Workiva Sync für Excel-Tabellenkalkulationen

Workiva Sync ist ein Excel-Add-In, das über die Microsoft Appsource verfügbar ist und nur die Daten oder Formeln in ausgewählten Zellen von Excel auf die Workiva-Plattform kopiert. Workiva Sync geht davon aus, dass die Ziel-Workiva-Tabelle so eingerichtet und konfiguriert ist, wie Sie es wünschen, so dass keine Metadaten oder Formatierungen übernommen werden. So können Sie bestehende Workiva-Tabellen aktualisieren oder neue Tabellen mit Daten von Ihrem lokalen Computer erstellen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass sich die Formatierung oder die Struktur bei der Aktualisierung ändert.

Workiva Sync arbeitet auf API-Basis, um die gleiche Datensicherheit wie die Workiva Plattform zu bieten und macht eine Neuinstallation überflüssig, wenn Workiva neue Funktionen hinzufügt.

Hinweis: Um die Formatierung beizubehalten, empfehlen wir die Verwendung der nativen Workiva XSLX-Importfunktion, wenn Sie eine Excel-Datei zum ersten Mal in Workiva importieren. Nach dem ersten Import können Sie dann Workiva Sync verwenden, um Aktualisierungen vorzunehmen.

Anforderungen an den Einbau

Bevor Sie Workiva Sync installieren, müssen Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen.

Benutzerrechte

Das Benutzerkonto, das die Installation durchführt, muss über Administratorrechte auf dem lokalen Computer verfügen.

Unterstützte Excel-Versionen

Workiva Sync ist mit den von Microsoft unterstützten Versionen von Excel (sowohl 32-Bit als auch 64-Bit) für die folgenden Plattformen kompatibel.

Excel auf dem iPad
Excel auf Mac (Microsoft 365)
Excel unter Windows (Microsoft 365)
Excel im Internet

Für eine optimale Nutzung empfehlen wir Microsoft Office 365, das mit der neuesten Desktop-Version von Excel integriert ist.

Hinweise zum Ende des Supports

Workiva Sync arbeitet mit den von Microsoft unterstützten Versionen von Excel, bis Microsoft den Support einstellt. Nach dem Ende des Microsoft-Supports müssen Sie die Version von Microsoft Excel, die Sie installiert haben, aktualisieren, um Workiva Sync weiterhin nutzen zu können.

Office 2016 und Office 2019 - Microsoft beendet den Support für beide Versionen am 14. Oktober 2025.
Office 2021 - Microsoft wird den Support voraussichtlich am 13. Oktober 2026 beenden.
Office LTSC 2024 - Microsoft wird den Support voraussichtlich am 9. Oktober 2029 beenden.
Office 365 - Da diese Version der Modern Lifecycle Policy von Microsoft folgt, bedeutet dies, dass es kein festes "End-of-Support-Datum" für diese Version gibt.

Excel-Browser-Details

Bei Microsoft 365-Installationen muss WebView2 installiert sein, wenn Sie einen Build verwenden, der älter ist als 16.0.13530.20424.

Weitere Informationen finden Sie unter diesen Links:

Workiva Sync bietet die Funktion Ausgewählte Zellen verwenden, die es dem Benutzer ermöglicht, nur die aktuell in der Excel-Arbeitsmappe ausgewählten Datenbereiche zu synchronisieren. Diese Funktion ist abhängig von der Excel-API 1.9, die nur in bestimmten Excel-Versionen verfügbar ist. Weitere Informationen finden Sie unter Excel-JavaScript-API-Anforderungen.

Installation von Workiva Sync

Die Installation erfolgt in der Regel durch das IT-Team, das für die Verwaltung Ihres Microsoft-Mandanten zuständig ist. Sie haben zwei Möglichkeiten, Workiva Sync zu installieren:

Microsoft 365 Admin Center - Laden Sie die Manifestdatei direkt in den Microsoft-Tenant hoch.
Tools von Drittanbietern - Verwenden Sie ein zentrales Verteilungs-Tool, um die Manifestdatei auf die Rechner der Benutzer zu verteilen.

