Wie funktionieren die Workiva-Berechtigungen?
Rollen legen fest, auf welche Funktionen die einzelnen Benutzer in einem Arbeitsbereich Zugriff haben. Arbeitsbereichseigentümer und Org-Arbeitsbereich-Administratoren können Mitgliedern des Arbeitsbereichs Rollen zuweisen, um festzulegen, was diese Mitglieder tun können.
Berechtigungen legen hingegen fest, in welchem Umfang jeder Benutzer auf bestimmte Ressourcen innerhalb eines Arbeitsbereichs zugreifen kann. Berechtigungen werden einzelnen Dateien oder Objekten zugewiesen; die Mitglieder können entweder Dateieigentümer, Bearbeiter oder Betrachter sein.
Zusammengefasst:
- Rollen ermöglichen den Zugriff auf Funktionen wie „Filing“ oder „XBRL“.
- Berechtigungen ermöglichen den Zugriff auf Dokumente und Daten , beispielsweise auf eine bestimmte Tabelle oder einen bestimmten Abschnitt.
Wie unterscheiden sich die Berechtigungen von Chains?
Das Chains-Berechtigungsmodell basiert auf den gleichen Grundsätzen wie das Workiva-Berechtigungsmodell, aber es gibt ein paar wichtige Unterschiede:
- Benutzergruppen sind eine optionale Funktion der Workiva-Berechtigungen, werden jedoch bei der Einrichtung von Chains-Berechtigungen benötigt.
- Die Berechtigungen werden innerhalb von Chain Builder verwaltet – unabhängig vom restlichen Workiva.
- Berechtigungen können auf einzelne Umgebungen und Ketten angewendet werden. Diese Konzepte gibt es in Workiva nicht.
Aufgrund dieser Unterschiede müssen Sie beim Einrichten von Berechtigungen zwischen der Workiva-Hauptplattform und dem Chain Builder wechseln.
Hinweis : Benutzergruppen können in Chains zwar technisch ignoriert werden, dies hat jedoch zur Folge, dass jedes Mitglied Ihres Arbeitsbereichs vollen Zugriff auf alle Chains und Chain-Einstellungen hat. Dies wird nicht empfohlen.
Was ist aus dem alten Erlaubnismodell von Chains geworden?
Vor April 2023 verwendeten Ketten ein Alles-oder-Nichts-Berechtigungsmodell, das vollständig von der alten Rolle des Kettenbesitzers abhing. Diese einzige Rolle bot nicht nur vollen Zugriff auf den Chain Builder, sondern auch auf alle Ketteneinstellungen, Verwaltungsfunktionen und den Verlauf der Ausführung. Dies bedeutete, dass jedes Mitglied des Arbeitsbereichs, das Zugang zum Chain Builder hatte, vollen und uneingeschränkten Zugang hatte.
Dieses Berechtigungsmodell kann auch heute noch verwendet werden - Sie könnten theoretisch jedem, der Zugriff auf Ketten benötigt, einfach die Rolle des Kettenbesitzers zuweisen - aber es wird nicht empfohlen.
Wie richte ich Chains-Berechtigungen ein?
Da die Berechtigungen getrennt vom Rest von Workiva verwaltet werden, sind bei der Einrichtung von Chains-Berechtigungen ein paar zusätzliche Schritte erforderlich.
Im Großen und Ganzen läuft das wie folgt ab:
- Erstellen Sie in Workiva Benutzergruppen und weisen Sie ihnen Mitglieder zu.
- Weisen Sie in Workiva jedem berechtigten Mitglied Ihres Arbeitsbereichs die Rolle des Kettenerstellers zu.
Diese Rolle gewährt Zugriff auf die Chain-Funktion, aber keine weitergehenden Workiva-Fähigkeiten. - Weisen Sie in Chain Builder jeder in Schritt 1 erstellten Benutzergruppe Berechtigungen zu.
Dies bestimmt, was jede Gruppe und jedes Gruppenmitglied mit der Funktion Chains tun kann.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter: Rollen und Berechtigungen in Chains zuweisen .
Welche Aufgaben haben die einzelnen Rollen und Berechtigungen innerhalb von Chains?
