Workiva Support Center

Um die Datenerfassung für die Umwelt-, Sozial- und Governance-Berichterstattung (ESG) oder die Nachhaltigkeitsberichterstattung zu vereinfachen, können Sie unter Sustainability Program Aufgaben zur Vorbereitung und Genehmigung von Kennzahlwerten erstellen und verwalten.

Mit diesen Aufgaben können Sie:

• Mehrere Werte innerhalb derselben Aufgabe einbeziehen, z. B. auf der Grundlage von Dimensionen oder anderen Kriterien.
• Weisen Sie den Mitgliedern des Arbeitsbereichs die Aufgabe zu, die Werte der einzelnen Aufgaben vorzubereiten und zu genehmigen.
• Richten Sie Genehmigungs-Workflows ein, um mehrere Genehmigende oder Schritte mit eigenen Fälligkeitsdaten zu ermöglichen.

Hinweis: Eine Aufgabe kann nur dann mehrere Werte enthalten, wenn sie über das Portal Workiva Tasks erfasst wird. Werte mit einer angeschlossenen Quelldatei erfordern jeweils eine eigene Aufgabe.

Aufgaben für eine Metrik erstellen

Um die Datenerfassung der Werte einer Kennzahl für einen Erfassungszeitraum zu delegieren, können Sie eine Aufgabe erstellen, die den Mitgliedern des Arbeitsbereichs zugewiesen wird, um die Werte vorzubereiten und zu genehmigen. 

Hinweis: Sie können nur dann Aufgaben für eine Metrik erstellen, wenn ihre Werte für den Erfassungszeitraum noch nicht vollständig sind und nicht bereits in einer anderen Aufgabe enthalten sind.

So erstellen Sie eine Aufgabe zur Erfassung der Werte einer Metrik:

1. Wählen Sie unter Nachhaltigkeitsprogramm die Metrik in der Übersicht aus.
2. Wählen Sie das Jahr und den Erfassungszeitraum der Werte aus, die in die Aufgabe aufgenommen werden sollen.
3. Erstellen Sie die Aufgabe aus Werte oder Aufgaben:
   • Wählen Sie unter Werte die einzubeziehenden Werte aus, und wählen Sie dann Aufgabe erstellen unter Werte bearbeiten.
     
   • Klicken Sie unter Aufgaben auf Aufgabe erstellen.
     
4. Geben Sie einen Namen ein, um die Aufgabe zu identifizieren.
   

5. Wählen Sie unter Empfänger die Mitglieder aus, die die Werte für die Aufgabe vorbereiten sollen, und wählen Sie ihr Fälligkeitsdatum.

   Hinweis: Wenn Sie mehrere Beauftragte auswählen, kann jeder von ihnen die Werte vorbereiten und seine Aufgabe erledigen.

6. Um die vorbereiteten Werte von den Mitgliedern überprüfen zu lassen, klicken Sie auf Genehmigungsschritt hinzufügen, und richten Sie den Genehmigungs-Workflow ein:

   • Um einem oder mehreren Genehmigenden die Möglichkeit zu geben, die Werte zu überprüfen, wählen Sie sie unter Genehmigende aus und wählen Sie ihr Fälligkeitsdatum.
   • Wenn Sie möchten, dass bestimmte Genehmigende die Werte der Reihe nach überprüfen, wählen Sie den ersten Genehmigenden - oder eine Gruppe von Genehmigenden - unter Genehmigende aus, legen Sie ihr Fälligkeitsdatum fest und klicken Sie dann auf Genehmigungsschritt hinzufügen, um die Genehmigenden für jeden Schritt auszuwählen. 

   Hinweis: Wenn Sie einem Genehmigungsschritt mehrere Genehmigende zuweisen, kann jeder von ihnen die Werte genehmigen, um den Schritt abzuschließen. Wenn mehrere Mitglieder die Werte überprüfen müssen, fügen Sie für jeden Genehmigenden einen eigenen Schritt hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungen von Kennzahlen des Nachhaltigkeitsprogramms verwalten.

