Workiva Support Center

Jetzt ist es an der Zeit, alles in einem zentralisierten Berichtsworkflow zusammenzuführen, in dem wir neue Daten verarbeiten und die Verbindungen, die auf diese Daten angewiesen sind, mit einer einzigen Kette aktualisieren. In diesem Connected Learning Path werden wir die Variablen aus unserem Kontrollblatt verwenden, um Workflows auszuführen, die unsere Daten vorbereiten und gleichzeitig das Kontrollblatt mit einem Status aktualisieren, so dass Geschäftsanwender einen besseren Überblick darüber erhalten, wann die Workflows zuletzt abgeschlossen wurden.

Schritt 1: Kontrollblatt aktualisieren, um Protokollierung einzubeziehen

Um die Endbenutzer über den Status und die letzte Aktualisierung der vom Kontrollblatt ausgeführten Prozesse zu benachrichtigen, benötigen wir einen Ort, an dem wir die Details über den Zeitpunkt der Ausführung des Workflows und den Status dieses Workflows speichern können. Wir werden diese Informationen im Kontrollblatt speichern.

• Navigieren Sie auf der Workiva-Plattform zum Arbeitsblatt CLP Control Sheet
• Fügen Sie nach der Spalte FileLocation zwei neue Spalten mit den folgenden Überschriften hinzu:
  • Status
  • Zeitstempel
• Fügen Sie keine Werte unter diesen Spaltenüberschriften ein

Schritt 2: Vorhandene Kette bearbeiten

• Navigieren Sie zum Chain Builder und suchen Sie die Kette CLP | Werte aus einem Kontrollblatt verwenden
• Klicken Sie auf die Bleistift-Schaltfläche, um die Kette zu bearbeiten
• Klicken Sie oben rechts auf Ketteneinstellungen  
  • Benennen Sie die Kette um: CLP | Ausführen von Prozessen und Protokollieren von Ergebnissen innerhalb eines Kontrollblatts
  • Klicken Sie unter Kettenvariablen zweimal auf das Pluszeichen, um zwei Kettenvariablen zu erstellen, und konfigurieren Sie sie wie unten dargestellt:
    
    • Typ: Chain-Variable (CV)
      
      • Name: cv-Status Spalte Schreiben
      • Wert: der Spaltenbuchstabe, in dem die Überschrift Status erstellt wurde
        • In dem angegebenen Beispiel lautet der Wert F
    • Typ: Chain-Variable (CV)
      
      • Name: cv-Time Stamp Column Letter
      • Wert: der Spaltenbuchstabe, in dem die Überschrift Time Stamp erstellt wurde
        • In dem angegebenen Beispiel lautet der Wert G
  • Die Kette sollte nun vier Kettenvariablen haben
• Rettet die Kette

Schritt 3: Befehl Zeilennummern hinzufügen

Wir werden den Befehl Zeilennummern hinzufügen verwenden, um dem Kontrollblatt automatisch Zeilennummern hinzuzufügen. Auf diese Weise können wir bestimmen, wo die Protokollierung innerhalb des Kontrollblatts erfolgen soll.

• Doppelklicken Sie auf die Verknüpfung zwischen dem Befehl Get Sheet Data und dem Befehl Convert Control Sheet to JSON
  • Unterbrechen Sie die Verknüpfung, indem Sie auf die Schaltfläche Löschen klicken.
    
• Fügen Sie einen Befehl Zeilennummern hinzufügen aus dem Tabellarische Transformation Connector in das Chain Canvas ein.
• Verbinden Sie den Befehl Blattdaten abrufen mit dem Befehl Zeilennummern hinzufügen
• Verbinden Sie den Befehl Add Row Numbers mit dem Befehl Convert Control Sheet to JSON
  
• Doppelklicken Sie auf den Befehl Add Row Numbers, um ihn zu konfigurieren.
  • Klicken Sie auf das Feld Eingabedatei
    • Klicken Sie im Bereich Select a Variable auf den Abwärtspfeil, um Get Sheet Data zu erweitern.
    • Wählen Sie die Ausgabe Data aus dem Befehl Get Sheet Data
• Speichern Sie den Befehl

