Die Einreichung von PDFs in EDGAR kann zu Problemen führen, wegen der Anforderungen der SEC an das Format und den Inhalt der PDFs, und wegen der Art und Weise, wie EDGAR die PDFs während der Einreichung bearbeitet. Nachfolgend finden Sie einige Informationen zu den Anforderungen und dem Verfahren sowie Informationen zum Komprimieren einer PDF-Datei, um Probleme zu vermeiden.
Inoffizielle und offizielle PDF-Dokumente
Für die meisten SEC-Formulare können PDF-Dateien eingereicht werden, die jedoch als inoffizielle Dokumente gelten, die auch als „Belegexemplare“ bezeichnet werden. Wie im EDGAR Einreichungshandbuch Band 2, Abschnitt 5.2.3.5 beschrieben, kann ein PDF-Dokument neben dem offiziellen HTML-Dokument eingereicht werden, wobei die gleiche Beschriftung für das Exponat wie für das HTML-Dokument verwendet wird.
Es gibt einige Formulararten und Exponate, bei denen PDFs als offizielle Dokumente gelten. Diese sind im EFM Band 2, Abschnitt 5.2.3.6 aufgeführt. Die jährliche "Hochglanz"-Berichtspflicht auf Formular ARS oder Exponat 99 auf Formular 6-K und Exponat 96 auf Formular 10-K oder Formular 20-F sind gängige Beispiele.
Hinweis: Sowohl für inoffizielle als auch für offizielle PDFs gilt, dass sie den Regeln des EDGAR-Dateienhandbuch Band 2, Abschnitt 5.2.3.2 entsprechen müssen, d. h. sie dürfen keine Formulare, Hyperlinks oder Skripte enthalten, müssen aber durchsuchbaren Text enthalten. Werden bei der Einreichung Fehler in einem inoffiziellen PDF-Dokument festgestellt, wird das PDF-Dokument aus der Einreichung entfernt. Bei offiziellen Dokumenten wird die Einreichung vollständig ausgesetzt.
Allgemeine PDF-Fehlermeldungen
- INVALID_PDF_TAG - dieser Fehler zeigt an, dass EDGAR davon ausgeht, dass die PDF-Datei Formulare, Hyperlinks oder Skripte enthält.
- EMPTY_DOCUMENT - dieser Fehler tritt auf, wenn eine PDF-Datei nur mit Bildern eingereicht wird, d.h. es gibt keinen auswählbaren Text.
- INVALID_UNOFFICIAL_PDF - dieser Fehler zeigt an, dass die PDF-Datei nicht als offizielles Dokument betrachtet wird und dass es kein offizielles Dokument mit der gleichen Exponatbeschriftung gibt.
Die SEC stellt auch das folgende Dokument zur Verfügung, um PDF-Probleme und mögliche Lösungen zu erläutern.
Hinweis: Fehler in „inoffiziellen“ PDFs werden entfernt, aber der Rest der Einreichung wird akzeptiert, während Fehler in „offiziellen“ PDFs zu einer Aussetzung der Einreichung führen.
Funktion PDF-Komprimieren von Workiva
Um PDF-Probleme zu lösen, haben wir die Funktion PDF Komprimieren hinzugefügt. Diese Funktion ist auf der Seite mit dem SchrittErfassen im Menü neben der PDF-Datei verfügbar:
Zusätzlich zum Menü wird nach dem Einreichen einer Einreichung bei einer PDF-bezogenen EDGAR-Fehlermeldung eine Option zum Komprimieren der PDF-Datei angeboten.
Die Funktion PDF komprimieren bietet zwei Stufen der PDF-Verarbeitung: Standard und Umfassend.
- Standard entfernt die verbotenen PDF-Elemente wie im EDGAR Filer Manual beschrieben auf die am wenigsten invasive Weise.
- Umfassend führt die gleiche Verarbeitung wie Standard durch, baut aber zusätzlich die PDF-Datei neu auf, um die EDGAR-Validierungsprüfungen besser zu bestehen, und wird daher für die meisten Dokumente empfohlen
Darüber hinaus gibt es Erweitert als Optionen in der Funktion PDF komprimieren, einschließlich der Option Leere Seite einfügen , die eine Seite mit weißem Text auf weißem Hintergrund an einer bestimmten Stelle in Ihrem Dokument einfügt.
- Wenn Sie eine EMPTY_DOCUMENT-Fehlermeldung erhalten, wenden Sie sich am besten an den Ersteller der PDF-Datei, um ein Dokument zu erhalten, das auswählbaren Text enthält. Wenn Sie ein solches Dokument nicht erhalten können, beraten Sie sich mit Ihrer Rechtsabteilung, um festzustellen, ob dies in Ihrer Situation eine geeignete Option ist. Sie können auch die Option Leere Seite einfügen im Abschnitt Erweiterte Optionen in Betracht ziehen.
Prüfung
Wir empfehlen, die PDF-Datei nach der Komprimierung visuell zu überprüfen, um sicherzustellen, dass keine Artefakte oder unerwarteten Änderungen vorhanden sind.
Nach der Komprimierung können Sie die PDF-Datei im Menü des Schrittes „Erfassen“, im Schritt „Prüfung“ und in der Vorschau der Testeinreichung herunterladen und überprüfen.
Sollten Sie dabei Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an den Workiva Support.