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Unterschreiben Sie ein Bescheinigungsschreiben
Sobald ein Prozess mit Zertifizierungsmaßnahmen begonnen hat, erhalten die Unterzeichner E-Mail-Benachrichtigungen, um ein Schreiben zu unterzeichnen.
Um einen Brief zu unterschreiben:
- Öffnen Sie den Brief über den Link in der E-Mail-Benachrichtigung oder indem Sie die Zertifizierungsaufgabe auf der Registerkarte Aufgaben in Home öffnen.
- Überprüfen Sie das Schreiben und alle Anhänge.
- Wenn Sie der einzige oder erste Unterzeichner sind, beantworten Sie die Fragen, falls vorhanden.
- Wenn Sie eine Antwort wählen, die eine Ausnahme darstellt, müssen Sie eine Erklärung für Ihre Antwort hinzufügen. Sie können auch Dateien hochladen, um Ihre Erklärung zu untermauern.
- Wenn Sie sich für eine Antwort entscheiden, die keine Ausnahme darstellt, ist das Hinzufügen einer Erklärung und von unterstützenden Dateien optional.
- Wenn es mehrere Unterzeichner gibt und Sie nicht der erste Unterzeichner sind, überprüfen Sie die Antworten der vorherigen Unterzeichner auf die Fragen, falls vorhanden.
- Wenn Sie eine Antwort ändern, müssen Sie Ihre Änderung erläutern, und die bisherigen Unterzeichner müssen das Schreiben erneut prüfen und unterzeichnen (siehe Konsens mit mehreren Unterzeichnern oder Genehmigern).
- Unterzeichnen Sie das Schreiben, indem Sie Ihren vollständigen Namen eingeben und auf Abschicken klicken, oder indem Sie einfach auf Unterzeichnen und übermitteln klicken.
Außerdem können Sie die Zertifizierungsaufgabe Details und alle Genehmigenden Hinweise im Seitenbereich anzeigen.
Wenn Ihr Schreiben genehmigt werden muss, wird eine E-Mail mit einem Link zu dem Schreiben zur Überprüfung an den Genehmigenden gesendet.
Wenn der Genehmiger das Schreiben ablehnt und an die Unterzeichner zurückschickt, werden die Unterzeichner benachrichtigt, damit sie das Schreiben und die Anmerkungen des Genehmigers überprüfen, ihre Antworten entsprechend ändern und erneut unterschreiben.
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Als unterzeichnet markieren oder Unterzeichner überspringen
Wenn Sie der einzige Unterzeichner für die Zertifizierung sind und nicht in der Lage sind, das Schreiben zu unterzeichnen, kann der Prozesseigentümer in Ihrem Namen unterschreiben, indem er die Details der Zertifizierungsaktion auf der Registerkarte Prozess aufruft (siehe Zertifizierungsaktionen in einem Prozess überwachen) und in der Auswahlliste neben Ihrem Namen auf Als unterzeichnet markieren klickt. Dadurch wird das Schreiben automatisch genehmigt und die Aktion abgeschlossen.
Wenn es mehrere Unterzeichner gibt und Sie nicht in der Lage sind, das Schreiben zu unterzeichnen, kann der Verfahrensinhaber Sie unter Skip übergehen, und das Verfahren wird fortgesetzt.
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