流程檔案可以讓您在同一個地方指派工作和請求核准,藉此自動化工作流程。在此文章中,您將學習如何建立流程和新增操作。
建立流程
在指派工作和提出內容請求之前,您需要先建立流程檔案。
注意:雖然一個流程可以有多個合作者編輯,但一次只能有一個使用者進行編輯。如果多個使用者同時編輯一個流程,可能有部分更新不會儲存。
若要建立新流程:
- 從主頁按一下「建立」(Create)。
- 從選單中選取「流程」(Process) 以開啟編輯器。
給您的新程序一個「名稱」。您還可以選取「程序截止日期」作為程序完成時間的目標。如果截止日期已過且程序仍未完成,程序將繼續運行。
您也可以從此面板更改操作的執行順序:
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也可以透過點擊工具列上的「屬性」在「程序屬性」中修改這些詳細資訊。
新增操作
建立流程後,您可以從工具列或編輯器中的「新增操作」(Add Action) 按鈕來新增第一個操作。操作有兩種類型:
- 工作會通知合作者待完成的工作
- 內容請求是附加到檔案特定區段的工作,會自動授予所選使用者新增內容的權限
針對內容請求,一旦操作開始,承辦人便會獲得對所選檔案位置的編輯者權限。承辦人完成工作後,核准者(如果已指派)會收到審閱其成果的工作,以及對您的檔案的查閱者權限。
注意:將工作標記為完成後,承辦人和核准者都會保留查閱者存取權限。進一步了解流程工作中的權限。
新增操作後,請直接在行中,或從「操作詳細資訊」(Action Details) 面板中填寫欄位。按一下任一行即可在面板中檢視更多詳細資訊。每項操作必須包括:
- 標題:操作名稱
- 承辦人:需要完成工作的合作者
您也可以從「操作詳細資訊」(Action Details) 面板中新增:
- 核准者(選填):指派一名合作者來核准承辦人的內容,或將其退回以進一步修訂
- 「檔案」和「區段」(可選):選取受指派者應在其中完成工作的檔案
- 截止日期(選填):讓承辦人知道工作需要何時完成
- 說明(選填):新增承辦人完成此工作可能需要的任何其他資訊
如果您的操作是「內容請求」(Content Request),您還需要填寫:
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您可以在工具列中按一下「新增操作」(Add Action) 來新增更多操作。從工具列中新增的操作會置於列表底部。
若要更改操作的順序,請使用工具列來向上或向下移動。
複製和刪除操作
您可以從每個操作旁邊的下拉式選單中複製或刪除操作。複製操作可快速建立附加到同一檔案位置的工作。
複製操作
若要複製操作:
- 按一下操作旁邊的箭頭。
- 選取「複製操作」(Duplicate Action)。
複製的操作會直接置於所選操作的下方。您也可以選取「在之後新增操作」(Add Action After),建立所有欄位皆為空白的相同操作類型的副本。
刪除操作
若要從選單中刪除操作:
- 按一下操作旁邊的箭頭。
- 選取「刪除操作」(Delete Action)。
您也可以選擇一個操作並按一下「刪除操作」(Delete Action) 來刪除您選擇的操作。
下一步
完成新增並排列操作後,您就可以開始您的流程了。