<!--contains headings hyperlinked in app, do not move-->
Erstellen Sie Briefe von Grund auf oder aus Vorlagen, die Sie dann in Zertifizierungsaktionen in Prozessen verwenden können.
Erstellen Sie ein Zertifizierungsschreiben
So erstellen Sie ein Bescheinigungsschreiben:
- Rufen Sie dazu die Registerkarte Briefe auf.
- Klicken Sie auf Neuer Brief, um einen Brief von Grund auf zu erstellen. Sie können auch einen Brief aus einer Vorlage erstellen, indem Sie auf Vorlagen anzeigen klicken und dann auf das Drei-Punkte-Menü neben der gewünschten Vorlage klicken und Neuer Brief aus Vorlage auswählen.
- Geben Sie dem Brief einen Briefnamen, ändern Sie den Ansprechpartner, sehen Sie sich die Briefinformationen an, und ändern Sie die Zertifizierungsoptionen nach Wunsch. Klicken Sie dann auf Anwenden.
- Klicken Sie auf Inhalt hinzufügen, um dem Brief Ihren ersten Inhalt hinzuzufügen. Sie können auch auf das Pluszeichen in der Buchstabenübersicht klicken. Es gibt drei Arten von Inhalten, die Sie Ihrem Brief hinzufügen können: Text, Fragen, und Anhänge.
- Beim Hinzufügen von Text können Sie dessen Formatierung vornehmen und Hyperlinks hinzufügen.
- Wenn Sie Fragen hinzufügen, geben Sie Ihre Frage ein und füllen Sie die Antwortoptionen im Bereich Fragendetails aus. Sie können eine Antwortoption als Ausnahme markieren, wenn die Wahl dieser Option bei der Unterzeichnung des Schreibens eine Überprüfung und Genehmigung erfordert.
- Sie können den Inhalt umbenennen, neu anordnen oder löschen, indem Sie den Buchstabenumriss verwenden.
- Um zu sehen, wie der Brief für die Unterzeichner aussehen wird, klicken Sie in der Symbolleiste auf Vorschau.
Hinweis: Sie können Ihren Brief nicht mehr bearbeiten, sobald er an den Unterzeichner zur Unterschrift gesendet wurde.
<!--hyperlinked in app, do not move-->
Eigenschaften des Zertifizierungsschreibens
Wenn der Brief geöffnet ist, können Sie in der Symbolleiste auf Eigenschaften klicken, um den Briefnamen zu ändern, den Ansprechpartner zu ändern, andere Briefdetails anzuzeigen und die Zertifizierungsoptionen zu ändern.
Standardmäßig müssen Unterzeichner bei der Unterzeichnung von Briefen ihren vollen Namen angeben. Sie können dies ändern, indem Sie die Zertifizierungsoption auswählen und die Unterzeichner auffordern, zum Unterschreiben zu klicken.
Verwaltung von Bescheinigungsschreiben und Vorlagen
Um Ihre Briefe und Vorlagen zu verwalten, gehen Sie im Prozess auf die Registerkarte Briefe. Die Buchstaben existieren nur in dem Prozess, in dem sie entstanden sind.
Wenn Sie eine Vorlage erstellen möchten, die Sie für künftige Zertifizierungen in Prozessen verwenden möchten, klicken Sie auf Vorlagen anzeigen und dann auf Neue Vorlage. Sie können einen vorhandenen Brief auch als Vorlage speichern, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben einem Brief klicken und die Option Als Vorlage speichern wählen. Alle Vorlagen sind auf der Ebene des Arbeitsbereichs vorhanden.