Workiva Support Center

In Workiva wird Ihre Fähigkeit, auf eine Funktion zuzugreifen und mit ihr zu interagieren, entsprechend Ihrer Rolle festgelegt. Mit Hilfe von Rollen können Unternehmen den Zugriff eines Mitarbeiters auf die für seine Arbeit erforderlichen Tools beschränken. Sobald eine Rolle zugewiesen ist, kann der Zugriff durch die Verwendung von weiter eingeschränkt werden - z. B. die Möglichkeit, eine bestimmte Datei anzuzeigen oder zu bearbeiten. Chains folgt demselben Modell, enthält aber eine Untergruppe von Berechtigungen, die nur für Chains gelten.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie in Chains Benutzergruppen erstellen, entsprechende Rollen zuweisen und die erforderlichen Berechtigungen einrichten.

Schritt 1: Erstellen Sie die Benutzergruppe "Chain Owners

Zunächst muss jemand mit der Rolle Chain Security Admin neue Benutzergruppen erstellen und die Mitarbeiter in diese Gruppen einordnen. Diese Gruppen definieren die Fähigkeiten, die jede Person in Ihrer Software hat.

Sie müssen mindestens eine Gruppe Chain Owners erstellen, die es Benutzern erlaubt, Ketten anzuzeigen, auszuführen, zu bearbeiten und zu erstellen.

So geht's:

1. Von Workiva Home aus klicken Sie auf Einstellungen oben links.
2. Wählen Sie unter Arbeitsplatzeinstellungen die Registerkarte Gruppen.
3. Klicken Sie auf Gruppe erstellen auf der rechten Seite.
4. Nennen Sie diese Gruppe Ketteneigentümer.
5. Fügen Sie nun der Gruppe Mitglieder des Arbeitsbereichs hinzu, indem Sie nach Personen suchen oder diese auswählen. Denken Sie daran, dass Benutzer in dieser Gruppe die Möglichkeit haben, Ketten anzuzeigen, auszuführen, zu bearbeiten und zu erstellen.
6. Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche Gruppe erstellen.

Die Berechtigungen für diese Gruppe legen Sie in Schritt 4 fest.

Hinweis: Benötigen Sie weitere Hilfe? Klicken Sie hier, um unseren vollständigen Artikel über die Einrichtung von Benutzergruppen zu lesen.

Zusätzliche Benutzergruppen anlegen

Sie haben nun eine Gruppe Chain Owner eingerichtet, die vollständigen Zugriff auf Ketten hat. Dies ist die einzige erforderliche Gruppe, aber Sie möchten vielleicht auch anderen Mitarbeitern den Zugriff auf Ketten erlauben.

In diesem Fall empfehlen wir, wie oben beschrieben zwei zusätzliche Gruppen zu erstellen:

• Kettenbetrachter: Diese Gruppe hat nur Zugriff auf Chains.
• Kettenläufer: Diese Gruppe kann Ketten anzeigen und ausführen, aber nicht ändern oder erstellen.

Schritt 2: Neue Benutzerrollen zuweisen

Nachdem Sie nun die Benutzergruppen für Ihre Mitarbeiter eingerichtet haben, müssen Sie jeder Person eine aktualisierte Rolle zuweisen.

Wir empfehlen Folgendes:

• Entfernen Sie die Rolle des Kettenbesitzers von allen Chains-Benutzern: Diese Legacy-Rolle gewährt Admin-Zugriff auf alle Chains-Einstellungen und Objekte. Sie ist nicht mehr notwendig und kann Benutzern unerwünschten Zugriff auf Ihre Ketten ermöglichen.
• Weisen Sie allen Chains-Benutzern die Rolle "Chain Builder" zu: Die Chain Builder-Rolle ermöglicht den Zugriff auf die Chains-Plattform selbst, gewährt aber keine weiteren Fähigkeiten.
• Weisen Sie mindestens einer Person die Rolle "Chain Security Admin" zu: Mit dieser Rolle kann der Administrator anderen Benutzern Berechtigungen zuweisen. Mindestens eine Person sollte über diese Fähigkeit verfügen.

