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Informationen zur Erstellung eines Prozesses im Allgemeinen finden Sie unter Erstellen eines Prozesses.
Für alle Zertifizierungsmaßnahmen sind zunächst Schreiben erforderlich, die von den Rechtsnachfolgern unterzeichnet werden. Erfahren Sie mehr über und die Erstellung eines Bescheinigungsschreibens.
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Hinzufügen einer Zertifizierungsaktion zu einem Prozess
Nachdem Sie einen Prozess und Zertifizierungsschreiben für den Prozess erstellt haben, können Sie eine Aktion Zertifizierung über die Schaltfläche Aktion hinzufügen in der Symbolleiste hinzufügen.
Füllen Sie dann die Felder auf der rechten Seite von Aktionsdetails aus. Jede Bescheinigungsmaßnahme muss die folgenden Informationen enthalten:
- Titel: Der Name der Aktion
- Brief: Der Brief, der unterschrieben werden muss. Erfahren Sie mehr über und die Erstellung eines Bescheinigungsschreibens.
- Senden Sie an: Die Personen, die den Brief unterschreiben müssen
- Wenn Sie mehrere Unterzeichnerschritte wünschen, klicken Sie auf Unterzeichnerschritt hinzufügen. Sie können die Unterzeichnerschritte, die noch nicht gestartet wurden, bei Bedarf auch nach der Ausführung des Prozesses bearbeiten.
- Wenn Sie mehrere Unterzeichner zu einem einzelnen Schritt hinzufügen, geben Sie an, ob jeder in dem Schritt unterschreiben muss oder nur jemand in dem Schritt unterschreiben muss, damit die Zertifizierungsaktion fortgesetzt werden kann.
Sie können auch hinzufügen:
- Fälligkeitsdatum (fakultativ): Dies ist der Zeitpunkt, zu dem das Schreiben unterzeichnet werden muss. Wenn Geschäftstage konfiguriert wurden, können Sie auch das Fälligkeitsdatum festlegen, indem Sie die Nummer des Geschäftstages eingeben (z. B. können Sie das Fälligkeitsdatum auf den fünften Geschäftstag des Geschäftsplans festlegen).
- Erinnerungen für Empfänger: Sie können die Systemvorgabe verwenden (Sie können diese Vorgabe vor Beginn des Prozesses in den Zertifizierungseinstellungen ändern), sich dafür entscheiden, überhaupt keine Erinnerungen zu senden, oder die Erinnerungen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Erinnerungen senden in Prozesse.
- Genehmigung durch (optional): Die Personen, die das Schreiben prüfen und genehmigen oder das unterzeichnete Schreiben zurücksenden, falls eine Genehmigung erforderlich ist
- Wenn Sie mehrere Genehmigende wünschen, klicken Sie auf Genehmigungsschritt hinzufügen. Bei Bedarf können Sie die Genehmigungsschritte, die noch nicht begonnen haben, auch nach dem Start des Prozesses bearbeiten.
- Wenn Sie mehrere Genehmigende zu einem einzelnen Schritt hinzufügen, geben Sie an, ob jeder in dem Schritt genehmigen muss oder nur jemand in dem Schritt genehmigen muss, damit die Zertifizierungsmaßnahme fortgesetzt werden kann.
Hinweis: Wenn kein Genehmigungsschritt hinzugefügt wird und eine Genehmigung erforderlich ist, wird der Prozessverantwortliche, der den Prozess gestartet hat (der Prozessmanager), als Genehmigender hinzugefügt.
- Fälligkeit der Genehmigung (optional): Dies ist der Zeitpunkt, zu dem das unterzeichnete Schreiben genehmigt werden muss, falls eine Genehmigung erforderlich ist. Wenn Geschäftstage konfiguriert wurden, können Sie auch das Fälligkeitsdatum für die Genehmigung festlegen, indem Sie die Nummer des Geschäftstages eingeben (z. B. können Sie das Fälligkeitsdatum für die Genehmigung auf den fünften Geschäftstag des Geschäftsplans festlegen).
- Erinnerungen für Genehmigende: Wenn Sie einen Genehmiger hinzufügen, können Sie die Erinnerungen für den Genehmiger anpassen. Sie können die Systemvorgabe verwenden (Sie können diese Vorgabe vor dem Start des Prozesses in den Zertifizierungseinstellungen ändern), sich dafür entscheiden, überhaupt keine Erinnerungen zu senden, oder die Erinnerungen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Erinnerungen senden in Prozesse.
- Anweisungen (optional): Alle zusätzlichen Informationen, die zur Erfüllung der Bescheinigungsaufgabe erforderlich sind
- Benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigung (optional): Eine benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigung, die an Unterzeichner für diese Aktion gesendet wird, wenn die Aktion beginnt
- Tags (optional): Identifizierende Informationen über die Aktion unter Verwendung einer Kategorie und eines Wertes (z. B.: Priorität: Niedrig). Sie können diese Markierungen bei Bedarf auch nach Beginn der Zertifizierungsmaßnahme bearbeiten.
Massenweise Zertifizierungsaktionen zu einem Prozess hinzufügen
Sie können die Option Massenzertifizierung verwenden, wenn Sie Kopien eines einzigen speziellen Briefes an jede Person in einer Gruppe senden möchten.
