Workiva Support Center

In Workiva wird Ihre Fähigkeit, auf eine Funktion zuzugreifen und mit ihr zu interagieren, entsprechend Ihrer Rolle festgelegt. Mit Hilfe von Rollen können Unternehmen den Zugriff eines Mitarbeiters auf die für seine Arbeit erforderlichen Tools beschränken. Sobald eine Rolle zugewiesen ist, kann der Zugriff durch die Verwendung von weiter eingeschränkt werden - z. B. die Möglichkeit, eine bestimmte Datei anzuzeigen oder zu bearbeiten. Chains folgt demselben Modell, enthält aber eine Untergruppe von Berechtigungen, die nur für Chains gelten.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie in Chains Benutzergruppen erstellen, entsprechende Rollen zuweisen und die erforderlichen Berechtigungen einrichten.

Schritt 1: Erstellen Sie die Benutzergruppe "Chain Owners

Zunächst muss jemand mit der Rolle Chain Security Admin neue Benutzergruppen erstellen und die Mitarbeiter in diese Gruppen einordnen. Diese Gruppen definieren die Fähigkeiten, die jede Person in Ihrer Software hat.

Sie müssen mindestens eine Gruppe Chain Owners erstellen, die es Benutzern erlaubt, Ketten anzuzeigen, auszuführen, zu bearbeiten und zu erstellen.

So geht's:

1. Klicken Sie auf der Workiva-Startseite oben rechts auf Ihr Profil-Symbol.
2. Wählen Sie im Pulldown-Menü „ “ („Arbeitsplatz-Einstellungen“) und dann „ “ („Arbeitsplatz-Einstellungen“) aus.
3. Wählen Sie die Registerkarte „ -Gruppen“ unter „ “ aus.
4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen auf der rechten Seite.
   
5. Nennen Sie diese Gruppe Ketteneigentümer.
6. Fügen Sie nun Mitglieder des Arbeitsbereichs zu dieser Gruppe hinzu, indem Sie nach Personen suchen oder diese auswählen. Denken Sie daran, dass Benutzer in dieser Gruppe die Möglichkeit haben, Ketten anzuzeigen, auszuführen, zu bearbeiten und zu erstellen.
7. Klicken Sie zum Abschluss auf Gruppe erstellen.

Die Berechtigungen für diese Gruppe legen Sie in Schritt 4 fest.

Hinweis: Benötigen Sie weitere Hilfe? Klicken Sie hier, um unseren vollständigen Artikel über die Einrichtung von Benutzergruppen zu lesen.

Zusätzliche Benutzergruppen anlegen

Sie haben nun eine Gruppe Chain Owner eingerichtet, die vollständigen Zugriff auf Ketten hat. Dies ist die einzige Gruppe „ “, die für „ “ erforderlich ist, aber möglicherweise möchten Sie auch anderen Benutzern den Zugriff auf Ketten gewähren.

In diesem Fall empfehlen wir, wie oben beschrieben zwei zusätzliche Gruppen zu erstellen:

• Kettenbetrachter: Diese Gruppe hat nur Zugriff auf Chains.
• Kettenläufer: Diese Gruppe kann Ketten anzeigen und ausführen, aber nicht ändern oder erstellen.

Schritt 2: Neue Benutzerrollen in einem Schritt zuweisen

Nachdem Sie nun die Benutzergruppen für Ihre Mitarbeiter eingerichtet haben, müssen Sie jeder Person eine aktualisierte Rolle zuweisen.

Wir empfehlen Folgendes:

• Entfernen Sie die Rolle des Kettenbesitzers von allen Chains-Benutzern: Diese Legacy-Rolle gewährt Admin-Zugriff auf alle Chains-Einstellungen und Objekte. Sie ist nicht mehr notwendig und kann Benutzern unerwünschten Zugriff auf Ihre Ketten ermöglichen.
• Weisen Sie allen Chains-Benutzern die Rolle "Chain Builder" zu: Die Chain Builder-Rolle ermöglicht den Zugriff auf die Chains-Plattform selbst, gewährt aber keine weiteren Fähigkeiten.
• Weisen Sie mindestens einer Person die Rolle "Chain Security Admin" zu: Mit dieser Rolle kann der Administrator anderen Benutzern Berechtigungen zuweisen. Mindestens eine Person muss über diese Fähigkeit verfügen.

Um die Rollen Ihrer Mitglieder zu aktualisieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf der Workiva-Startseite oben rechts auf Ihr Profil-Symbol.
   
2. Wählen Sie im Pulldown-Menü „ “ („Arbeitsplatz-Einstellungen“) und dann „ “ („Arbeitsplatz-Einstellungen“) aus.
3. Wählen Sie die Registerkarte „ -Mitglieder“ ( ) aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Benutzer, dessen Rollen Sie bearbeiten möchten.
   
4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf „ “ ( bearbeiten) und wählen Sie „ Roles“ (Rollen verwalten) aus.
   
5. Im Dialogfeld „ : Rollen bearbeiten“ ( ) aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um eine Rolle auf alle ausgewählten Benutzer anzuwenden bzw. von diesen zu entfernen. Ein Bindestrich in einem Kontrollkästchen zeigt an, dass einige der ausgewählten Mitglieder diese Rolle bereits innehaben.
   
6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf „ “ und anschließend auf „Änderungen übernehmen“ ( ), um den Vorgang abzuschließen.
   

Einzelne Benutzerrollen ändern

1. Klicken Sie auf der Workiva-Startseite oben rechts auf Ihr Profil-Symbol.
   
2. Wählen Sie im Pulldown-Menü „ “ („Arbeitsplatz-Einstellungen“) und dann „ “ („Arbeitsplatz-Einstellungen“) aus.
3. Wählen Sie die Registerkarte „ -Mitglieder“ ( ) aus und doppelklicken Sie auf den Benutzer, dessen Rollen Sie bearbeiten möchten.
   