Um die Rollen Ihrer Mitglieder zu aktualisieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf der Workiva-Homepage auf das Symbol People oben links, um den Bildschirm Mitglieder aufzurufen.
2. Markieren Sie auf dem Bildschirm Mitglieder das Kästchen neben jeder Person, die Sie aktualisieren möchten.
3. Klicken Sie oben auf Rollen bearbeiten .
4. Setzen Sie ein Häkchen, um eine Rolle zu übernehmen, oder entfernen Sie das Häkchen, um eine Rolle zu entfernen. Ein Bindestrich in einem Kontrollkästchen zeigt an, dass einige der ausgewählten Mitglieder diese Rolle bereits innehaben.
5. Klicken Sie zum Abschluss auf Übernehmen.

Hinweis: Benötigen Sie weitere Hilfe? Klicken Sie hier, um unseren vollständigen Artikel über den Rollenwechsel zu lesen.

Schritt 3: Legen Sie die Berechtigungen für Ihre neuen Gruppen fest

Zu diesem Zeitpunkt sollten Ihre Mitarbeiter ihre neuen Rollen und Gruppen zugewiesen bekommen haben. Der letzte Schritt besteht darin, jeder Gruppe eindeutige Berechtigungen zuzuweisen. Diese Berechtigungen bestimmen wiederum den Umfang der Zugriffsrechte, die jedem Mitarbeiter gewährt werden.

Hier erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen zuweisen:

1. Klicken Sie im Chain Builder auf Einstellungen oben links.
2. Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste Users & Permissions.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte "Berechtigungen" die Gruppe Chain Owners.
4. Setzen Sie unter Berechtigungen auf der rechten Seite ein Häkchen bei Creator. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

An diesem Punkt haben Sie die Anwendung von Berechtigungen auf die Gruppe der Ketteneigentümer abgeschlossen. Wenn Sie die optionalen Gruppen Chain Viewers oder Chain Runners erstellt haben, wiederholen Sie diesen Schritt und wählen Sie die entsprechenden Berechtigungen für diese Gruppe.

Schritt 4: Entfernen von Berechtigungen aus der Benutzergruppe Standard

Alle neuen Chains-Benutzer werden automatisch in die Benutzergruppe Default aufgenommen. Diese Benutzergruppe ist nur in Chains sichtbar und wird im Rest von Workiva nicht angezeigt. Sie kann nicht gelöscht oder entfernt werden.

Da diese Gruppe alle Personen in Ihrem Arbeitsbereich umfasst, empfehlen wir, die meisten ihrer Berechtigungen zu entfernen.

Hinweis: Vergewissern Sie sich, bevor Sie mit diesem Schritt fortfahren, dass alle Benutzer anderen Gruppen mit entsprechenden Berechtigungen zugewiesen sind. Wenn Sie der Gruppe Default die Berechtigungen entziehen, werden sie allen Benutzern entzogen, die nur dieser Gruppe zugewiesen sind.

1. Klicken Sie im Chain Builder auf Einstellungen oben links.
2. Wählen Sie in der oberen Navigationsleiste Users & Permissions.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte "Berechtigungen" die Benutzergruppe Standard.
4. Entfernen Sie auf der rechten Seite die Häkchen in den Kästchen, um alle Berechtigungen zu entfernen. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Verständnis der Berechtigungsstufen

Die Berechtigungsebenen in Chains sind abgestuft und korreliert, d.h. einige Berechtigungen werden automatisch aktiviert, wenn eine übergeordnete Berechtigung aktiviert ist. Das Recht "Ersteller" gewährt beispielsweise automatisch die Rechte "Ausführender" und "Bearbeiter".

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Kontrollkästchen innerhalb eines Arbeitsbereichs ausgewählt werden können.

Hinweis: Die Berechtigungen Viewer und Admin können nicht auf Arbeitsbereichsebene vergeben werden. Die Betrachterberechtigung ist eine Standardberechtigung, die allen Mitgliedern des Arbeitsbereichs erteilt wird, und die Administratorberechtigung wird durch die Rolle des Benutzers erteilt.

FAQ

Kann ich einzelnen Ketten Berechtigungen zuweisen?

Ja, aber dazu sind Environment Security Admin-Rechte in der übergeordneten Umgebung der Kette erforderlich.

Erfahren Sie mehr über die Zuweisung von Berechtigungen für einzelne Ketten