Im Nachhaltigkeitsprogramm können Sie die Funktion „Suchen und Ersetzen“ nutzen, um dieselbe Änderung schnell auf die Details mehrerer Kennzahlen oder deren Datenerfassungsaufgaben gleichzeitig anzuwenden, anstatt jede einzelne davon separat zu bearbeiten.
Mit der Funktion „Suchen und Ersetzen “ können Sie beispielsweise:
- Hinzufügen oder Entfernen von Details über mehrere Kennzahlen oder Aufgaben, wie z. B. ein benutzerdefiniertes Tag
- Einen bestimmten Eintrag für eine Detailangabe ersetzen , z. B. um den Genehmiger oder Bearbeiter mehrerer Aufgaben aufgrund von personellen Veränderungen zu ändern
- Alle Einträge zu einem Detail unabhängig von dessen aktuellem Status ersetzen , beispielsweise um die Anforderungen an Metriken hinsichtlich Notizen oder Begleitdokumente oder die vollständigen Genehmigungsworkflows für Aufgaben zu aktualisieren
Hinweis: Sie können Aufgaben nur aktualisieren, wenn sie noch nicht als „Abgeschlossen“ markiert sind. Wenn Sie Aufgaben aktualisieren, werden sie auf den Stand von Status „In Bearbeitung “.
Schritt 1. Zu aktualisierende Details auswählen
Wählen Sie im Programm „Nachhaltigkeit“ die Option „Suchen und Ersetzen“ aus und legen Sie fest, ob die Details zu den Kennzahlen oder deren Werte aktualisiert werden sollen:
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Um Kennzahlen aus mehreren Themen zu aktualisieren, wählen Sie im Menü „Programmübersicht“ aus und anschließend im Menü „Suchen und Ersetzen “.
- Um Kennzahlen oder Aufgaben innerhalb desselben Themas oder derselben Kennzahl zu aktualisieren, wählen Sie das Thema bzw. die Kennzahl in der Gliederung aus und wählen Sie anschließend im Menü die Option „Suchen und Ersetzen“ aus.
Um diese Aktualisierungen durchzuführen, wählen Sie „Metrikdetails“ aus:
| Einzelheiten | Hinzufügen | Ersetzen | Entfernen | Alle ersetzen |
|---|---|---|---|---|
| Thema | ||||
| Beschreibung der Metrik | ||||
| Referenzanhang | ||||
| Programm-Tag | ||||
| Hinweise erforderlich | ||||
| Unterstützende Anhänge erforderlich |
Hinweis: Wenn Sie den Werttyp, die Maßeinheit, die Häufigkeit, die Dimensionen oder die Verweise auf Inhalte im „Related Explorer“ einer Kennzahl aktualisieren möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Workiva Customer Success Manager (CSM), um Unterstützung zu erhalten.
Um diese Aktualisierungen durchzuführen, wählen Sie „Aufgabendetails“ aus:
| Einzelheiten | Hinzufügen | Ersetzen | Entfernen | Alle ersetzen |
|---|---|---|---|---|
| Beauftragter | ||||
| Fälligkeitsdatum für Beauftragten | ||||
| Genehmiger | ||||
| Fälligkeitsdatum für Genehmiger | ||||
| Genehmigungsschritte (Genehmigende und Fälligkeitsdaten) | ||||
| Anweisungen | ||||
| Name der Aufgabe |
Schritt 2. Zu aktualisierende Metriken oder Aufgaben finden
Wenden Sie unter „Suchen“ Filter an, um im Programm nach den zu aktualisierenden Kennzahlen oder Aufgaben zu suchen.
Hinweis: Wenn Sie in einem Thema oder einer Metrik die Option „Suchen und Ersetzen“ auswählen, werden die Ergebnisse automatisch auf die Metriken oder Aufgaben dieses Themas bzw. dieser Metrik gefiltert. Sie können diese Filter bei Bedarf anpassen.
