Workiva Support Center

Was ist „Workiva anpassen“?

„Customize Workiva“ bietet Funktionen, mit denen sich Nutzererfahrungen, Lösungen und Funktionen nativ an die individuellen Geschäftsanforderungen unserer Kunden anpassen lassen – dabei wird die Flexibilität der KI mit kontrollierten Steuerungsmechanismen kombiniert, um auf der Workiva-Plattform Ergebnisse zu liefern, auf die Sie sich verlassen können.

Customize Workiva umfasst derzeit:

• Skripterstellung: Erstellen und führen Sie Automatisierungen aus, die Ihre Geschäftsregeln mithilfe benutzerdefinierter Python-Logik umsetzen – sicher ausgeführt auf der von Workiva verwalteten Infrastruktur.
• Benutzerdefinierte Felder: Fügen Sie neue Felder hinzu, um Geschäftsdaten zu erfassen, die für Automatisierungen genutzt werden können und eine einzigartige Perspektive für die Überwachung und die Erstellung von Dashboards bieten.
• Integrierte Automatisierungen für Skripte: Integrieren Sie Ihre benutzerdefinierten Skripte nahtlos in die Dateien, mit denen die Benutzer arbeiten.
   

Wer kann „Customize Workiva“ nutzen?

„Customize Workiva“ steht allen Partnern und Kunden zur Verfügung, ist jedoch nicht im Rahmen von Regierungs- oder Wiederverkaufsverträgen verfügbar. 

Sind alle Funktionen von „Customize Workiva“ für jede Lösung verfügbar?

Skriptfunktionen und integrierte Automatisierungen für Skripte sind in allen Lösungen verfügbar. Benutzerdefinierte Felder sind ebenfalls in allen Lösungen verfügbar, mit Ausnahme der GRC-Lösungen.

Gibt es Lizenzgebühren für Kunden?

Ja. „Customize Workiva“ ist ein kostenpflichtiges Add-on zu Ihrem bestehenden Workiva-Abonnement.

Die Preisgestaltung hängt von zwei Faktoren ab: davon, in welchem Umfang „Customize Workiva“ für Ihr Unternehmen vorgesehen ist, und von Ihrem aktuellen Workiva-Abonnement. Der Anwendungsbereich von „Workiva anpassen“ kann auf eine einzelne Lösung oder auf Ihr gesamtes Konto beschränkt werden, und dieser Anwendungsbereich bestimmt auch, wo Sie die Funktion nutzen können:

• Gültigkeitsbereich auf Kontoebene: „Workiva anpassen“ ist in allen berechtigten Bereichen Ihres Kontos verfügbar.
• Gültigkeitsbereich auf Lösungsebene: „Workiva anpassen“ ist innerhalb der jeweiligen Lösung verfügbar, für die es vorgesehen ist.

Gemeinsam mit Workiva legen Sie den passenden Umfang und die passende Preisgestaltung für Ihren Anwendungsfall fest.

Wie ergänzt Scripting Chains und den Rest der Data Management Suite?

„Customize Workiva“ erweitert das Automatisierungsökosystem von Workiva um kontrollierte Erweiterbarkeit und Ausführung. „Chains“, „Workiva anpassen“ und „APIs“ sind keine konkurrierenden Tools. Sie sind am stärksten, wenn jeder das tut, was er am besten kann.

• Die „ “-Struktur von Chains ohne Programmieraufwand kann alltägliche Prozesse automatisieren, menschliche Fehler vermeiden und die Effizienz im gesamten Unternehmen steigern, ohne dass ein hauseigener Entwickler erforderlich ist. Chains ist in der Regel die richtige Lösung für die Orchestrierung: Systeme miteinander verbinden, Aufgaben planen, Ausführungsvorgänge überwachen und den Teams Einblick in jeden Schritt eines Prozesses gewähren.
• Anpassung von Workiva – hier kommt die kontrollierte Erweiterbarkeit ins Spiel. Hier können Teams benutzerdefinierte Logik hinzufügen, strukturierte Workflow-Kontexte mithilfe von benutzerdefinierten Feldern erfassen und Skripte sicher auf der von Workiva verwalteten Infrastruktur ausführen. Dadurch lässt sich spezielle Logik aus einmaligen Notlösungen herauslösen und in einen besser kontrollierbaren und wiederholbaren Rahmen überführen.
• APIs bilden die Schnittstelle zu den Daten und Automatisierungen von Workiva. Sie ermöglichen es Skripten und Ketten, Plattformdaten auf kontrollierte Weise zu lesen, zu schreiben und zu aktualisieren.

Die besten Ergebnisse lassen sich erzielen, wenn die Automatisierungs- und Erweiterungsfunktionen von Workiva kombiniert werden, um geschäftliche Anforderungen in maßgeschneiderte, geregelte Workflows umzusetzen, die konsistent ablaufen, nachprüfbar bleiben und nativ auf der Workiva-Plattform ausgeführt werden.