7. Geben Sie Anweisungen für den Beauftragten und den Genehmigenden ein, wie z. B. Einzelheiten zur Aufbereitung der Werte oder ihrer Belege.

8. Um der Aufgabe Werte hinzuzufügen, wählen Sie diese unter Werte suchen aus und klicken Sie auf Übernehmen.

   Tipp: Sie können nur Werte hinzufügen, die nicht bereits abgeschlossen oder in einer anderen Aufgabe enthalten sind. Wenn Sie versehentlich einen Wert auf die Aufgabe anwenden, klicken Sie auf Entfernen.

9. Klicken Sie auf Aufgabe erstellen.

   Hinweis: Alle Werte mit einer verbundenen Quelldatei haben jeweils eine eigene Aufgabe; alle anderen enthaltenen Werte erscheinen in derselben Aufgabe.

Aufgaben kombinieren

Um Werte, die in separaten Aufgaben enthalten sind, in einer neuen Aufgabe zusammenzufassen, können Sie deren Aufgaben in der Metrik kombinieren.

Hinweis: Um Aufgaben zu kombinieren, müssen diese nicht gestartet sein und ihre Werte müssen über das Workiva Tasks Portal oder die Metrik gesammelt werden, nicht eine verbundene Quelldatei.

1. Wählen Sie unter Nachhaltigkeitsprogramm die Metrik in der Übersicht aus.
2. Wählen Sie das Jahr und den Erfassungszeitraum der Werte aus, die in die Aufgabe aufgenommen werden sollen.

3. Wählen Sie Aufgaben, und wählen Sie dann die zu kombinierenden Aufgaben.

   Tipp: Um eine Aufgabe, die bereits in Bearbeitung ist, zu kombinieren, setzen Sie zuerst die Aufgabe zurück, um sie auf Nicht gestartet zurückzusetzen.

4. Von Aufgaben verwalten, wählen Sie Kombinieren.
   
5. Bearbeiten Sie den Namen und die Zuweisungsdetails der neuen Aufgabe nach Bedarf und klicken Sie auf Kombinieren.

Aufgaben bearbeiten

So weisen Sie eine Aufgabe neu zu oder passen die darin enthaltenen Werte an:

1. Wählen Sie unter Nachhaltigkeitsprogramm die Metrik aus, die die Aufgabe unterstützt.
2. Von Aufgaben aus können Sie Aufgaben nach Bedarf bearbeiten:
   • Um die Zuweisung oder die Werte einer bestimmten Aufgabe zu bearbeiten, wählen Sie Bearbeiten aus dem Menü der Aufgabe, bearbeiten Sie dann die Zuweisung oder die Werte nach Bedarf und klicken Sie auf Aufgabe aktualisieren.
     

   • Um mehrere Aufgaben für dieselbe Zuordnung zu aktualisieren, klicken Sie auf Aufgaben verwalten und wählen Sie Bearbeiten, bearbeiten Sie dann die Zuordnungsdetails nach Bedarf und klicken Sie auf Alle aktualisieren.

     Tipp: Über Suchen und Ersetzen können Sie mehrere Aufgaben auf einmal bearbeiten, z. B. um einen Beauftragten oder Genehmigenden aufgrund von Personaländerungen neu zuzuweisen.

Aufgaben senden

Wenn Sie bereit sind, mit der Datenerfassung zu beginnen, senden Sie Aufgaben an die Empfänger, um mit der Vorbereitung der Werte zu beginnen:

1. Wählen Sie unter Nachhaltigkeitsprogramm die Metrik aus, die die Aufgabe unterstützt, und wählen Sie dann Aufgaben.
2. Wählen Sie die zu sendenden Aufgaben aus und wählen Sie dann, ob sie mit Benachrichtigungen an die Empfänger gesendet werden sollen:
   • Wählen Sie unter Aufgaben verwalten oder im Menü der Aufgabe Senden, und wählen Sie dann, ob Sie mit Benachrichtigungen senden möchten.
     