• Da wir dem Datensatz nun Zeilennummern hinzugefügt haben, müssen wir die nachfolgenden Befehle aktualisieren, um die umgewandelten Daten zu verwenden. In diesem Fall muss der Befehl CSV to JSON aktualisiert werden.
  • Doppelklicken Sie auf den Befehl Convert Control Sheet to JSON, um ihn zu aktualisieren.
    • Klicken Sie auf das Feld Eingabedatei und löschen Sie das Feld Get Sheet Data Output
      • Klicken Sie im Bereich Select a Variable auf den Abwärtspfeil, um Add Row Numbers zu erweitern.
      • Wählen Sie die Ausgabe Add Row Numbers aus dem Befehl Add Row Numbers
  • Speichern Sie den Befehl

Schritt 4: Prozess zum Hochladen von Daten auf Wdata ausführen

Wir werden nun die Variablen aus unserem Kontrollblatt verwenden, um einen Prozess auszuführen, der die Daten in eine Wdata-Tabelle hochlädt. Dazu verwenden wir ein Run Chain-Ereignis, das die Upload Data to Wdata-Kette aus dem Uploading Data to a Table Path auslöst.

• Da wir nun in der Lage sind, Variablen aus einem Kontrollblatt mit Hilfe von Handlebars zu visualisieren, benötigen wir den Befehl Handlebars nicht mehr
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über den Befehl Handlebars und klicken Sie auf den Mülleimer, um ihn zu löschen.
     
    • Bestätigen Sie das Löschen des Befehls, indem Sie auf Löschen klicken.
• Fügen Sie ein Run Chain Ereignis zum Chain Canvas hinzu
• Verbinden Sie den Active Flag Conditional Command mit dem Run Chain Event
• Doppelklicken Sie auf den Befehl, um ihn zu konfigurieren
  • Nennen Sie den Befehl: Kette ausführen - Daten zu Wdata hochladen
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kette und wählen Sie die Kette CLP | Upload Data to a Table
  • Konfigurieren Sie die Runtime-Inputs mit Hilfe von Variablen aus dem Kontrollblatt:
    • Klicken Sie auf das Feld Table ID
      • Klicken Sie im Bereich Select a Variable auf den Abwärtspfeil, um Group Iterator zu erweitern. 
      • Wählen Sie <> JSON-Datei-Iteration
      • Klicken Sie auf die grüne JSON File Iteration Pille, um die Variable zu transformieren
        • Klicken Sie auf Transformation auswählen und wählen Sie Get Value from JSON
        • Drücken Sie das grüne +-Zeichen
        • Geben Sie in das Wertfeld TableID genau so ein, wie es im Kontrollblatt steht, und drücken Sie die Eingabetaste
        • Klicken Sie auf Akzeptieren

• • • Klicken Sie auf das Feld Dateiname .
      • Führen Sie dieselben Schritte wie oben aus, um die Variable aus dem Kontrollblatt zu verwenden, und verwenden Sie das Feld FileName anstelle von TableID
    • Klicken Sie auf das Feld Dateistandort
      • Führen Sie dieselben Schritte wie oben aus, um die Variable aus dem Kontrollblatt zu verwenden, und verwenden Sie das Feld FileLocation anstelle von TableID
• Speichern Sie den Befehl

Schritt 5: Prozess zum Aktualisieren der Verbindungen ausführen

Als Nächstes werden wir die Variablen aus unserem Kontrollblatt verwenden, um einen Prozess auszuführen, der die Daten in unseren Berichtstabellen aktualisiert und die neu hochgeladenen Daten für die Endnutzer verfügbar macht. Dazu verwenden wir ein Ereignis "Run Chain", das die Kette "Refresh List of Connections" aus dem Pfad Refresh List of Connections auslöst.

