建立流程

流程檔案可以讓您在同一個地方指派工作和請求核准，藉此自動化工作流程。在此文章中，您將學習如何建立流程和新增操作。

 

建立流程

在指派工作和提出內容請求之前，您需要先建立流程檔案。

注意：雖然一個流程可以有多個合作者編輯，但一次只能有一個使用者進行編輯。如果多個使用者同時編輯一個流程，可能有部分更新不會儲存。

若要建立新流程：

1. 從主頁按一下「建立」(Create)。
2. 從選單中，選取程序以打開程序建立器。
3. 按兩下要編輯的程序名稱。
4. 展開下拉選單以選取操作順序。
   • 全部同時執行會在您執行程序時立刻開始所有的操作
   • 逐一執行會等到程序中的第一個操作完成後，才開始下一個操作

您也可以按一下工具列中的屬性以：

• 變更程序名稱
• 選取程序截止日期作為程序應完成時間的目標。如果截止日期已過且程序仍未完成，程序將繼續運行。
• 變更操作順序
• 變更憑證選項

 

新增操作

建立流程後，您可以從工具列或編輯器中的「新增操作」(Add Action) 按鈕來新增第一個操作。操作有四種類型：

• 工作會通知合作者待完成的工作
• 內容請求是附加到檔案特定區段的工作，自動授予所選取用戶新增其內容的權限
• 憑證是專門用於傳送待簽署信件的工作
• 批次憑證用於一次向多人傳送一封信件的副本。每個承辦人的單獨憑證操作將新增至流程中。

注意：內容請求目前僅在 ESG 解決方案和資料收集或 ESG 合規附加元件中可用。

注意：正在逐步引入新憑證產品。如果您還沒有新產品，可以繼續使用舊版產品，但要盡可能在 2023 年 6 月 30 日之前遷移。

 

針對內容請求，一旦操作開始，承辦人便會獲得對所選檔案位置的編輯者權限。承辦人完成工作後，核准者（如果已指派）會收到審閱其成果的工作，以及對您的檔案的查閱者權限。

注意：將工作標記為完成後，承辦人和核准者都會保留查閱者存取權限。進一步了解流程工作中的權限。

 

有關憑證操作的更多資訊，請參閱向流程新增憑證操作。

 

新增操作後，直接在列中或從操作詳細資訊右側面板中填寫各欄位。按一下任一列可在面板中檢視更多詳細資訊。每項操作都必須包含以下資訊：

• 標題：操作名稱
• 被指派者：需要完成工作的合作者

您也可以從「操作詳細資訊」(Action Details) 面板中新增：

• 截止日期（選填）：讓承辦人知道工作需要何時完成
• 核准者（選填）：指派一名合作者來核准承辦人的內容，或將其退回以進一步修訂
• 核准截止日期（選填）：讓核准者知道他們提交核准的期限

 

如果您的操作是「內容請求」 ，您還需要新增「檔案」和「區段」 。這對於「工作」是可自由選擇的。 檔案：選取需要內容的檔案 區段：將承辦人連結至檔案中的特定區段

您可以選擇新增說明或承辦人完成工作可能需要的任何其他資訊。

要向程序新增更多操作，請在工具列中按一下新增操作。從工具列中新增操作會將其放置在清單的底部。

若要更改操作的順序，請使用工具列來向上或向下移動。

 

 

複製操作

您可以使用每項操作旁邊的下拉選單重複操作。重複操作以快速建立附加到同一檔案位置的工作。

若要複製操作：

1. 按一下操作旁邊的箭頭。
2. 選取「複製操作」(Duplicate Action)。

當您重複一個操作時，它會直接放置在所選取操作的下方。您也可以選取在之後新增操作以建立所有欄位皆為空白的相同操作類型的副本。

 

批量編輯操作日期

如果您有多個具有相同截止日期或核准截止日期的操作，您可以批量編輯所指派的日期。

要批量編輯操作截止日期：

1. 從編輯工具列中，按一下批量編輯並選取您要編輯的日期 -截止日期或批准截止日期。
   
2. 在至欄中選取新日期。展開該列以檢視將變更日期的所有操作。
   
3. 按一下儲存以進行變更。

 

刪除操作

要從程序中刪除操作：

1. 按一下您的操作旁邊的下拉箭頭。
2. 選取刪除操作。

您也可以選取一個操作並按一下工具列中的刪除操作。

 

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