   • Klicken Sie unter Status auf Senden oder wählen Sie Ohne Benachrichtigungen senden.
     

Zurücksetzen einer gesendeten Aufgabe

Um eine Aufgabe abzubrechen und sie auf den Status Nicht gesendet zurückzusetzen, können Sie sie zurücksetzen. Sie können eine Aufgabe zum Beispiel zurücksetzen, wenn Sie sie versehentlich vorzeitig abgeschickt haben oder die Datenerfassung stoppen müssen.

Tipp: Wenn Sie eine Aufgabe zurücksetzen, bleiben alle Werte und Belege, die der Empfänger bereits gesammelt hat, erhalten.

1. Wählen Sie unter Nachhaltigkeitsprogramm die Metrik aus, die die Aufgabe unterstützt, und wählen Sie dann Aufgaben.
2. Wählen Sie im Menü der Aufgabe Reset.
   
3. Wählen Sie aus, ob der Empfänger und die Genehmigenden über die Rücksetzung informiert werden sollen, und klicken Sie auf OK.

Erinnerungen für gesendete Aufgaben senden

Damit die Datenerfassung nicht ins Stocken gerät, sendet Sustainability Program automatisch Erinnerungen an Beauftragte oder Genehmiger mit unvollständigen Metrikaufgaben:

• Drei Tage vor ihrem Fälligkeitsdatum
• Am Fälligkeitstag
• Jeder Tag nach dem Fälligkeitsdatum, bis zu drei Tage

Um eine zusätzliche Erinnerung für eine laufende Aufgabe zu senden, wählen Sie Aufgaben aus der Metrik und dann Erinnern aus dem Menü der Aufgabe.

Aufgaben im Namen des Beauftragten oder Genehmigenden erledigen

Wenn ein Beauftragter oder Genehmigender nicht verfügbar ist, kann der Programmverantwortliche Aufgaben in seinem Namen erledigen, z.B. seine Werte zur Genehmigung senden oder den Schritt im Genehmigungsworkflow überspringen.

Ansicht einer gesendeten Aufgabe

Weitere Details zur Datenerfassung einer Aufgabe können Sie direkt in Workiva Tasks oder in der mit dem Wert verbundenen Quelldatei einsehen. Wählen Sie in der Metrik Aufgaben, und wählen Sie dann Gehe zu Aufgabe aus dem Menü der Aufgabe. 

Details zum Fortschritt und Verlauf einer Aufgabe können Sie im Aufgabenschritte Checkliste Panel im Workiva Aufgaben Portal oder im Aufgaben Panel einer verbundenen Quelldatei einsehen.

Hinweis: Um metrische Aufgaben einzusehen, die von anderen erstellt oder anderen zugewiesen wurden, z.B. um ein internes Audit durchzuführen, benötigen Sie die Rollen Aufgaben-Admin und Nachhaltigkeitsberichte. Für Aufgaben, die über eine verknüpfte Quelldatei erledigt werden, benötigen Sie außerdem mindestens die Berechtigung Viewer für die Datei.

Löschen einer Aufgabe

Wenn Sie eine Aufgabe nicht mehr benötigen, können Sie sie löschen. Wenn Sie eine Aufgabe löschen, löschen Sie auch:

• Stornieren Sie die Aufgabe für den Beauftragten und die Genehmigenden
• Rückgabe der Werte an Nicht gestartet Status
• Löschen Sie alle Daten und Unterlagen, die für seine Werte erstellt wurden.

Hinweis: Um eine Aufgabe abzubrechen, aber alle bereits erfassten Werte beizubehalten, setzen Sie sie stattdessen zurück .

So löschen Sie eine Aufgabe:

1. Wählen Sie unter Nachhaltigkeitsprogramm die Metrik aus, die die Aufgabe unterstützt, und wählen Sie dann Aufgaben.
2. Wählen Sie im Menü der Aufgabe Löschen.
3. Klicken Sie auf Löschen.