• Fügen Sie ein Run Chain Ereignis zum Chain Canvas hinzu
• Verbinden Sie die Run Chain - Upload Data to Wdata Chain Event mit der Run Chain Event
• Doppelklicken Sie auf den Befehl, um ihn zu konfigurieren
  • Benennen Sie den Befehl: Kette ausführen - Verbindungen aktualisieren
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Chain und wählen Sie die Kette CLP | Refresh List of Connections
  • Konfigurieren Sie die Runtime-Inputs mit Hilfe von Variablen aus dem Kontrollblatt:
    • Klicken Sie auf das Feld Spreadsheet ID
      • Klicken Sie im Bereich Select a Variable auf den Abwärtspfeil, um Group Iterator zu erweitern. 
      • Wählen Sie <> JSON-Datei-Iteration
      • Klicken Sie auf die grüne JSON File Iteration Pille, um die Variable zu transformieren
        • Klicken Sie auf Transformation auswählen und wählen Sie Get Value from JSON
        • Drücken Sie das grüne +-Zeichen
        • Geben Sie in das Wertfeld SpreadsheetID genau so ein, wie es im Kontrollblatt steht, und drücken Sie die Eingabetaste.
        • Klicken Sie auf Akzeptieren

• Speichern Sie den Befehl

Schritt 6: Befehl zum Eintragen von Status und Zeitstempel

Nun fügen wir die Befehle hinzu, mit denen die Werte generiert und ausgefüllt werden, die an das Kontrollblatt zurückgegeben werden, um anzuzeigen, dass die Arbeitsabläufe erfolgreich waren. Der erste Schritt dazu ist die Erstellung der Datei mit dem Status und der Uhrzeit.

• Fügen Sie einen Befehl zum Erstellen von Dateien aus dem File Utilities Connector in die Kettenübersicht ein.
• Verbinden Sie das Run Chain - Refresh Connections Chain Event mit dem Create File Command
• Doppelklicken Sie auf den Befehl, um ihn zu konfigurieren
  • Nennen Sie den Befehl: Status und Zeitstempel auffüllen
  • Geben Sie in das Feld Text die folgenden Informationen ein: 

Hochladen und Aktualisieren der Daten abgeschlossen, (*<System.DateTime>*)

• • • Ersetzen Sie den Platzhalter (*System.DateTime*) durch die entsprechende Laufzeitvariable, die programmatisch das Datum und die Uhrzeit aus Chains bezieht
      • Erweitern Sie auf der linken Seite im Bereich Variable auswählen die Option „Laufzeit“.
      • Wählen Sie den Wert System.DateTime
• Speichern Sie den Befehl

Schritt 7: Zurückschreiben auf das Kontrollblatt

Wir werden nun den Befehl Blattdaten schreiben verwenden, um die im vorherigen Befehl eingegebenen Informationen zurück in das Steuerblatt zu schreiben. Dadurch erhalten unsere Endnutzer einen Einblick in den Prozess, der den Status des Datenladens und der Datenaktualisierung sowie das Datum der Aktualisierung anzeigt.

• Fügen Sie einen Befehl zum Schreiben von Blattdaten vom Workiva Connector zum Ketten-Canvas hinzu. 
• Verknüpfen Sie den Befehl Populate Status & Time Stamp mit dem Befehl Write Sheet Data
• Doppelklicken Sie auf den Befehl, um ihn zu konfigurieren
  • Klicken Sie auf das Feld Spreadsheet ID
    • Klicken Sie im Bereich "Variable auswählen" auf den Abwärtspfeil, um Chain zu erweitern.
    • Wählen Sie die cv-Control Spreadsheet ID Chain Variable 
  • Klicken Sie auf das Feld Blatt-ID/Name
    • Klicken Sie im Bereich "Variable auswählen" auf den Abwärtspfeil, um Chain zu erweitern.
    • Wählen Sie die cv-Control Sheet NameChain-Variable 
  • Klicken Sie auf das Feld Data File
    • Klicken Sie im Bereich Variable auswählen auf den Pfeil nach unten, um Status- und Zeitstempel auffüllen zu erweitern.
    • Wählen Sie die Ausgabe Erstellte Datei
  • Das Feld Region wird mit einer Kombination aus Kettenvariablen und JSON-Ausgabe gefüllt, um der Kette mitzuteilen, in welche Zelle des Kontrollblatts sie für die aktuelle Iteration schreiben soll:
    • Klicken Sie auf das Feld Region und füllen Sie es mit den folgenden Angaben:
      
