當各個文件之間存在大量通用內容,而使用方式僅有細微差別時,內容佔位符是一種可以重複使用內容的方式,同時還能靈活地指定變化。使用內容佔位符,您可以建立允許計劃變數的來源鏈接,或使用不含連結的連結來建立文件範本。
以下是一些如何使用內容佔位符的範例:
- 在來源連結中插入佔位符 以允許目標中的變數內容
- 為敘述建立範本 ,並顯示每次使用敘述時需要更新動態內容的位置
- 為標準報告語言引入多樣性
您甚至可以 將佔位符連接到電子表格 並使用資料快速輸入和更新多個佔位符的值。
功能可用性
- 內容佔位符目前僅在文件和簡報中可用。
- 此功能目前適用於選定的解決方案類型。請聯繫您的 CSM 以獲取更多信息
建立新的佔位符
若要在單一檔案中建立佔位符:
- 開啟 內容佔位符 面板。
- 按一下 新增內容佔位符 圖示。
- 為佔位符新增標籤和可選描述。
當佔位符插入文件中時,佔位符標籤會一直顯示,直到您為其指定值。 - 按 一下新增 儲存佔位符,或按 新 增並插入 在檔案中遊標所在的位置插入佔位符。
您的佔位符已新增至 佔位符 面板,您可以將其插入文件中的任何位置。
插入佔位符
若要在文件中插入佔位符:
- 點選文件中想要新增佔位符的位置。如果您想用佔位符替換現有文本,請反白顯示要替換的文本。
- 在 內容佔位符 面板中,按一下佔位符旁的下拉箭頭,然後選擇 在選取處插入。
您可以在文件中反白顯示新的佔位符,並新增在為佔位符新增值時所需的文字格式(如強調或顏色)。
在文件中插入所有必要的佔位符後,您可以:
- 點擊 檔案工具列中的[ ]另存為 ,將檔案另存為模板
- 突出顯示內容並右鍵單擊以 建立來源連結 並將其用作不同文件中的目標鏈接
- 將佔位符連接到電子表格中的數據,以快速填入佔位符集的動態值
連接到 Workiva 電子表格
當您將佔位符連接到 Workiva 電子表格中的資料時,您可以:
- 保持資料井然有序、保持最新狀態並集中儲存在一個位置
- 透過識別鍵快速填入文件中的佔位符值
- 在多個檔案中使用一組內容佔位符
在此過程中,您使用電子表格中的資料向佔位符新增值,而不是建立 連結。
連接電子表格的過程分為兩個部分:
配置電子表格中的數據
若要為多組佔位符值設定電子表格,請建立新的 Workiva 電子表格或使用現有電子表格。確保執行以下操作:
- 設定資料範圍,並使用第一行或第一列作為您想要使用的佔位符標籤 — 如果您編寫了要在多個辦公地點使用的敘述,這些標籤可以是“辦公室經理”或“地址”等
- 為每個敘述用獨特的值集填入行和列
設定連接
一旦您建立了電子表格並填寫了佔位符的值,您就可以將其連接到您的文件。
- 從 內容佔位符 面板中,按一下 新增連線 圖示。
- 選擇包含佔位符資料的電子表格,然後按一下 選擇。
- 完成 步驟 1:輸入連線的資料範圍。
- 選擇您想要連線的工作表。
- 輸入電子表格中要使用的 資料範圍 ,例如 A1:C4。確保範圍包含佔位符標籤和值。
- 如果需要查看連接電子表格以驗證儲存格範圍,請按一下檔案的超連結名稱。
- 指示 資料欄位 是否位於資料範圍的第1行或第1列。
- 完成 第 2 步:檢查內容佔位符並選擇鍵。
- 電子表格中的佔位符標籤列在 來源 欄位中。在 佔位符 列中,您可以選擇文件中要對應的現有佔位符,也可以透過在方塊中鍵入來建立新的佔位符。
- 選擇一個 佔位符鍵 將其固定到佔位符列表的頂部。您將使用該鍵來識別用於填入佔位符的資料集。確保選擇的鍵具有在任何資料集中均不重複的不同值。您也可以選擇具有不同值組合的多個鍵。
- 按一下儲存以完成。
您的連線的佔位符現在顯示在 內容佔位符 面板中。
如果您沒有將佔位符對應到文件中的現有佔位符,現在可以使用每個佔位符下拉式選單中的 在選擇處插入 將它們新增至您的文件。