Bei der Installation von Workiva Sync wird eine kleine (4KB) XML-Manifestdatei auf dem lokalen Computer gespeichert. Diese Datei fügt eine Workiva Sync Schaltfläche zur Home Symbolleiste hinzu. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der eingebettete Browser in Excel geöffnet. Dort können Sie sich bei Ihrem Workiva Platform Konto anmelden und steuern, wo und wie die Zellen synchronisiert werden. (Dies ist eine andere Anmeldung als die direkte Anmeldung bei Workiva, aber mit demselben Anmeldeverfahren).

Installieren von Workiva Sync direkt über Microsoft Appsource

Wenn der Microsoft Appsource Marketplace nicht gesperrt ist und die Benutzer die Berechtigung haben, Office Add-Ins hinzuzufügen, können die Endbenutzer Workiva Sync direkt installieren. Wenn Sie Workiva Sync nicht direkt über Microsoft Appsource installieren können, wenden Sie sich an die IT-Abteilung Ihres Unternehmens.

Um Workiva Sync in Excel hinzuzufügen:

Öffnen Sie Excel und wählen Sie die Registerkarte Einfügen.
Klicken Sie auf das Symbol Add-ins. Seine Position auf der Symbolleiste Home und sein Symbol hängen von der verwendeten Excel-Version und den anderen installierten Add-Ins ab. Hier sind zwei Beispiele:
Klicken Sie im Fenster Office Add-ins auf Office Store.
Geben Sie "Workiva" in das Suchfeld ein. Sie sehen dann etwas Ähnliches wie das Folgende:
Wählen Sie Workiva Sync, und klicken Sie auf Hinzufügen.
Klicken Sie auf Weiter. Workiva Sync wird zu Ihrem Excel hinzugefügt.

Weitere Informationen finden Sie im Workiva Sync Installationshandbuch PDF.

Verwendung von Workiva Sync

Sie können Workiva Sync verwenden, um Ihre Excel-Arbeitsmappe mit einem leeren oder bereits vorhandenen Workiva-Arbeitsblatt zu synchronisieren.

Hinweis: Wenn Sie mit einer bestehenden Workiva-Tabelle synchronisieren, müssen Sie diese möglicherweise anpassen, damit die Änderungen korrekt synchronisiert werden. Wenn Sie beispielsweise eine neue Datenzeile in Ihrer Excel-Arbeitsmappe hinzugefügt haben, müssen Sie eine leere Zeile an der gleichen Stelle in der Workiva-Tabelle hinzufügen. Wenn die Namen der Blattregisterkarten in der Excel-Arbeitsmappe nicht mit den Blattnamen in der Workiva-Tabelle übereinstimmen, werden bei der Synchronisierung neue Blätter mit den Namen der Excel-Blattregisterkarten hinzugefügt.

So synchronisieren Sie eine Excel-Datei mit Ihrem Workiva Platform-Konto:

Öffnen Sie Ihre Version von Excel.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Workiva Sync in der Excel-Symbolleiste. Das Aussehen des Symbols hängt von Ihrer Excel-Version ab; hier zwei Beispiele dafür, wie die Schaltfläche aussehen kann:
Wählen Sie Ihre Workiva-Umgebung aus dem Dropdown-Menü und klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie den Arbeitsbereich aus, mit dem Sie synchronisieren möchten, und klicken Sie auf Next.
Wählen Sie Synchronisierung starten.
Geben Sie die erforderlichen Details in das Formular Sync Details ein.
- Wählen Sie aus, wo synchronisiert werden soll - Sie können nach Dateien suchen oder auf das Dropdown-Menü klicken, das die neuesten Arbeitsblätter auflistet, auf die Sie Zugriffsrechte haben. Sobald eine Tabelle ausgewählt ist, wählt Workiva Sync automatisch die Excel-Tabellen aus, die in die Synchronisierung einbezogen werden sollen, wenn ein identischer Tabellenname in der Zieltabelle von Workiva vorhanden ist.
  