So finden Sie die zu aktualisierenden Metriken:
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Klicken Sie auf „Filter hinzufügen “ und legen Sie die Kriterien für die Kennzahlen fest:
Filtern Findet Metriken basierend auf Hat Referenzanhänge Unabhängig davon, ob sie Referenzanhänge enthalten, wie beispielsweise Musterformeln oder PDF-Dateien mit Rahmenleitfäden Beschreibung der Metrik ein bestimmtes Schlüsselwort oder eine genaue Formulierung in der Beschreibung Metrische Bezeichnung Ein bestimmtes Schlüsselwort oder eine exakte Formulierung in ihrem Namen oder die metrische ID Programm-Tag Ein bestimmtes benutzerdefiniertes Tag
Tipp: Um Kennzahlen zu finden, die mindestens eines von mehreren Tags enthalten, klicken Sie auf „Ein weiteres Programm-Tag hinzufügen“ , um einen zusätzlichen Filter anzuwenden.
Hinweise erforderlich ob sie Notizen für die Datenerfassung ihrer Werte benötigen Unterstützende Anhänge erforderlich Ob sie für die Erfassung der Wertangaben Begleitunterlagen – wie beispielsweise Berechnungen oder Stromrechnungen – benötigen Thema Das konkrete Thema, das sie unterstützen
Tipp: Um Kennzahlen aus mehreren Themenbereichen anzuzeigen, klicken Sie auf „Weiteres Thema hinzufügen“ , um einen zusätzlichen Filter anzuwenden.
Hinweis: Wenn Sie im Menü eines Themas die Option „Suchen und Ersetzen“ auswählen, wird automatisch ein Themenfilter angewendet, der die Metriken dieses Themas einbezieht.
Einheit Die Maßeinheit, die für die Werte „Text“, „Prozent“ oder „Währung“ verwendet wird
Tipp: Um Kennzahlen zu finden, die auf mehreren Maßeinheiten basieren, klicken Sie auf „Weitere Einheit hinzufügen“ , um einen zusätzlichen Filter anzuwenden.
Werttyp Die Art der erfassten Werte, z. B. Zahl, Text oder Währung
Tipp: Um Kennzahlen zu finden, die auf mehreren Werttypen basieren, klicken Sie auf „Einen weiteren Werttyp hinzufügen“ , um einen zusätzlichen Filter anzuwenden.
Tipp: Um einen Filter und dessen Kriterien zu entfernen, klicken Sie auf „Filter entfernen “ und dann auf „ “.
- Nachdem Sie alle Filter hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Suchen“ , um die Kennzahlen anzuzeigen, die den Kriterien entsprechen.
So finden Sie die zu aktualisierenden Aufgaben:
- Wählen Sie das Programmjahr und den Erhebungszeitraum für die Werte der Aufgaben.
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Klicken Sie auf „Filter hinzufügen “ und legen Sie die Kriterien für die Aufgaben fest:
Filtern Findet Aufgaben basierend auf Genehmiger Ein bestimmtes Mitglied des Arbeitsbereichs ist für die Genehmigung der Werte zuständig:
- Um Aufgaben ohne Genehmiger zu finden, wählen Sie „Kein Genehmiger“ aus.
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Um Aufgaben zu finden, die Mitgliedern zugeordnet sind, die sich nicht mehr in Ihrem Arbeitsbereich befinden, wählen Sie Ehemaliges Mitglied.
Hinweis: In den Ergebnissen können Sie erkennen, ob es sich bei einem Genehmiger um ein ehemaliges oder ein suspendiertes Mitglied handelt.
- Um Aufgaben zu finden, die einem von mehreren Genehmigern zugewiesen sind, klicken Sie auf „Einen weiteren Genehmiger hinzufügen “.
Fälligkeitsdatum für Genehmiger Wann Genehmiger ihre Angaben überprüfen sollten
Tipp: Um Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum für den Genehmiger zu finden, wenden Sie den Filter an, ohne einen Datumsbereich anzugeben.
Beauftragter Ein bestimmtes Arbeitsbereichmitglied, das für die Aufbereitung der Werte zuständig ist:
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Um Aufgaben zu finden, die Mitgliedern zugeordnet sind, die sich nicht mehr in Ihrem Arbeitsbereich befinden, wählen Sie Ehemaliges Mitglied.
Hinweis: In den Ergebnissen können Sie erkennen, ob es sich bei einem Zuweisungsempfänger um ein ehemaliges oder ein suspendiertes Mitglied handelt.
- Um Aufgaben zu finden, die einem von mehreren Bearbeitern zugewiesen sind, klicken Sie auf „Einen weiteren Bearbeiter hinzufügen “.
