Dieser Artikel richtet sich an:
- Benutzer mit Eigentümerrechten
Besitzer von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen können Automatisierungen über den rechten Bereich „ -Automatisierungen“ ( ) erstellen.
Erstellen Sie eine Automatisierung
Um eine Automatisierung zu erstellen:
- Klicken Sie auf das Pluszeichen im Bereich und geben Sie Ihrer Automatisierung einen aussagekräftigen Namen.
- Wählen Sie einen Auslöser aus dem Dropdown-Menü, um die entsprechenden Filter anzuzeigen. Sie können beispielsweise „ “ („Änderungen an Gliederungsbezeichnungen“) unter „ “ auswählen, um eine Automatisierung zu erstellen, die bei Änderungen an Gliederungsbezeichnungen ausgeführt wird.
- Füllen Sie die Auslösefilter aus. Wählen Sie z. B. die Abschnitte aus, auf die die Automatisierung abzielen soll, und welche Gliederungsetiketten und Mitwirkenden für überwacht werden sollen.
- Wählen Sie eine kompatible Aktion aus und füllen Sie die Aktionsdetails aus.
- Sie können beispielsweise die Option „E-Mail-Benachrichtigung senden“ auswählen und die Mitwirkenden angeben, an die die E-Mail gesendet werden soll.
- Alternativ können Sie „ “ auswählen, die Bearbeitung der Abschnittsperre festlegen („ “) und „ “ („Locked“; ) oder „ “ („Unlocked“; ) auswählen, wenn Sie die in den Triggerfiltern angegebenen Abschnitte sperren oder entsperren möchten.
- Sie können beispielsweise die Option „E-Mail-Benachrichtigung senden“ auswählen und die Mitwirkenden angeben, an die die E-Mail gesendet werden soll.
Lassen Sie Ihre Automatisierung laufen
Sobald Sie eine Automatisierung erfolgreich erstellt und gespeichert haben, wird Ihre Automatisierung auf den Auslöser achten und Ihre Aktion automatisch ausführen, sobald die Auslösebedingungen erfüllt sind.
| Wenn z. B. Mitarbeiter A eine Gliederungsbezeichnung für Abschnitt 1 in "Warten" ändert, sendet diese Automatisierung automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung an Mitarbeiter B. |
| Wenn Mitarbeiter A im Beispiel der Abschnittssperre eine Gliederungsbezeichnung für Abschnitt 1 in "Warten" ändert, wird Abschnitt 1 durch diese Automatisierung automatisch gesperrt, um weitere Bearbeitungen zu verhindern. |
| Oder wenn Mitarbeiter A die Gliederungsbezeichnung für Abschnitt 1 in "In Bearbeitung" ändert, wird durch diese Automatisierung Abschnitt 1 automatisch für Bearbeitungen freigeschaltet. |
Verfügbare Aktionen und ihre kompatiblen Auslöser
Wenn Sie eine bestimmte Aktion im Sinn haben, die Sie automatisieren möchten, finden Sie in der folgenden Tabelle eine Liste der derzeit verfügbaren Aktionen und ihrer kompatiblen Auslöser. Falls keine dieser Optionen Ihren Anforderungen entspricht, teilen Sie uns bitte unter mit, welche Art von Automatisierung Sie sich wünschen.
| Aktion | Kompatibler Auslöser | Beschreibung | Verfügbarkeit |
|---|---|---|---|
| E-Mail-Benachrichtigungen senden | Änderungen an Gliederungsbeschriftungen | Senden Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn sich eine Gliederungsbezeichnung für einen Abschnitt ändert. | Allgemeines Publikum |
| Abschnitt „ “ festlegen – Bearbeitung sperren | Änderungen an Gliederungsbeschriftungen | Sperren oder Entsperren eines Abschnitts, wenn sich eine Gliederungsbezeichnung für diesen Abschnitt ändert. | Allgemeines Publikum |
| Abschnitt „ “ im Eingabemodus festlegen | Änderungen an Gliederungsbeschriftungen | Setzen Sie den Eingabemodus für einen Abschnitt auf ein oder aus, wenn sich eine Gliederungsbezeichnung für diesen Abschnitt ändert. | Eine Datenerfassungsfunktion |
| Skript ausführen | Manuelle Ausführung | Manuelles Ausführen eines bestimmten Skripts. | Allgemeines Publikum |