Nachdem Sie Bulk-Zertifizierung ausgewählt haben, füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
- Titel: Der Name der Aktion, der für jeden Unterzeichner derselbe ist
- Brief: Der Brief, der von jedem Unterzeichner unterschrieben werden muss
- Zugewiesen an: Die Arbeitsbereichsgruppe, deren Mitglieder den Brief unterschreiben müssen
Sie können auch hinzufügen:
- Fälligkeitsdatum (fakultativ): Dies ist der Zeitpunkt, zu dem alle Briefe unterzeichnet sein müssen. Wenn Geschäftstage konfiguriert wurden, können Sie auch das Fälligkeitsdatum festlegen, indem Sie die Nummer des Geschäftstages eingeben (z. B. können Sie das Fälligkeitsdatum auf den fünften Geschäftstag des Geschäftsplans festlegen).
- Erinnerungen für Empfänger: Sie können die Systemvorgabe verwenden (Sie können diese Vorgabe vor Beginn des Prozesses in den Zertifizierungseinstellungen ändern), wählen, keine Erinnerungen zu senden, oder die Erinnerungen an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Erinnerungen senden in Prozesse.
- Genehmigung durch (optional): Die Person, die die unterzeichneten Briefe, die genehmigt werden müssen, überprüft und genehmigt oder zurückschickt
Hinweis: Wenn kein Genehmigungsschritt hinzugefügt wird und eine Genehmigung erforderlich ist, wird der Prozessverantwortliche, der den Prozess gestartet hat (der Prozessadministrator), als Genehmigender hinzugefügt.
- Fälligkeit der Genehmigung (optional): Dies ist der Zeitpunkt, zu dem die unterzeichneten Briefe genehmigt werden müssen, falls eine Genehmigung erforderlich ist. Wenn Geschäftstage konfiguriert wurden, können Sie auch das Fälligkeitsdatum für die Genehmigung festlegen, indem Sie die Nummer des Geschäftstages eingeben (z. B. können Sie das Fälligkeitsdatum für die Genehmigung auf den fünften Geschäftstag des Geschäftsplans festlegen).
- Erinnerungen für Genehmigende: Wenn Sie einen Genehmiger hinzufügen, können Sie die Erinnerungen für den Genehmiger anpassen. Sie können die Systemvorgabe verwenden (Sie können diese Vorgabe vor Beginn des Prozesses in den Zertifizierungseinstellungen ändern), wählen, dass überhaupt keine Erinnerungen gesendet werden, oder die Erinnerungen nach Ihren persönlichen Bedürfnissen anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter Erinnerungen senden in Prozesse.
- Anweisungen (optional): Zusätzliche Informationen, die zur Erfüllung der Zulassungsaufgaben erforderlich sind
- Benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigung (optional): Eine benutzerdefinierte E-Mail-Benachrichtigung, die für jede Aktion in dieser Sammelzertifizierung an die Unterzeichner gesendet wird, wenn die Aktion beginnt
Sobald Sie auf Add klicken, wird dem Prozess für jede Person in der zugewiesenen Gruppe eine separate Zertifizierungsmaßnahme hinzugefügt.
Massenbearbeitung von Zertifizierungsaktionen
Sie können verschiedene Felder für mehrere Bescheinigungsmaßnahmen auf einmal bearbeiten. Wählen Sie eine oder mehrere Aktionen und/oder Aktionsgruppen aus, die Sie bearbeiten möchten, klicken Sie auf die Dropdown-Liste Aktionen bearbeiten und wählen Sie das Feld aus, das Sie bearbeiten möchten.
Erfahren Sie mehr über die Massenbearbeitung von Zertifizierungsaktionen in einem Prozess.
Überprüfen Sie Ihren Prozess, bevor Sie ihn starten
Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen, vor Beginn des Prozesses Folgendes zu tun:
- Überprüfen Sie Ihre Prozesseinstellungen, und überprüfen Sie Ihre Zertifizierungseinstellungen. Sobald Sie Ihren Vorgang gestartet haben, können Sie die folgenden Einstellungen nicht mehr ändern: Auftrag starten, Ihre Geschäftstage Konfiguration (Sie können nur Letzter Geschäftstag ändern), und die Zertifizierungen Einstellung Automatische Genehmigung.
- Überprüfen Sie den Zustand Ihres Prozesses, indem Sie im linken Bereich auf Check for issues klicken. Dadurch werden Sie auf Probleme aufmerksam gemacht, z. B. Aufgaben, bei denen erforderliche Informationen fehlen oder deren Fälligkeitsdatum bereits verstrichen ist, so dass Sie diese schneller lösen können.
- Überprüfen Sie, ob alle Zertifizierungsmaßnahmen und ihre Details korrekt sind, indem Sie alle Prozessmaßnahmen als CSV-Datei exportieren.
Starten Sie einen Prozess mit Zertifizierungsaktionen
Klicken Sie auf Prozess starten in der Symbolleiste, um den Prozess zu starten. Sobald eine Zertifizierungsaktion beginnt, erhalten die Unterzeichner eine E-Mail mit einem direkten Link zu dem zu unterzeichnenden Schreiben.
Hinweis: Nur ein Prozesseigentümer kann den Prozess starten. Dieser Prozessverantwortliche wird zum Prozessmanager.