Fälligkeitsdatum für Beauftragten Wann die Beauftragten die Datenerhebung zu ihren Werten abschließen sollten
Tipp: Um Aufgaben ohne Zuweisung und ohne Fälligkeitsdatum zu finden, wenden Sie den Filter an, ohne einen Datumsbereich anzugeben.
Dimension Ein spezifischer benutzerdefinierter Dimensionswert, der auf die erfassten Werte angewendet wird, z. B. für einen bestimmten Standort einer Standortdimension Hat Referenzanhänge ob die Metriken, für die sie Werte erheben, mit Referenzmaterial - wie z. B. Musterformeln oder gesetzliche Vorschriften - versehen sind Weist unterstützende Anhänge auf ob ihren Werten Belege - wie Berechnungen oder Rechnungen von Versorgungsunternehmen - beigefügt sind Beschreibung der Metrik ein bestimmtes Schlüsselwort oder eine genaue Formulierung in den Beschreibungen ihrer Metriken Metrische Bezeichnung ein bestimmtes Schlüsselwort oder eine exakte Formulierung im Namen der Metrik oder die ID der Metrik Anmerkungen Ein bestimmtes Schlüsselwort oder eine genaue Formulierung in den Notizen, die für ihre Werte vorgesehen sind Programm-Tags Ein bestimmtes benutzerdefiniertes Tag , das auf ihre Kennzahlen angewendet wird Aufgabenanweisungen ein bestimmtes Schlüsselwort oder eine genaue Formulierung in den Anweisungen für die Beauftragten und Genehmigenden Name der Aufgabe Ein bestimmtes Schlüsselwort oder eine genaue Formulierung mit ihrem Namen Aufgabenstatus Der Stand der Datenerhebung zu den Aufgaben
Hinweis: Aufgaben mit dem Status „Abgeschlossen“ können Sie zwar finden, aber nicht bearbeiten.
Thema Das spezifische Thema, für das die Metriken Werte sammeln - Nachdem Sie alle Filter hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Suchen“ , um die Aufgaben anzuzeigen, die den Kriterien entsprechen.
Schritt 3. Ersetzen, Hinzufügen oder Entfernen von Details
Zur Aktualisierung der Kennzahlen oder Aufgaben:
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Wählen Sie unter „Ergebnisse“ die Kennzahlen oder Aufgaben aus, die aktualisiert werden sollen.
Tipp: Um die vollständigen Ergebnisse als CSV-Datei (Comma-Separated Values) herunterzuladen – beispielsweise, um sie an andere Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen weiterzugeben –, klicken Sie auf „Exportieren “.
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Wählen Sie unter „Ersetzen “ die gewünschte Änderung aus.
Um einen Eintrag oder eine Textzeichenfolge anzuhängen, führen Sie ein Hinzufügen aus.
Tipp: Bei Kennzahlen können Sie den Beschreibungen einen Referenzanhang, ein Tag oder Text hinzufügen; bei Aufgaben können Sie den Anweisungen oder Namen Text hinzufügen.
- Wählen Sie unter „Ändern“ die Option „Hinzufügen“ aus.
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Wählen Sie im Feld die zu aktualisierende Detailangabe aus und geben Sie anschließend den Eintrag oder die Textzeichenfolge an, die hinzugefügt werden soll.
Hinweis: Wenn Sie den Text unter „Metrikbeschreibung“ oder „Anweisungen“ ergänzen, wird die neue Zeichenfolge an das Ende des bestehenden Textes angehängt.
Um einen Eintrag oder eine Textzeichenfolge zu löschen, führen Sie die Funktion Entfernen aus.
Tipp: Bei Kennzahlen können Sie ein bestimmtes Tag oder einen bestimmten Text aus deren Beschreibungen entfernen; bei Aufgaben einen Genehmiger oder einen Text aus deren Anweisungen oder Namen.
Hinweis: Der vollständige Name einer Aufgabe kann nicht gelöscht werden.
- Wählen Sie unter „Ändern“ die Option „Entfernen“ aus.
- Wählen Sie im Feld die zu aktualisierende Angabe aus und geben Sie anschließend den Eintrag oder die Textzeichenfolge an, die daraus entfernt werden soll.
