建立流程

流程檔案可以讓您在同一個地方指派工作和請求核准，藉此自動化工作流程。在此文章中，您將學習如何建立流程和新增操作。

 

建立流程

在指派工作和提出內容請求之前，您需要先建立流程檔案。

注意：雖然一個流程可以有多個合作者編輯，但一次只能有一個使用者進行編輯。如果多個使用者同時編輯一個流程，可能有部分更新不會儲存。

若要建立新流程：

1. 從主頁按一下「建立」(Create)。
2. 從選單中選取「流程」(Process) 以開啟編輯器。

給您的新程序一個「名稱」。您還可以選取「程序截止日期」作為程序完成時間的目標。如果截止日期已過且程序仍未完成，程序將繼續運行。

您也可以從此面板更改操作的執行順序： 全部同時執行會在您執行流程時立刻開始所有操作 逐一執行會等到流程中的第一個操作完成後，才開始下一個操作

也可以透過點擊工具列上的「屬性」在「程序屬性」中修改這些詳細資訊。

 

新增操作

建立流程後，您可以從工具列或編輯器中的「新增操作」(Add Action) 按鈕來新增第一個操作。操作有兩種類型：

• 工作會通知合作者待完成的工作
• 內容請求是附加到檔案特定區段的工作，會自動授予所選使用者新增內容的權限

針對內容請求，一旦操作開始，承辦人便會獲得對所選檔案位置的編輯者權限。承辦人完成工作後，核准者（如果已指派）會收到審閱其成果的工作，以及對您的檔案的查閱者權限。

注意：將工作標記為完成後，承辦人和核准者都會保留查閱者存取權限。進一步了解流程工作中的權限。

新增操作後，請直接在行中，或從「操作詳細資訊」(Action Details) 面板中填寫欄位。按一下任一行即可在面板中檢視更多詳細資訊。每項操作必須包括：

• 標題：操作名稱
• 承辦人：需要完成工作的合作者

您也可以從「操作詳細資訊」(Action Details) 面板中新增：

• 核准者（選填）：指派一名合作者來核准承辦人的內容，或將其退回以進一步修訂
• 「檔案」和「區段」（可選）：選取受指派者應在其中完成工作的檔案
• 截止日期（選填）：讓承辦人知道工作需要何時完成
• 說明（選填）：新增承辦人完成此工作可能需要的任何其他資訊

如果您的操作是「內容請求」(Content Request)，您還需要填寫： 檔案：選擇需要其內容的檔案 區段：將承辦人連結至檔案中的特定區段

您可以在工具列中按一下「新增操作」(Add Action) 來新增更多操作。從工具列中新增的操作會置於列表底部。

若要更改操作的順序，請使用工具列來向上或向下移動。

 

 

複製和刪除操作

您可以從每個操作旁邊的下拉式選單中複製或刪除操作。複製操作可快速建立附加到同一檔案位置的工作。

 

複製操作

若要複製操作：

1. 按一下操作旁邊的箭頭。
2. 選取「複製操作」(Duplicate Action)。

複製的操作會直接置於所選操作的下方。您也可以選取「在之後新增操作」(Add Action After)，建立所有欄位皆為空白的相同操作類型的副本。

 

刪除操作

若要從選單中刪除操作：

1. 按一下操作旁邊的箭頭。
2. 選取「刪除操作」(Delete Action)。

您也可以選擇一個操作並按一下「刪除操作」(Delete Action) 來刪除您選擇的操作。

 

下一步

完成新增並排列操作後，您就可以開始您的流程了。