  Nicht erkannte Blätter mit demselben Blattnamen werden nicht automatisch für die Synchronisierung ausgewählt. Diese Blätter können abgewählt werden, wenn Sie sie nicht einbeziehen wollen. Jedes nicht ausgeblendete Blatt in der Excel-Datei kann manuell ausgewählt werden, um in die Synchronisierung einbezogen zu werden.
- Ausgewählte Bereiche verwenden - Dies synchronisiert die ausgewählten Bereiche in den Excel-Blättern, die in die Synchronisierung einbezogen werden sollen. Diese Option ist in volumenlizenzierten Versionen von Excel 2016 und Excel 2019 (nicht 365) nicht verfügbar.
- Formeln einbeziehen - Formeln in Excel werden als Formeln synchronisiert, wenn die darin enthaltenen Funktionen von Workiva unterstützt werden. Nicht unterstützte Formeln werden als Werte synchronisiert. Sie können sehen, welche Formeln in einem Wert synchronisiert wurden, und es wird eine Navigation zu bestimmten Zellen im Workiva-Zielblatt angeboten.
Sobald Sie die Details eingegeben haben, wählen Sie Sync.

Hinweis: Die maximale Anzahl der Zellen, die auf einmal synchronisiert werden können, beträgt 2 Millionen; dies ist auch die Standardanzahl der Zellen, die in einem Workiva Spreadsheet enthalten sein können.
Wenn die Synchronisierung abgeschlossen ist, wird in der unteren rechten Ecke des Fensters ein Hinweis angezeigt.

Sobald die Synchronisierung abgeschlossen ist, können Sie das Ziel-Workiva-Arbeitsblatt in Ihrem Workiva-Konto einsehen.

Hinweise

Workiva Sync steht nicht in Verbindung mit dem Dienstprogramm Local File Sync.
- Mit Local File Sync können Sie Anhänge von Workiva-Dateien direkt auf Ihrem Computer öffnen.
  Sie können diese bearbeiten und die Änderungen werden automatisch in den Anhang in Workiva übernommen.
- Workiva Sync ist ein Excel-Add-In, mit dem Sie gezielte Daten aus einer externen Excel-Datei mit einer Workiva-Tabelle synchronisieren können.
- Für die Nutzung von WK Sync gibt es keine Einschränkungen seitens Workiva.
- Workiva Sync stellt nur eine Verbindung von Excel zu Workiva her; es ist nicht bidirektional.
- Workiva Sync stellt nur eine Verbindung von Excel zu Workiva her; es funktioniert nicht mit anderen Tabellenkalkulationsprogrammen.

Hinweise zu Formatierung und Metadaten

Schriftarten, Farben, Linien und alle anderen Formatierungen des Originaldokuments werden nicht importiert.
Workiva Sync geht davon aus, dass Sie alle Formatierungen in Ihrem Workiva Spreadsheet eingerichtet haben (oder einrichten werden). Sobald diese Formatierung eingerichtet ist, wird sie von künftigen Synchronisierungen nicht mehr beeinflusst.
Wenn es Informationen in deinem Workiva Spreadsheet gibt, die nicht überschrieben werden sollen, sperre diese Zelle im Workiva Spreadsheet, um zukünftige Änderungen zu verhindern.

Sicherheitshinweise

Workiva Sync greift erst dann auf die Daten der Endbenutzer zu, wenn die Daten in die Workiva Plattform geschrieben werden.
Bei der Verwendung von Workiva Sync werden keine Daten lokal gespeichert.
Außer der Manifestdatei wird keine weitere Software auf dem Computer des Endbenutzers installiert.
Weitere Informationen zu Sicherheit und Datenmanagement finden Sie unter Workiva Sync Technische Details.

Microsoft und seine Produkte sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und/oder anderen Ländern.

Support

Community

Workiva Support Center