    • cv-Status Column Letter - die Variable befindet sich im Variables Panel unter Chain Variables
    • JSON File Iteration - wir verwenden die Zeilennummer der Iteration plus 1, um den Bereich anzugeben, in den die Daten geschrieben werden sollen, wir fügen eine Zeile hinzu, um die Kopfzeile zu berücksichtigen
      • Klicken Sie im Bereich Select a Variable auf den Abwärtspfeil, um Group Iterator zu erweitern. 
      • Wählen Sie <> JSON-Datei-Iteration
      • Klicken Sie auf die grüne JSON File Iteration Pille, um die Variable zu transformieren
        • Klicken Sie auf Transformation auswählen und wählen Sie Get Value from JSON
        • Drücken Sie das grüne +-Zeichen
        • Geben Sie in das Wertfeld Zeilennummer ein und drücken Sie die Eingabetaste.
        • Wählen Sie eine andere Transformation und wählen Sie Parse Number
        • Klicken Sie auf das grüne +-Zeichen
        • Wählen Sie eine andere Transformation und wählen Sie Hinzufügen
        • Klicken Sie auf das grüne +-Zeichen
        • Geben Sie in das Feld "Wert" 1 ein.
        • Klicken Sie auf Akzeptieren
          
    • Geben Sie einen Doppelpunkt nach der ersten JSON File Iteration ein:
    • cv-Time Stamp Column Letter - diese Variable befindet sich im Variables Panel unter Chain Variables
    • JSON File Iteration - wir verwenden die Zeilennummer der Iteration plus 1, um den Bereich anzugeben, in den die Daten geschrieben werden sollen, wir fügen eine Zeile hinzu, um die Kopfzeile zu berücksichtigen 
      • Führen Sie die gleichen Schritte wie oben für die zweite JSON-Datei-Iteration aus

• Speichern Sie den Befehl

Schritt 8: Testen Sie die Übung

Testen Sie nun, nachdem die Kette vollständig ist, das Ergebnis.

• Veröffentlichen Sie die Kette
• Klicken Sie auf Execute und wählen Sie dann Run Chain
• Sobald die Kette abgeschlossen ist, überprüfen Sie, ob der Arbeitsablauf abgeschlossen ist, indem Sie die unten stehenden Punkte überprüfen:

Kette erfolgreich gelaufen:

Daten wurden erfolgreich in die CLP-Mitarbeiter-Detailtabelle hochgeladen:

Verbindungen wurden erfolgreich in der CLP-Kalkulationstabelle "Mitarbeiterübersicht" aktualisiert:

Protokollierung erfolgreich zum Primärkontrollblatt hinzugefügt:

Das war erfolgreich! Sie haben erfolgreich einen Workflow automatisiert, der Daten von der Quelle herunterlädt, die Daten in eine Tabelle hochlädt und die Verbindungen, die diese Daten verwenden, aktualisiert. Dieser Workflow verwendet Werte aus einem Kontrollblatt, um die Datenquelle, das Upload-Ziel in Workiva und die zu aktualisierenden Verbindungen zu bestimmen. Wenden Sie diese Prinzipien auf Ihre eigenen Prozesse an, um den manuellen Aufwand zu minimieren und den Endbenutzern Einblicke in die Abläufe zu geben.

Fordern Sie sich selbst noch mehr heraus, indem Sie die Fehlerprotokollierung in Ihr Kontrollblatt einfügen, indem Sie den nächsten Pfad absolvieren: Protokollierung von Fehlern in einem Kontrollblatt!