Weitere Informationen zu „Chains“ und „Scripting“ sowie zu den besonderen Herausforderungen, die damit bewältigt werden können, finden Sie auf der Workiva-Supportseite unter „ : Leitfaden zur Verwendung von Chains und Scripting“ unter .

Wie geht es nach dem Kauf weiter? / Wie wird das umgesetzt?

Wenn Sie sich für „Customize Workiva“ entscheiden, haben Sie bereits festgelegt, wer die Implementierung vornehmen wird – das ist Teil der Eignungsprüfung vor dem Kauf. Der Ersteller ist in der Regel einer der folgenden:

• Ihr eigenes technisches Team – sofern Sie Entwickler mit den entsprechenden Kenntnissen in Python und der Workiva-Plattform haben
• Ein qualifizierter Implementierungspartner – Workiva kann Ihnen bei der Suche helfen, falls Sie noch nicht mit einem Partner zusammenarbeiten
• Der Bereich Datenmanagement bei Workiva – auf Basis einer genau definierten Leistungsbeschreibung (SOW), wenn ein Partneransatz nicht die richtige Lösung ist

Sobald „Customize Workiva“ zu Ihrem Abonnement hinzugefügt wurde, ist Ihr Arbeitsbereich aktiviert und Ihr Entwickler kann mit der Arbeit beginnen.

Aufbau von internem Fachwissen: Wenn Ihr Team die Lösung entwickelt oder wartet, empfehlen wir Ihnen, den öffentlich zugänglichen Schulungskurs „Workiva mit Skripten anpassen“ zu absolvieren und die Artikel zu Skripten und benutzerdefinierten Feldern im Support-Center zu nutzen, um die für den Erfolg erforderlichen Kenntnisse zu erwerben. 

Welche Anforderungen gelten für Partner bei der Anpassung von Workiva?

Partner, die maßgeschneiderte Workiva-Implementierungen bereitstellen, müssen über Skriptentwickler mit den entsprechenden Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen, bevor sie die Verantwortung für eine Kundenimplementierung übernehmen. Ganz allgemein bedeutet das, dass Bauunternehmer, die:

• Sie verfügen über Python-Kenntnisse auf mittlerem Niveau, die durch eine anerkannte Zertifizierung nachgewiesen sind, beispielsweise durch das Bestehen der Prüfung „ Certified Associate in Python Programming (PCAP)“ (ein Kompetenznachweis wird verlangt). 
• Ich habe den Schulungskurs „ : Workiva mit Skripten anpassen “ absolviert. 
• Sie verfügen über die Zertifizierung „ “ der Workiva-Plattform .

Eine vollständige Liste der erforderlichen Python-Kenntnisse, empfohlenen Zertifizierungen und Workiva-Schulungen finden Sie unter „ : Fähigkeiten und Fachwissen für die Erstellung von Workiva-Skript-Implementierungen“ .

Bisher mussten Partner das „Scripting Readiness Program“ von Workiva absolvieren. Dieses Programm ist nicht mehr verfügbar. Stattdessen wird von den Partnern nun erwartet, dass sie den Schulungskurs „Workiva mit Skripten anpassen“ absolvieren und über die entsprechenden Qualifikationen verfügen, bevor sie die Verantwortung für eine Kundenimplementierung übernehmen.

Die Partner sollten zudem die langfristige Verantwortung einplanen: Nach der Übergabe liegt die Wartung benutzerdefinierter Skripte in der Regel in der Verantwortung des Kunden, sofern in einem bestehenden Wartungsvertrag oder einem nachfolgenden Leistungsumfang (SOW) nichts anderes vereinbart ist. Die Partner müssen sicherstellen, dass ein Plan vorliegt, aus dem hervorgeht, wer die Skript-Implementierung weiterpflegen wird, falls die ursprünglichen Entwickler nicht mehr zur Verfügung stehen.

Wer ist für den benutzerdefinierten Code verantwortlich und sorgt für dessen Wartung? / Was umfasst der Workiva-Support?

Gemäß den Nutzungsbedingungen von „ “ (Anpassung der Workiva-Nutzungsbedingungen) unter sind Sie allein für Ihre Skripte und benutzerdefinierten Felder verantwortlich. 

Die Verantwortung für die Wartung und Fehlerbehebung der benutzerdefinierten Logik liegt bei Ihnen oder Ihrem Partner – nicht bei Workiva. Nach der Übergabe liegt die laufende Wartung in der Regel in Ihrer Verantwortung, sofern in einem bestehenden Wartungsvertrag oder einer nachfolgenden Leistungsbeschreibung nichts anderes festgelegt ist. Wenn Workiva beispielsweise eine API aktualisiert, sind Sie dafür verantwortlich, alle Ihre Skripte zu aktualisieren, die von dieser Änderung betroffen sind.

Workiva unterstützt die Plattform, auf der Ihr benutzerdefinierter Code basiert: die Funktionen für Skripte und benutzerdefinierte Felder, die Ausführungsinfrastruktur, auf der Skripte ausgeführt werden, die veröffentlichten APIs, das dokumentierte Produktverhalten sowie die entsprechenden Eskalationswege.

