監控流程

流程開始後，您將能夠追蹤每個操作的狀態，並根據需要在流程狀態視圖中進行編輯。

注意：只有憑證操作和信件在傳送給承辦人後無法編輯。

檢視操作狀態

在此視圖中，您會在每個操作旁邊看到狀態：

• 已傳送 此工作或請求已傳送給承辦人
• 已完全 此工作已由承辦人（或核准者，如果已指派）標記為已完成
• 核准 此工作已由承辦人完成，正在等待核准者審閱
• 已退回 此工作已遭到核准者拒絕，並退回給承辦人進行修訂
• 已取消 此工作或其所在的流程已遭到取消

 

使用可配置的欄自訂您的操作清單檢視表。使用加號新增欄或點擊欄標題以檢視配置選項。

• 向左移動欄：將選取的欄向左移動一個空格
• 向右移動欄：將選取的欄向右移動一個空格
• 新增欄：選取其他可用欄以新增到右側的檢視表中
• 移除欄：從檢視表中移除選取的欄

 

您可以在右側面板的圖表中，檢視您的操作在每個類別中所佔的百分比。

 

編輯或取消操作

即使目前正在執行，您也可以使用單個操作旁邊的下拉式選單來更改現有操作。

注意：只有憑證操作和信件在傳送給承辦人後無法編輯。

編輯操作

若要編輯現有操作：

1. 按一下操作旁邊的下拉箭頭。
2. 從選單中選取「編輯操作」(Edit Action)。

您可以編輯操作的任何部分，包括承辦人、位置和截止日期。儲存編輯後，承辦人和核准者（如果適用）會收到電子郵件通知。

注意：編輯承辦人或位置將自動選取「儲存時重新啟動操作」核取方塊。編輯承辦人或位置時需要重新啟動，但對於所有其他編輯是可自由選擇的。

 

編輯內容請求

注意：內容請求目前僅在 ESG 解決方案和資料收集或 ESG 合規附加元件中可用。

編輯內容要求時，承辦人和核准者的權限都會自動更新：

• 新的承辦人會得到「編輯」存取權限。舊的承辦人則設為「無」權限。
• 新的核准者會得到「檢視」存取權限。舊的核准者則設為「無」權限。

編輯位置時權限的運作方式類似，因為用戶會自動得到新位置的存取權限，舊位置的權限則設為「無」。

注意：核准者可以隨時變更，但當狀態設為「核准」或「已傳回」時，不能完全移除核准者。在這些狀態下，您必須重新啟動動作才能完成移除。

 

取消操作

如果您在目前的程序中不再需要某個操作，且該操作尚未完成，您可以按一下箭頭並選取「取消」來取消該操作。如此一來，操作的工作便會取消，且會通知受指派者。如果合作者得到了已傳送之內容請求的編輯權限，則他們的權限級別將被重新指派為「無」。

 

新增其他操作

如果您已經啟動流程，仍然可以在執行流程時新增其他操作。

若要從此視圖新增操作：

1. 按一下工具列中的「新增操作」(Add Action) 。
2. 選取一種操作。
3. 輸入您的操作資訊。
   
4. 如果您的流程設定為逐一執行，請選擇您希望新的操作要接續哪個現有操作。
5. 按一下「新增操作」(Add Action) 以開始您的操作，並通知承辦人新的工作。

 

傳送提醒

如果承辦人或核准者尚未完成其工作，您可以傳送提醒。提醒僅會傳送給該工作目前指派的人員。

若要傳送單個操作的提醒：

1. 按一下操作旁邊的箭頭。
2. 選取「提醒」(Remind) 以自動向目前的承辦人傳送提醒。

您也可以使用工具列中的「提醒」(Remind) 功能來傳送多個操作的提醒。您可以為所有未完成的工作，或只為處於特定狀態的工作（例如已傳送或已退回）傳送提醒。

 

取消流程

如果您不再需要已經開始的流程，您可以取消該流程，進而停止目前正在進行的任何操作，並避免送出新工作。

注意：如果您想從主頁或檔案中刪除正在執行的流程檔案，您需要先取消該流程。

若要取消流程，請按一下工具列中的「取消」(Cancel)。按下後將取消所有正在執行的操作，並通知承辦人，他們的工作已取消。

注意：取消程序不會重設已傳送工作的任何檔案權限。但是，如果合作者得到了已傳送之內容請求的編輯權限，則他們的權限級別將被重新指派為「無」。

您還會收到一封電子郵件，告知您在流程取消之前完成了多少工作，以及有多少操作被取消。

 

從「主頁」監控所有程序

「主頁」中的「程序」清單提供了一種有用的方法來一次監控多個程序的狀態。

「程序」清單顯示您至少具有「查閱者」權限的所有程序。僅顯示已啟動的程序。

您可以看到每個程序的以下資訊：

• 程序名稱：程序的標題
• 建立者：啟動程序的人
• 啟動日期：程序啟動的日期
• 到期日：程序到期日期
• 完成日期：程序完成的日期
• 狀態：顯示每個狀態類別中程序操作的百分比

從此清單中，您可以點擊每個程序的下拉式選單以：

• 前往程序
• 傳送提醒
• 更新和檢視程序屬性
• 檢視權限

 

排序和篩選程序清單

您可以使用排序和篩選功能來顯示特定於您要查找的程序。

• 排序

  預設情況下，清單從最近啟動的程序啟動排序。您可以透過點擊欄標題以按遞增排序來更改此設定。再次點擊標題以遞減排序。您可以使用「程序時間 」、「 啟動日期」和「到期日」欄標題對清單進行排序。

  
  

 

• 篩選

  使用篩選條件選項根據定義的特徵縮小顯示的程序清單。您可以使用下拉選項和搜尋列進行篩選。

  點擊「篩選條件」圖示以展開下拉清單並選取您希望查看的程序的狀態。

  

  要使用搜尋方塊，請輸入全部或部分程序名稱。該清單將篩選以顯示包含您鍵入的確切字元輸入字串的「程序名稱」。

  

  找到要查找的程序後，點擊「程序名稱」以打開檔案，或展開下拉選單以獲取更多選項。

 

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