Chains, „Workiva anpassen“ und die Workiva-APIs sind keine konkurrierenden Tools – sie entfalten ihre größte Stärke, wenn jedes für das eingesetzt wird, was es am besten kann. In diesem Artikel wird erläutert, wo die einzelnen Ansätze zum Einsatz kommen, damit Sie den richtigen Ansatz für Ihren Arbeitsablauf auswählen können.
Wie man über jedes einzelne nachdenken sollte
- Chains dient der Orchestrierung – es verbindet Systeme, plant Aufgaben, überwacht Ausführungsläufe und verschafft Teams Einblick in jeden Schritt eines Prozesses: Was ist wann und wo geschehen? Es bietet sofort einsatzbereite Schnittstellen für Workiva und Systeme von Drittanbietern, und dank seiner No-Code-Struktur können Sie alltägliche Prozesse automatisieren und manuelle Fehler reduzieren, ohne einen hauseigenen Entwickler zu benötigen.
- „Workiva anpassen“ dient der kontrollierten Erweiterbarkeit – zum Hinzufügen benutzerdefinierter Logik mittels Skripten, zum Erfassen strukturierter Workflow-Kontexte mit benutzerdefinierten Feldern und zum Auslösen von Skripten aus den Dateien, in denen Sie arbeiten, mithilfe integrierter Automatisierungen. Dadurch wird spezialisierte Logik aus einmaligen Notlösungen in einen kontrollierten, wiederholbaren Prozess überführt, der sicher auf der von Workiva verwalteten Infrastruktur ausgeführt wird.
- Die Workiva-APIs bilden die Schnittstelle zu Ihrem Workiva-Daten – so können sowohl Skripte als auch Ketten Plattformdaten auf kontrollierte Weise lesen, schreiben und aktualisieren.
Bevor Sie mit dem Bau beginnen
Beginnen Sie mit dem einfachsten Werkzeug, das das Problem löst. Bevor Sie auf „Customize Workiva“ zurückgreifen, sollten Sie sich vergewissern, dass es keine native Workiva-Funktion oder eine Chains-Lösung gibt, die bereits das leistet, was Sie benötigen. „Customize Workiva“ ist die richtige Wahl, wenn der Workflow tatsächlich maßgeschneiderte Logik, strukturierte Zusammenhänge oder dateiinterne Automatisierung erfordert – nicht jedoch, wenn eine Standardfunktion ausreichen würde.
Gemeinsame Verwendung
„Chains“ und „Customize Workiva“ schließen sich nicht gegenseitig aus. Ein Skript kann als einzelner Schritt innerhalb eines übergeordneten Chains-Workflows ausgeführt werden – Chains koordiniert und plant den Prozess, während ein Skript eine komplexe Transformation übernimmt, die eine benutzerdefinierte Logik erfordert. Wenn sich eine Chains-Implementierung nur noch schwer warten lässt oder aufgrund einer zu komplexen Logik nicht mehr die gewünschte Leistung erbringt, kann „Customize Workiva“ diese ergänzen, um den Workflow robuster und zuverlässiger zu gestalten.
Wie Ketten und Skripting am besten zusammenwirken
Jedes ist in dem, was es am besten kann, am stärksten – und gemeinsam decken sie weit mehr ab, als jedes für sich allein könnte:
| „Chains“ eignet sich am besten für… | Skripte eignen sich am besten für… |
|---|---|
| Orchestrierung: Systemanbindung, Zeitplanung und Überwachung | Komplexe benutzerdefinierte Logik und Geschäftsregeln |
| No-Code-Automatisierung ohne Entwickler | Steuerung und Leistungsoptimierung auf Entwicklerebene |
| Geringerer Aufwand für Entwicklung und Wartung | Workflows, die mit der Standardkonfiguration oder mit Ketten nicht abgedeckt werden können |
Wenn Sie die Orchestrierung von Chains mit der benutzerdefinierten Logik von Scripting – und benutzerdefinierten Feldern für strukturierte Kontexte – kombinieren, erhalten Sie maßgeschneiderte, geregelte Workflows, die konsistent ablaufen und nativ in die Workiva-Plattform integriert bleiben.
Eine schnelle Entscheidungshilfe: Beginnen Sie mit „Chains“. Fügen Sie Skriptfunktionen hinzu, wenn der Anwendungsfall komplexe benutzerdefinierte Logik erfordert und Sie über Python-Kenntnisse verfügen, um diese zu erstellen und zu warten.
Da KI zunehmend in Arbeitsabläufe integriert wird, gewinnt diese Struktur noch mehr an Bedeutung. KI kann Ihnen dabei helfen, Muster zu erkennen und die Arbeitsplanung zu beschleunigen, doch ihren größten Nutzen entfaltet sie erst, wenn sie auf verlässlichen Daten basieren kann. Die Orchestrierung durch Chains, die kontrollierte Ausführung durch Scripting und der strukturierte Kontext durch benutzerdefinierte Felder sorgen für wiederholbare und nachvollziehbare Arbeitsabläufe bei der KI-gestützten Arbeit – so werden Empfehlungen zu Ergebnissen, auf die Sie sich verlassen können.
Ausführliche Anleitung
Eine übersichtliche Gegenüberstellung der jeweiligen Stärken der einzelnen Tools – unter Berücksichtigung von Komplexität, Budget, Leistung und den erforderlichen Entwicklerkenntnissen – finden Sie im PDF-Dokument „ chains and Scripting Usage Guidance“ (Leitfaden zur Verwendung von -Ketten und Skripten) unter.