Eine ausführliche Erläuterung finden Sie auf der Workiva-Supportseite unter „Verknüpfung von Rollen und Berechtigungen “.
Wie sind die Chain-Berechtigungen gestaffelt?
Chains-Berechtigungen werden von oben nach unten verwaltet, so dass Berechtigungen nur von einem anderen Benutzer mit der gleichen oder einer höheren Zugriffsebene erteilt werden können. Das bedeutet, dass ein Administrator auf der Organisationsebene einem Administrator auf der Arbeitsbereichsebene Rollen zuweisen kann, der wiederum einem Administrator auf der Umgebungsebene Rollen zuweisen kann.
Rollen: „Sicherheitsadministrator der Organisation“ vs. „Sicherheitsadministrator der Organisationskette“ vs. „Sicherheitsadministrator der Kette“ vs. „Sicherheitsadministrator der Umgebung“
Diese ähnlich benannten Positionen erfüllen jeweils eine einzigartige Funktion innerhalb von Workiva. Der Hauptunterschied besteht darin, dass die Rolle Org Security Admin eine breit angelegte Rolle mit vielen Verantwortlichkeiten auf der gesamten Workiva-Plattform ist, während die Rollen Org Chain Security Admin und Environment Security Admin nur für Chains gelten.
Der Sicherheitsadministrator der Organisation ist dafür verantwortlich, Konnektoren in Workiva zu aktivieren und zu deaktivieren .
Diese organisationsweite Rolle verfügt über weitere Funktionen innerhalb von Workiva und ist nicht ausschließlich auf Chains beschränkt.
Sobald ein Konnektor aktiviert ist, überträgt der Sicherheitsadministrator der Organisation die Kontrolle weitgehend an die Chains-spezifischen Rollen, die für die Verwaltung der Einstellungen innerhalb von Chains zuständig sind:
- „Org Chain Security Admin “: Diese Rolle verwaltet Verbindungen und Runner über Arbeitsbereiche hinweg. Mit anderen Worten: Sie konfiguriert die Konnektoren. Diese Rolle kann außerdem das Sicherheitsprotokoll von Chains einsehen.
- Ketten-Sicherheitsadministrator: Diese Rolle erteilt anderen Benutzern Berechtigungen und kann diese als Umgebungs-Sicherheitsadministratoren benennen. Diese Rolle kann einer bestimmten Umgebung, einem Arbeitsplatz oder der gesamten Organisation zugewiesen werden.
- Umgebungs-Sicherheitsadministrator : Diese inoffizielle „Rolle“ wird Benutzern zugewiesen, die eine einzelne Umgebung in einem Arbeitsbereich verwalten.
Wie weise ich einen Environment Security Admin zu?
Die Rolle „Umgebungsadministrator“ wird Benutzern zugewiesen, die eine einzelne Umgebung in einem Arbeitsbereich verwalten sollen. Ein Org-Chain-Sicherheitsadministrator kann diese Rolle einzelnen Benutzern zuweisen, indem er deren Profil in Chains bearbeitet; der Umgebungs-Sicherheitsadministrator kann dann innerhalb dieser Umgebung Berechtigungen zuweisen .
Weitere Informationen finden Sie auf der Workiva-Supportseite „Zuweisen der Rolle ‚Environment Security Admin‘ in Chains “.
Wie werden Berechtigungen durch den Environment Security Admin zugewiesen?
Der Administrator für Umweltsicherheit weist einzelnen Benutzergruppen über den Bildschirm „Einstellungen > Benutzer & Berechtigungen“ in Chains Berechtigungen zu.
Weitere Informationen finden Sie auf der Workiva-Supportseite „Berechtigungen für Benutzergruppen und Umgebungen in Chains zuweisen “.
Wie kann ich einer einzelnen Kette Berechtigungen zuweisen?
Der Environment Security Admin kann Berechtigungen für einen gesamten Arbeitsbereich oder für eine beliebige einzelne Kette innerhalb dieses Arbeitsbereichs festlegen.
Weitere Informationen finden Sie auf der Workiva-Supportseite „Berechtigungen für einzelne Ketten zuweisen “.