管理連線
電子表格連接的下拉式選單提供了多種管理連線的方法。
- 查看來源資料: 前往連接的電子表格查看數據
- 編輯連線: 返回 設定連線 模式以修改資料範圍、佔位符映射或鍵 <!-- >
- Change source: Select a new spreadsheet to use for the placeholder connection source <!--> <!-- >
-
Revert to placeholders: Delete the values entered and replace them with their placeholder labels in the document
<!--> - 與來源斷開連接:刪除與來源電子表格的連接,但保留佔位符和輸入的值
- 刪除佔位符:刪除與來源的連接並刪除佔位符,但為佔位符輸入的任何值都會保留在文件中
若要刷新連接,請按一下 刷新連接 圖示。電子表格中更新的任何值現在都將在您的文件中更新。
使用 XBRL 標記佔位符
建立佔位符後,您可以選擇將 XBRL 套用到佔位符的單一用法,而不是將 XBRL 套用到佔位符的所有用法。這使您可以靈活地將標籤準確地放置在您想要的位置,而不會影響其他標籤。XBRL 可套用於文字、來源連結或目標連結中的佔位符。您可以將 XBRL 應用於佔位符,就像將 XBRL 應用於其他資訊一樣。有關標記 XBRL 的更多信息,請參閱 標記事實。
新增佔位符值
使用 內容佔位符 面板為佔位符新增值。您在面板中輸入的值將取代文字中的標籤,但保留格式。新增值的方式取決於佔位符是否與電子表格中的資料相連。
- 在 內容佔位符 面板中,輸入單一佔位符的值。
- 按下鍵盤上的 Enter 。
該值將取代文件中的佔位符標籤,但保留格式。
清除佔位符值
若要清除文件中的所有佔位符值,請按一下面板中的清除圖示。所有佔位符值都被清除並替換為其對應的佔位符標籤。
隱藏和取消隱藏佔位符
如果您不需要為佔位符新增值,則可以將其從文件中隱藏,這樣標籤就不會顯示。您只能隱藏沒有值的佔位符。例如,您可能在文件中有「位址行 1」和「位址行 2」的佔位符。如果您不想顯示「地址行 2」的任何內容,您可以將其從文件中隱藏。
有兩種方法可以隱藏文件中的佔位符:
- 將滑鼠懸停在面板中的佔位符上,然後按一下 從文件中隱藏 圖示
- 在佔位符的下拉式選單中選擇 從文件中隱藏 ][
佔位符標籤不再顯示在文件中。
有兩種方法可以取消隱藏文件中的佔位符:
- 將滑鼠懸停在面板中的佔位符上,然後按一下 從文件中取消隱藏 圖示
- 在佔位符的下拉式選單中選擇 從文件中取消隱藏 ][
佔位符標籤現在在文件中可見。
自動隱藏沒有值的佔位符
您也可以選擇在未輸入任何值時自動隱藏內容佔位符標籤。
- 在 內容佔位符 面板中,展開佔位符的下拉式選單並選 擇 屬性。
- 選擇 從文件中隱 藏。
- 點選 儲 存。
當佔位符沒有分配值時,它將在文件中被隱藏。
刪除預留位置
您可以單獨或按群組刪除佔位符。如果刪除已經有值的佔位符,則該值仍保留在文件中。
- 在 內容佔位符 面板中,展開佔位符的下拉式選單。
- 選擇 刪除。
佔位符已從面板和文件中刪除。如果您已經為佔位符輸入了值,則該值將保留在文件中。
- 在 內容佔位符 面板中,展開連接的下拉式選單。
- 選擇 刪除連接。
佔位符已從面板和文件中刪除。如果您已經為任何占位符輸入了值,則這些值將保留在文件中。
需要了解的事情
複製包含佔位符的資料夾時:
- 如果佔位符電子表格位於複製的資料夾內:任何占位符連接都會自動更新以指向目標資料夾中新複製的電子表格。
- 如果佔位符電子表格不在複製的資料夾中:任何占位符連接都會保持連結到原始電子表格,並且不會對這些連接進行任何更新。