您可以使用註釋在文件中留下評論並與他人合作。
新增註解
若要在文件中新增註釋:
- 1
- 選取您要新增註釋的文字或表格。若要為圖表新增註釋,請選取與圖表相關的文字。
注意:如果您正在編輯文字且未選取內容,註釋將附加在離您游標最近的單詞上。
- 2
- 在文字上按一下右鍵,並從選單中選取 Add Comment。
- 3
- 請在 New Comment 欄位內輸入您的註釋,並按一下 Post。
您可以同時提及個人使用者和工作區群組,以通知他們您留下註釋。在文字方塊中輸入 @ 以查看使用者和現有群組清單。您可以輸入 @thread 來通知所有參與目前註釋討論串的使用者。
在 Comments 面板或 Home 中按「我的 @ 提及」篩選出來的使用者,也會在結果中看見他們的群組提及。
注意:預設情況下,發佈或回覆包含群組提及的註釋,會傳送電子郵件通知給所有群組成員。每當有人回覆您參與的討論串時,您也會收到通知。深入瞭解如何管理通知。
管理註釋
您也可以使用註釋卡或 Comments 面板來管理文件的註釋。如果您是文件所有者,則可以建立、回覆、解決、移動和刪除註釋。如果您是編輯或查閱者,您可以執行上述任何操作,但只能刪除您自己留下的註釋。
您可以按一下鉛筆圖示以編輯現有註釋。若要回覆註釋,請在文字欄位輸入您的回應。 |
文件中的藍色醒目提示代表有與選取項目相關的註釋。按一下醒目提式內容,就會將藍色指標放在相關註釋旁。
預設情況下,您的文件會開啟註釋與醒目提式。您可以從 View 工具列中顯示或隱藏註釋指標。
如果您想追蹤單個註釋的狀態,可以按一下 Label 圖示以啟用註釋標籤。深入瞭解如何新增註釋標籤。
刪除多則或全部註釋
在註釋面板中,您可以刪除選取的註釋、已解決的註釋或所有註釋。在主頁中,您可以選取要刪除的多則註釋。刪除註釋時,註釋討論串中的任何回覆也會連帶刪除。
刪除檔案中的多則註釋
只有文件所有者有權刪除所有註釋及刪除已解決的註釋。但是,如果文件中存在的作用中註釋和/或已解決的註釋都是由單一用戶建立,則這些刪除的選項將可供該用戶使用,因為他們是建立者。
在註釋面板中,有三個用於刪除註釋的選項:
- 刪除選取的註釋:刪除目前選取的註釋。
- 刪除已解決的註釋:刪除所有已標記為已解決的註釋。
-
刪除所有註釋:刪除檔案中的所有註釋。
在刪除已解決的註釋或所有註釋之前,您需要輸入「刪除」以進行確認。
注意:刪除選取的註釋、已解決的註釋或所有註釋無法復原。
從首頁中刪除多則註釋
在主頁的註釋索引標籤中,您可以選取要刪除的多條註釋,但只有當您是註釋的建立者,或者註釋位於您擁有所有者權限的檔案中,才能成功刪除註釋。
要從首頁中刪除多則註釋:
- 1
-
選取註釋索引標籤。
- 2
- 標記您要刪除的每則註釋左側的核取方塊。
- 3
- 選取右上角的垃圾桶圖示。
- 4
- 要確認您要刪除選取的註釋,請鍵入「刪除」。
- 5
-
選取刪除。
注意:刪除多則註釋無法復原。
移動註釋
如果您需要將自己的其中一個註釋移動至文件的其他部分,可以使用 Move Comment 選項。
若要移動現有註釋:
- 1
- 選取您要將註釋移動至哪個文字或表格。
- 2
- 從註釋卡或 Comments 面板按一下箭頭。
- 3
- 選取 Move Comment。
篩選註釋
使用篩選選項檢視特定類型的註釋,例如未解決的註釋或包含 @提及的註釋。
若要套用篩選:
- 1
- 開啟 Comments 面板。
- 2
- 按一下 Filter 圖示。
- 3
- 選取您希望如何篩選註釋的方式:
- Show for 決定要顯示整份文件或目前區段的註釋
- Status 根據未解決或已解決狀態篩選註釋
- Mentions 讓您僅檢視 @提及您或您所屬群組的註釋
- Date Updated 則會篩選於特定日期、特定日期與時間範圍內,或特定日期前/後所留下的註釋
- Author 則會顯示由特定使用者所做的註釋
- Content 則允許您在註釋內搜尋特定關鍵字或短語
中斷連結的註釋
若與您註釋相關聯的文字已從文件中移除,則註釋旁邊會出現 Disconnected 圖示。註釋的原始選內容(最多 400 個字元)也會出現在註釋卡中。
若要為註釋重新建立關聯,請在文件中反白一段新的選取內容,並從選單中選取 Reconnect Comment。
管理電子郵件通知
若要管理何時收到註釋的相關通知,您可以編輯 Comment thread notification preferences。
若要編輯您的通知,請按一下 Comments 面板中的鈴鐺圖示,或在電子郵件中按一下 Manage these notifications 連結。
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您有三個選項可以選擇:
- Replies to threads I’m participating in 會在有人回覆您先前回覆過或遭標記的註釋討論串時,傳送電子郵件給您。
- Only my @ mentions 只會在某人標記您的使用者名稱、您身為成員的群組或特別使用 @thread 標籤時才會通知您。
- 每當有任何類型的註釋(包括回覆和提及),本文件的所有註釋都會通知您。
注意:這僅適用於您對此檔案的註釋通知,不會影響其他用戶。
每個檔案的通知設定各自獨立,因此您可以自訂每份文件的通知設定。