4. Klicken Sie im Dropdown-Menü „Workspace-Rollen“ auf jede Rolle, die Sie dem Benutzer zuweisen möchten. Um eine Rolle zu entfernen, klicken Sie in der Benutzerzeile neben dieser Rolle auf das Symbol „ “ (X) .
5. Klicken Sie auf das blaue Häkchen-Symbol, um Ihre Aufgaben anzunehmen.
6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf „ “ und anschließend auf „Änderungen übernehmen“ ( ), um den Vorgang abzuschließen.
   

Hinweis: Benötigen Sie weitere Hilfe? Klicken Sie hier, um unseren vollständigen Artikel über den Rollenwechsel zu lesen.

Schritt 3: Legen Sie die Berechtigungen für Ihre neuen Gruppen fest

Zu diesem Zeitpunkt sollten Ihren Mitgliedern ihre neuen Rollen und Gruppen zugewiesen worden sein. Der letzte Schritt besteht darin, jeder Gruppe eindeutige Berechtigungen zuzuweisen. Diese Berechtigungen bestimmen wiederum den Umfang der Zugriffsrechte, die jedem Mitarbeiter gewährt werden.

Hinweis: Um diese Aufgabe ausführen zu können, muss Ihnen die Rolle „ Chain Security Admin“ zugewiesen sein.

Hier erfahren Sie, wie Sie Berechtigungen zuweisen:

1. Klicken Sie auf der Workiva-Startseite im linken Navigationsmenü auf „ -Chains“ ( ).
2. Klicken Sie auf der neuen Registerkarte „Chains“ oben rechts auf Ihr Profilsymbol.
   
3. Wählen Sie im Pulldown-Menü „ -Ketten verwalten“ ( ) aus und wählen Sie dort „ -Arbeitsbereichseinstellungen“ ( ) aus.
   
4. Wählen Sie oben in der Navigationsleiste „ -Benutzer und -Berechtigungen“ ( ) aus,
5. Wählen Sie auf der Registerkarte "Berechtigungen" die Gruppe Chain Owners.
   
6. Aktivieren Sie unter „ -Berechtigungen“ ( ) auf der rechten Seite das Kontrollkästchen „ -Ersteller“ ( ), um diese zu markieren. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.
   

An diesem Punkt haben Sie die Anwendung von Berechtigungen auf die Gruppe der Ketteneigentümer abgeschlossen. Falls Sie weitere Gruppen angelegt haben, wie beispielsweise „Kettenbetrachter“ oder „Kettenläufer“, wiederholen Sie diesen Schritt und wählen Sie die entsprechenden Berechtigungen für die jeweilige Gruppe aus.

Hinweis: Sobald Ketten erstellt wurden, öffnet sich durch Klicken auf „ “ („Kettenberechtigungen“) ein Fenster, in dem Sie den einzelnen Ketten Lese-, Ausführungs-, Bearbeitungs- und Administratorrechte zuweisen oder entziehen können.

Schritt 4: Entfernen von Berechtigungen aus der Benutzergruppe Standard

Alle neuen Chains-Benutzer werden automatisch in die Benutzergruppe Default aufgenommen. Diese Benutzergruppe ist nur in Chains sichtbar und wird im Rest von Workiva nicht angezeigt. Sie kann nicht gelöscht oder entfernt werden.

Da diese Gruppe alle Personen in Ihrem Arbeitsbereich umfasst, empfehlen wir, die meisten ihrer Berechtigungen zu entfernen.

Hinweis: Vergewissern Sie sich, bevor Sie mit diesem Schritt fortfahren, dass alle Benutzer anderen Gruppen mit entsprechenden Berechtigungen zugewiesen sind. Wenn Sie der Gruppe Default die Berechtigungen entziehen, werden sie allen Benutzern entzogen, die nur dieser Gruppe zugewiesen sind.

1. Klicken Sie im Chain Builder auf Einstellungen oben links.
2. Wählen Sie oben in der Navigationsleiste „ -Benutzer und -Berechtigungen“ ( ) aus,
3. Wählen Sie auf der Registerkarte „Berechtigungen“ die Benutzergruppe „ “ unter „Standard “ in „ -Kettenberechtigungen“ aus.
   
4. Entfernen Sie auf der rechten Seite die Häkchen in den Kästchen, um alle Berechtigungen zu entfernen. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert.

Verständnis der Berechtigungsstufen

Die Berechtigungsebenen in Chains sind abgestuft und korreliert, d.h. einige Berechtigungen werden automatisch aktiviert, wenn eine übergeordnete Berechtigung aktiviert ist. Das Recht "Ersteller" gewährt beispielsweise automatisch die Rechte "Ausführender" und "Bearbeiter".

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Kontrollkästchen innerhalb eines Arbeitsbereichs ausgewählt werden können.

Hinweis: Die Berechtigungen Viewer und Admin können nicht auf Arbeitsbereichsebene vergeben werden. Die Betrachterberechtigung ist eine Standardberechtigung, die allen Mitgliedern des Arbeitsbereichs erteilt wird, und die Administratorberechtigung wird durch die Rolle des Benutzers erteilt.

FAQ

Kann ich einzelnen Ketten Berechtigungen zuweisen?

Ja, dafür sind jedoch die Rechte eines „ -Umgebungssicherheitsadministrators“ ( ) in der übergeordneten Umgebung der Kette erforderlich.

Erfahren Sie mehr über die Zuweisung von Berechtigungen für einzelne Ketten