Referenzdateien. Wenn der Inhalt auch ein XBRL-Tag hat, wird es in der Kopie entfernt ().

• Verbindungen: Wenn Sie Wdata verwenden, können Sie die Wdata-Verbindungen in Ihrer Kopie beibehalten. 
  • Eingehende und ausgehende Verbindungen: Umfasst die Verbindungen zwischen Wdata-Abfragen, Tabellen, Berichten und Tabellenblättern. Ausgehende Verbindungen zu Blättern, die nicht in dieser Kopie enthalten sind, werden ignoriert.
  • Nur eingehende Verbindungen: Umfasst alle Verbindungen von Berichten, Wdata-Abfragen und Tabellen.
  • Nur ausgehende Verbindungen: Enthält Verbindungen zu Wdata-Tabellen und -Blättern. Ausgehende Verbindungen zu Blättern, die nicht in dieser Kopie enthalten sind, werden ignoriert.
• Werte der Eingabezelle: Diese Option schließt alle Werte innerhalb der Eingabezellen ein. Wenn Sie diese Option nicht wählen, werden die Zellwerte gelöscht, aber die Bezeichnung der Eingabezelle wird in der Kopie beibehalten.
• Eingabemodus in aktivierten Abschnitten: Wenn Sie diese Option aktivieren, wird der Eingabemodus in der Kopie des Arbeitsblatts aktiviert, wenn der Eingabemodus im ursprünglichen Arbeitsblatt aktiviert ist.
• Zielordner erstellen: Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Sie können diese Option jedoch deaktivieren, wenn Sie keinen neuen Containerordner für Ihre kopierten Dateien erstellen möchten.
• Neuer Ordnername: Wenn Sie einen Zielordner für Ihre Kopien erstellen möchten, wird dies der Name des neuen Ordners sein.
• Ort: Wenn Sie sich entscheiden, einen Zielordner zu erstellen, wird dies der Speicherort sein. Wenn Sie keinen Zielordner erstellen, werden die kopierten Dateien in diesem Ordner abgelegt. Standardmäßig lautet der Speicherort Alle Dateien.
• Automatisierungen: Wenn Sie über Automatisierungen verfügen, werden diese durch Auswahl dieser Option in Ihre Kopie aufgenommen. Um Fehler in kopierten Automationen zu vermeiden, sollten Sie alles einbeziehen, was für die Ausführung Ihrer Automationen erforderlich ist.

Einstellungen für Links und Prozessreferenzen

Mit den Optionen unter Links und Prozessreferenzen können Sie anpassen, wie Ihre kopierten Elemente Links für Dateien und Referenzen für Prozesse behandeln.

• Kopien erstellen
• Original beibehalten
• Links entfernen

Kopien aller Quelldateien erstellen bedeutet, dass alle Dateien, die Quell-Links für die ausgewählten Dateien enthalten, ebenfalls in die Kopie aufgenommen werden. Die Links in der kopierten Datei stammen nun aus den neuen Quellkopien.

Für typische Übertragungen empfehlen wir die Verwendung von Kopien aller Quelldateien erstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Quell- und Zieldateien für den neuen Berichtszeitraum kopiert werden. Beschädigte Links führen zu unterschiedlichen Ergebnissen für Tabellen und Textwerte. Tabellen werden beibehalten, während Textwerte nicht erhalten bleiben, sondern als „###“ angezeigt werden.

Links zu den ursprünglichen Quelldateien beibehalten bedeutet, dass Ihre neuen Dateien mit den ursprünglichen Quelldateien verknüpft werden, anstatt Kopien von Quelldateien zu erstellen. Die Quelldateien sollten nicht in der Liste der ausgewählten Dateien aufgeführt sein, wenn Sie nicht möchten, dass Kopien erstellt werden.

Wir empfehlen die Verwendung von Links zu den ursprünglichen Quelldateien beibehalten, wenn Sie dieselbe Quelle sowohl für ein neues Ziel als auch für das aktuelle Ziel verwenden möchten. Wir empfehlen diese Option zum Beispiel, wenn Sie eine neue berichtende Einheit oder einen neuen Fonds hinzufügen.

