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Unter Nachhaltigkeitsprogramm können Sie unter Datenerfassungsaufgaben erstellen, um Mitgliedern des Arbeitsbereichs die Aufgabe zuzuweisen, Metrikwerte für die Umwelt-, Sozial- und Governance- (ESG) oder Nachhaltigkeitsberichterstattung vorzubereiten und zu genehmigen. Es kann sein, dass Sie diese Zuordnungen im Laufe eines Berichtsjahres oder im Rahmen eines Rollforwards auf ein neues Jahr aktualisieren müssen, z. B. aufgrund von Personaländerungen oder der Arbeitsbelastung der Mitglieder.

Tipp: Wenn Sie ein Berichtsjahr zu Nachhaltigkeit Programm hinzufügen, können Sie auswählen, ob die Zuordnungen der Metriken des aktuellen Jahres fortgeschrieben werden sollen. Wenn Sie Aufgaben vorwärts rollen, können Sie auch auswählen, ob die Fälligkeitsdaten entsprechend vorverlegt werden sollen.

Metrische Aufgabenzuweisungen bearbeiten

Um eine metrische Aufgabe einem anderen Mitglied des Arbeitsbereichs neu zuzuweisen:

1. Wählen Sie unter Nachhaltigkeitsprogramm die Metrik mit den Aufgaben aus, die Sie neu zuweisen möchten.
2. Wählen Sie das Programmjahr und den Erhebungszeitraum für die Neuzuordnung aus.
3. Wählen Sie unter Aufgaben die Aufgabe aus, die Sie neu zuordnen möchten:
   • Um nur eine Aufgabe neu zuzuweisen, wählen Sie Bearbeiten aus dem entsprechenden Menü.
     
   • Um dieselben Zuweisungsdetails auf mehrere Aufgaben anzuwenden, markieren Sie diese unter Aufgaben und wählen Sie dann Bearbeiten aus Aufgaben verwalten.
     
4. Passen Sie die zugewiesenen Arbeitsbereichsmitglieder, ihre Fälligkeitsdaten oder Anweisungen nach Bedarf an und klicken Sie dann auf Aufgabe aktualisieren oder Alle aktualisieren.

Hinweis: Wenn Sie die Zuweisungsdetails eines Wertes mit einer Aufgabe "In Bearbeitung" bearbeiten, wählen Sie, ob Sie den Empfänger und die Genehmigenden über die Änderung benachrichtigen möchten.

Weitere Informationen finden Sie unter Werte für die Kennzahlen des Nachhaltigkeitsprogramms sammeln.

Bearbeiten Sie die Aufgabenzuweisungen mehrerer Metriken auf einmal

Unter Suchen und Ersetzen können Sie die Zuordnungen für mehrere Programmmetrik-Aufgaben auf einmal aktualisieren. Zum Beispiel können Sie mitSuchen und Ersetzen Folgendes:

• Ersetzen eines bestimmten Empfängers, Genehmigers oder Fälligkeitsdatums
• Aktualisieren Sie mehrere Aufgaben für denselben Empfänger oder dasselbe Fälligkeitsdatum, unabhängig von ihrer aktuellen Zuordnung
• Entfernen eines Genehmigers aus Aufgaben oder Ersetzen des gesamten Genehmigungs-Workflows der Aufgaben
• Hinzufügen, Entfernen oder Ersetzen von Text in den Anweisungen von Aufgaben

Hinweis: Sie können Aufgaben nur aktualisieren, wenn sie noch nicht abgeschlossen sind.

So aktualisieren Sie Aufgabenzuweisungen in großen Mengen:

1. Aus Nachhaltigkeitsprogramm, öffnen Sie Suchen und ersetzen Sie:
   • Um Aufgaben für die Metriken mehrerer Themen zu aktualisieren, wählen Sie in der Gliederung Programmübersicht, klicken Sie dann auf Suchen und ersetzen und wählen Sie Aufgabendetails.
     
   • Um Aufgaben innerhalb desselben Themas oder derselben Metrik zu aktualisieren, markieren Sie das Thema oder die Metrik in der Gliederung und wählen Sie dann Suchen und Ersetzen, Aufgabendetails aus dem entsprechenden Menü.
     
2. Wählen Sie unter Suche das Jahr und den Berichtszeitraum der zu aktualisierenden Aufgaben aus.
3. Um die zu aktualisierenden Aufgaben zu finden, wenden Sie zusätzliche Filter an, die auf ihren Kriterien basieren - z. B. Zuweiser oder Genehmigender - und klicken Sie auf Suchen.
4. Wählen Sie unter Ergebnisse die zu aktualisierenden Aufgaben aus.
5. Ändern Sie unter Ersetzen die Zuordnungsdetails der Aufgaben nach Bedarf.