Eine einfache Möglichkeit, sich die Abgrenzung vorzustellen: Workiva ist für die Plattform und die Infrastruktur verantwortlich – also für die „Grundstruktur“. Sie und Ihr Partner sind für den benutzerdefinierten Code und die darauf aufbauende Logik verantwortlich.

Brauche ich „Signature Support“?

Nein – Für „Customize Workiva“ ist Signature Support nicht erforderlich. 

Dies ist empfehlenswert, insbesondere wenn Sie über keinen internen Support für Skripting verfügen, da Sie dadurch bei der Entwicklung und dem Betrieb Ihrer maßgeschneiderten Lösungen ein höheres Maß an technischem Support erhalten. Ob Sie diese Funktion hinzufügen möchten, liegt ganz bei Ihnen und hängt davon ab, welchen Support Ihr Team benötigt.

Wie kann Customize Workiva verwendet werden?

Die Anpassung von Workiva ist besonders wertvoll für spezialisierte, sich wiederholende oder risikoreiche Arbeitsabläufe, die mit der Standardkonfiguration nicht sauber abgewickelt werden können. Im Folgenden sind gängige Anwendungsfälle aufgeführt, die Kunden und Partner derzeit nutzen. Die meisten nutzen alle drei Funktionen – Skripterstellung, benutzerdefinierte Felder und integrierte Automatisierungen für die Skripterstellung –, um einen manuellen Prozess in einen wiederholbaren, geregelten Prozess umzuwandeln.

• Zusammenführung von Einreichungsunterlagen: Erstellen Sie anhand einer einzigen Mastervorlage maßgeschneiderte Einreichungsunterlagen für verschiedene Unternehmensformen (LLC, LP, LTD und andere). Anstatt denselben Inhalt in vielen einzelnen Dokumenten zu pflegen, pflegen Sie eine einzige zusammengefasste Vorlage, wählen die Art der Ablage aus, und die Automatisierung erstellt eine neue Datei mit ausschließlich den relevanten Inhalten – das verkürzt die Aktualisierungszeit und verringert das Risiko, dass Änderungen übersehen werden.
• Vorlagenbereitstellung: Stellen Sie eine Master-Vorlage einheitlich in vielen Arbeitsbereichen gleichzeitig bereit – nützlich für Managed-Service-Anbieter und Fondsverwalter, die Dutzende von Arbeitsbereichen verwalten. Anstatt Dateien manuell zu kopieren und zu importieren, wählen Sie die Vorlage aus, führen die Automatisierung aus, und schon wird sie überall bereitgestellt, wobei jeder Arbeitsbereich mit dem richtigen Kontext versehen wird.
• Verwaltung der Dokumentausrichtung: Je nach Ablagetyp werden Abschnitte je nach Druckbedarf als druckbar oder nicht druckbar gekennzeichnet. Anstatt Hunderte von Abschnitten manuell umzuschalten, wählen Sie die Ablagekategorie aus, und die Automatisierung passt die richtige Darstellung im gesamten Dokument an.
• Verknüpfungen: Erstellen und synchronisieren Sie Verknüpfungen zwischen Dokumenten, Dateien und Arbeitsbereichen. Fügen Sie einen Link einmalig in einem Master-Arbeitsbereich hinzu, und die Automatisierung kopiert ihn in alle zugehörigen Vorlagen und Arbeitsbereiche, sodass die Quellen stets mit den richtigen Zielen verknüpft bleiben.
• Workflow-Verfolgung: Erfassen Sie den Workflow-Status und Metadaten mithilfe benutzerdefinierter Felder und nutzen Sie anschließend Skripte, um diese Informationen über verschiedene Arbeitsbereiche hinweg zu überwachen – einschließlich der Frage, welche Vorlagenversion bereitgestellt wird und wie oft eine Vorlage verwendet wird, was insbesondere für die Lizenzierung und Versionskontrolle hilfreich ist.
• Roll Forward: Optimieren Sie die Aktualisierungen von Periode zu Periode, indem Sie Abfrageparameter dynamisch anpassen, Verbindungen zu mehreren Datenquellen aktualisieren und Eingabedaten aktualisieren.
• Anlageübersicht: Automatisieren Sie die Aktualisierung von Fondsverbindungen, die Verarbeitung von Datengruppierungen sowie die Aktualisierung von Bereichsverknüpfungen und die Formatierung durchgängig.
• Massenaktualisierung von Berechtigungen: Verwalten Sie Benutzerzugriffe und Berechtigungen für Dateien und Arbeitsbereiche programmgesteuert in großem Umfang.

Dies sind typische Beispiele, keine vollständige Aufzählung – „Customize Workiva“ lässt sich überall dort einsetzen, wo ein Arbeitsablauf mit hohem manuellem Aufwand oder strengen Validierungsanforderungen verbunden ist.