Wenn Sie Links und Prozessreferenzen deaktivieren, werden alle verlinkten Quellen außerhalb Ihrer Auswahl ignoriert und diese Links entfernt. Die neue Datei enthält die Daten des zuletzt veröffentlichten verknüpften Wertes, aber die Links werden nicht mehr aktualisiert.

Wir empfehlen, Links nur dann zu entfernen, wenn es außerhalb der ausgewählten Dateien unnötige Links gibt, die Sie nicht mehr verwenden möchten.

Hinweis: Die Link-Einstellungen wirken sich nur auf Quellen aus, die nicht bereits in den ausgewählten Dateien enthalten sind. Befindet sich eine Quelldatei in Ihrer Auswahl, wird sie unabhängig von der gewählten Option kopiert.

Einen Artikel kopieren

Best Practice

Kommentare: 

• Wenn Sie in den ausgewählten Dateien Kommentare haben, die in den kopierten Dateien relevant sein könnten, empfehlen wir, alle Kommentare in die Kopie aufzunehmen.
• Wenn Ihre Kommentare in den kopierten Dateien nicht mehr relevant sind, wie z. B. Fragen für einen bestimmten Berichtszeitraum, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Kommentare, um sie aus Ihrer kopierten Datei zu entfernen. 

Verfolgte Änderungen:

• Wenn Sie Änderungen nachverfolgt haben, die in der Originaldatei noch nicht genehmigt oder abgelehnt wurden, werden diese nachverfolgten Änderungen in der kopierten Datei als genehmigt angezeigt, ohne dass es einen vorherigen Verlauf gibt.

Gliederungsbeschriftungen:

• Wenn Sie einen benutzerdefinierten Beschriftungsschlüssel erstellt haben und diesen in Ihren kopierten Dateien wiederverwenden möchten, empfehlen wir Ihnen, Gliederungsbeschriftungen einzuschließen.
  • Sobald Sie die kopierte Datei geöffnet haben, können Sie alle Gliederungsbeschriftungen löschen, um den Status jedes Abschnitts zurückzusetzen und dabei denselben Gliederungsbeschriftungsschlüssel beizubehalten. 
• Wenn Sie Ihren Status in Ihrem neuen Dokument neu beginnen wollen und den Gliederungsbeschriftungsschlüssel nicht wiederverwenden müssen, schließen Sie ihn nicht in die Kopie ein.
• Erfahren Sie mehr über Verwenden von Beschriftungen in Workiva.

Platzhalter für Inhalte:

• Beim Kopieren eines Ordners, der Dateien mit Platzhaltern enthält, werden die Verbindungen nur dann weitergeleitet, wenn sich das Arbeitsblatt mit dem Platzhalter auch in demselben Ordner befindet.
  • Wenn das Arbeitsblatt des Platzhalters nicht in dem kopierten Ordner enthalten ist, werden keine Änderungen an den Links des Platzhalters vorgenommen und sie bleiben alle mit der ursprünglichen Quelle weitergeleitet.
• Beim Kopieren einer Datei, die Platzhalter enthält, werden keine Änderungen an den Platzhalterverbindungen vorgenommen. Alle bestehenden Links bleiben mit der ursprünglichen Quelle weitergeleitet.

Bericht über verknüpfte Dateien:

• Wir empfehlen das Kopieren aus dem Bericht über verknüpfte Dateien, wenn Sie mehrere verknüpfte Dateien in Ihrer ausgewählten Kopie haben.
• Im Bericht über verknüpfte Dateien können Sie genau festlegen, ob und welche verknüpften Dateien Sie von den Kopien ausschließen möchten. Dies kann hilfreich sein, um eine komplizierte Verknüpfungssituation zu entwirren!

• Hinweis: Kopien aus dem Bericht über verknüpfte Dateien replizieren derzeit weder die Ordnerstruktur noch schließen sie Prozesse und hochgeladene Dateien (z. B. PDFs) im Ordner ein. Kopieren Sie von Home anstelle des Berichts über verknüpfte Dateien, wenn Sie diese Elemente in Ihre Kopie aufnehmen müssen.