Um einen bestimmten Eintrag oder eine bestimmte Zeichenfolge innerhalb einer Detailansicht durch einen neuen Eintrag oder eine neue Zeichenfolge zu ersetzen, führen Sie einen Ersetzungsvorgang durch.
Hinweis: Um ein Detail vollständig zu ersetzen – beispielsweise jeden Eintrag, dessen vollständigen Text oder einen Genehmigungsworkflow –, unabhängig von dessen aktuellem Status, führen Sie stattdessen die Funktion „Alle ersetzen“ aus.
Tipp: Bei Kennzahlen können Sie das Thema, das Tag oder den Text in der Beschreibung ersetzen; bei Aufgaben den Bearbeiter, den Genehmiger, das Fälligkeitsdatum oder den Text in den Anweisungen bzw. den Namen.
- Wählen Sie unter „Ändern“ die Option „Ersetzen“ aus.
- Wählen Sie im Feld die zu aktualisierende Detailangabe aus und geben Sie anschließend den aktuellen Eintrag oder die Zeichenfolge an, die innerhalb der Detailangabe ersetzt werden soll.
- Geben Sie unter „Ersetzen durch“ den neuen Eintrag oder die neue Zeichenfolge an, die stattdessen verwendet werden soll.
Um ein Detail vollständig zu ersetzen – beispielsweise jeden Eintrag oder dessen gesamten Text –, unabhängig von dessen aktuellem Status, führen Sie die Funktion „Alle ersetzen“ aus.
Hinweis: Um nur einen bestimmten Eintrag oder eine bestimmte Zeichenfolge innerhalb einer Detailansicht zu ersetzen, führen Sie stattdessen eine Ersetzungsaktion durch.
Tipp: Bei Kennzahlen können Sie die Themen, Beschreibungen, Tags oder Anforderungen durch Notizen oder ergänzende Anhänge ersetzen; bei Themen können Sie die Verantwortlichen, Fälligkeitstermine, Genehmigungsschritte, Anweisungen oder Namen ersetzen.
- Wählen Sie unter „Ändern “ die Option „Alle ersetzen“ aus.
- Wählen Sie im Feld die zu aktualisierenden Details aus und geben Sie dann den Eintrag oder die Textzeichenfolge an, die stattdessen verwendet werden soll.
Tipp: Um alle Genehmiger oder deren Fristen für Aufgaben zu ersetzen, wählen Sie „Genehmigungsschritte“ aus und richten Sie den vollständigen Genehmigungsworkflow ein , einschließlich der Genehmiger, Schritte und Fristen.
- Wählen Sie unter „Ändern“ die Option „Hinzufügen“ aus.
- Klicken Sie auf „Alle aktualisieren “.
Nach Abschluss der Aktualisierung werden die Ergebnisse aktualisiert, um die Änderungen und etwaige Fehler zu berücksichtigen.
Hinweis: Um die Kennzahlen oder Aufgaben erneut zu aktualisieren, klicken Sie erneut auf „Suchen“ , damit nur diejenigen angezeigt werden, die den Filterkriterien entsprechen.
Fehlersuche
Wenn die Funktion „Suchen und Ersetzen“ eine Änderung nicht vornehmen kann, wird die betroffene Kennzahl oder Aufgabe nach der Aktualisierung im Bereich „Ergebnisse“ als ausgewählt angezeigt. Um die Fehlerbehebung zu erleichtern, klicken Sie auf „Fehler“ , um Informationen oder Lösungsvorschläge anzuzeigen.
Um einen Fehler zu beheben, müssen Sie möglicherweise Folgendes tun:
- Stellen Sie sicher, dass die Kennzahl oder Aufgabe alle für die Aktualisierung erforderlichen Angaben enthält; beispielsweise kann die Funktion „Suchen und Ersetzen“ das Fälligkeitsdatum des Genehmigers für eine Aufgabe ohne Genehmiger nicht aktualisieren.
- Wenn Sie Aufgaben aktualisieren, vergewissern Sie sich, dass ihr Status nicht bereits abgeschlossen ist.
- Klicken Sie bei Fehlern, die durch ein Problem mit der Netzwerkverbindung verursacht wurden, einfach erneut auf „Alle aktualisieren “.