   Tipp: Um einen Genehmiger hinzuzufügen oder die Genehmigungsschritte von Aufgaben zu aktualisieren, wählen Sie Alle ersetzen.

   • Hinzufügen oder Entfernen
   • Ersetzen
   • Alle ersetzen

   Zum Entfernen eines Genehmigers oder zum Hinzufügen oder Entfernen von Text in seinen Anweisungen:

   1. Wählen Sie unter Ändern aus, ob Sie innerhalb der Aufgabenzuordnungen hinzufügen oder entfernen möchten.
      
   2. Wählen Sie unter Feld aus, ob Sie dies wünschen:
      • Hinzufügen oder Entfernen von Anweisungen für Aufgaben
      • Einen bestimmten Genehmiger entfernen
   3. Geben Sie den Genehmiger oder den Anweisungstext an, der für die Aufgaben hinzugefügt oder entfernt werden soll.

      Hinweis: Wenn Sie Anweisungen Text hinzufügen, wird dieser an das Ende der Anweisungen angehängt.

   4. Klicken Sie auf Alle aktualisieren.

   Zum Ersetzen eines bestimmten Empfängers oder Genehmigers, eines Fälligkeitsdatums oder eines Textes in den Aufgabenanweisungen:

   1. Unter Ändern wählen Sie Ersetzen.
      
   2. Wählen Sie unter Feld aus, ob der Zuweiser, der Genehmiger, das Fälligkeitsdatum oder die Anweisungen der Aufgaben ersetzt werden sollen.
   3. Geben Sie beides an:
      • Das aktuelle Arbeitsbereichmitglied, das Datum oder der zu ersetzende Text
      • Das neue Arbeitsbereichmitglied, Datum oder Text, das stattdessen verwendet werden soll
   4. Klicken Sie auf Alle aktualisieren.

   Um den vollständigen Genehmigungs-Workflow der Aufgaben zu ersetzen oder ihre Beauftragten, Fälligkeitsdaten für Beauftragte oder Anweisungen für denselben Eintrag zu aktualisieren:

   1. Wählen Sie unter Ändern die Option Alle ersetzen.
      
   2. Wählen Sie unter Feld aus, ob die Genehmigungsschritte der Aufgaben, die Empfänger, die Fälligkeitstermine der Empfänger oder die Anweisungen ersetzt werden sollen.
   3. Geben Sie die neuen Genehmigungsschritte, den Beauftragten, das Fälligkeitsdatum des Beauftragten oder die Anweisungen an, die stattdessen verwendet werden sollen.

      Tipp: Weitere Informationen zum Einrichten der neuen Genehmigungsschritte für Aufgaben finden Sie unter Genehmigungen für Kennzahlen des Sustainabiity-Programms verwalten.

   4. Klicken Sie auf Alle aktualisieren.

Tipp: Weitere Informationen zum Suchen und Ersetzen finden Sie unter Details zum Suchen und Ersetzen von Metriken oder Aufgaben des Nachhaltigkeitsprogramms.

Reassign multiple values as part of a roll forward

If you have 30 or more metric values to reassign as part of an annual roll forward, contact your Workiva CSM to help edit your assignments in bulk. Your CSM will provide a Structured Metric File (SMF) spreadsheet that contains data from your ESG Program, including its current metric assignments.

Note: The SMF provided will be a new file just for assignment updates following a rollforward — not the same SMF your company may have used to create an ESG Program.

From this SMF, edit the assignments as necessary for the new year:

1. From the Bulk updates section, select the Approver/Provider Template Copy sheet for the assignments to update, based on frequency of their values — Quarterly, Monthly, or Yearly.
   
2. In the Approver/Provider Template Copy sheet, edit the assignments' providers, assignee, due dates, and instructions as necessary.

   Note: You can assign multiple members to approve a value, but only one as its provider.

   • To assign only one member as a value's approver, enter their full name or email address.
   • To assign one of multiple members to approve a value by a shared due date, enter their full names or email addresses as a comma-separated list, such as <code>homer@org.com,marge@org.com,bart@org.com,lisa@org.com</code>.
   • To assign multiple members to approve a value through a series of approval steps with their own due dates, enter their full names or email addresses, with each step separated by a pipe (<code>|</code>). If one of multiple members can approve the value as part of an approval step, separate their names or email addresses with a comma (<code>,</code>). For example: <pre>homer@org.com,marge@org.com | bart@org.com | lisa@org.com</pre>
3. After you update the spreadsheet with all new assignments, contact your Workiva CSM to update your ESG Program based on your edits.

   Tip: Please allow three to five business days for Workiva to update your metric assignments. Thanks for your patience!