Jeder Datenbestand in der Workiva-Plattform ist durch seine eigenen Zugriffskontrollmechanismen geschützt. So wird beispielsweise der Inhalt einer Datei über die Registerkarte Berechtigungen auf die entsprechenden Benutzer beschränkt, so dass nur Betrachter die Datei anzeigen und nur Bearbeiter sie bearbeiten können.
In diesem Artikel werden die Feinheiten der Zugriffskontrollmechanismen für Dateinamen erläutert, die sich leicht von den Zugriffskontrollmechanismen für den Inhalt einer Datei unterscheiden.
Die Dateinamen in Workiva sind auf die Benutzer des Arbeitsbereichs beschränkt, in dem sich die Datei befindet. In Workiva gibt es eine Reihe von speziellen Situationen, in denen der Name einer Datei einem Benutzer angezeigt wird, der keine expliziten Viewer-Rechte für den Inhalt der Datei hat.
Hier sind einige Beispiele:
- Wenn eine Datei durch href mit einer anderen Datei verknüpft ist, erwarten die Betrachter der anderen Datei, den Namen der referenzierten Datei im Verknüpfungsfenster zu sehen.
- Wenn ein Zellwert oder ein Textausschnitt aus einer Quelldatei mit einer Zieldatei verknüpft wird, erwarten die Betrachter der Zieldatei, dass der Name der Quelldatei im Verknüpfungsfenster angezeigt wird.
- Wenn eine Aufgabe im Zusammenhang mit einer Datei zugewiesen wird, erwartet der Empfänger der Aufgabe, den Namen der Datei in der Benachrichtigungs-E-Mail zu sehen.
Auf der Seite Dateien und in der Suchleiste werden jedoch nur Dokumente angezeigt, für die der Benutzer explizite Ansichtsrechte besitzt.