文件中的註解

您可以使用註解在文件中留下備註，並與他人協作。 

新增註解

若要在文件中新增註釋：

1

選取要註解的文字或表格。要在圖表上註解，請選取與圖表關聯的文字。

注意：如果您正在編輯文字且未選取內容，註解將附加在離您游標最近的單詞上。

2

在文字上按一下右鍵，並從選單中選取 Add Comment。

3

請在 New Comment 欄位內輸入您的註釋，並按一下 Post。

您可以同時提及個別使用者和工作區群組，以通知他們有關您的註解。在文字方塊中鍵入 @ 以檢視使用者和現有群組的清單。您可以鍵入 @thread 來通知參與目前註解對話串的所有使用者。

在「註解」面板或「首頁」中依照「我的提及」進行篩選的使用者，也會在結果中看到其群組提及。

注意：預設情況下，發布或回覆帶有群組提及的註解會向所有群組成員傳送電子郵件通知。每當有人回覆您參與的對話串時，您也會收到通知。進一步瞭解管理通知。

管理註釋

您可以使用註解卡片或「註解」面板來管理文件的註解。如果您是文件擁有者，則可以建立、回覆、解決、移動和刪除註解。如果您是編輯者或檢視者，則可以執行上述任何動作，但只能刪除自己的註解。

文件中的藍色醒目提示表示與該選取範圍相關聯的註解。按一下醒目提示的內容，會在相關聯的註解旁邊放置一個藍色指示符。

預設情況下，文件中的註解和醒目提示處於開啟狀態。您可以在「檢視」工具列中顯示或隱藏註解指示符。

如果您想追蹤個別註解的狀態，可以按一下「標籤 」圖示以啟用註解標籤。進一步瞭解新增註解標籤。 

刪除多條或所有註解

在「註解」面板中，您可以刪除選取的註解、已解決的註解或所有註解。在「首頁」中，您可以選取要刪除的多個註解。刪除註解時，註解對話串中的所有回覆也會被刪除。

刪除檔案中的多條註解

只有文件擁有者有權刪除所有註解和刪除已解決的註解。但是，如果文件中存在的所有活動註解和/或已解決的註解都是由單一使用者所建立，則這些用於刪除註解的選項將可供該使用者使用，因其為建立者。

在註解面板中，有三個選項可用於刪除註解：

• 刪除選取的註解：刪除目前選取的註解。
• 刪除已解決的註解：刪除已標記為已解決的所有註解。
• 刪除所有註解：刪除檔案中的所有註解。
  

在刪除已解決的註解或所有註解之前，您需要輸入「Delete」以確認。

注意：刪除選取的註解、已解決的註解或所有註解的動作無法復原。

從首頁中刪除多條註解

從「首頁」的「註解」索引標籤中，您可以選取多個要刪除的註解，但僅當您是註解的建立者，或是註解位於您具有擁有者權限的檔案中時，才會成功刪除註解。

要從「首頁」中刪除多條註解：

1

選取「註解」索引標籤。

2

選取要刪除之每條註解左側的核取方塊。

3

選取右上角的垃圾桶圖示。

4

要確認您要刪除選取的注解，請輸入「Delete」。

5

選取「刪除」。

注意：刪除多條註解的動作無法復原。

移動註釋

如果您需要將自己的其中一個註釋移動至文件的其他部分，可以使用 Move Comment 選項。

若要移動現有註釋：

1

選取您要將註釋移動至哪個文字或表格。

2

從註解卡片或「註解」面板中，選取下拉式清單以開啟功能表。

3

選取「移動註解 」。 

篩選註釋

使用篩選條件選項檢視特定類型的註釋，例如未解決的註釋或包含 @Mentions 的註釋。

若要套用篩選：

1

開啟 Comments 面板。

2

按一下「篩選條件」(Filter) 圖示。

3

選取您希望如何篩選註釋的方式：

• Show for 決定要顯示整份文件或目前區段的註釋
• Status 根據未解決或已解決狀態篩選註釋
• 指派給特定標籤之註解的標籤篩選條件
• 提及可讓您僅檢視 @Mentions 您或您所屬群組的註解
• Date Updated 則會篩選於特定日期、特定日期與時間範圍內，或特定日期前/後所留下的註釋
• Author 則會顯示由特定使用者所做的註釋
• Content 則允許您在註釋內搜尋特定關鍵字或短語

中斷連結的註釋

如果註解所連接的文字已從文件中移除，則註解旁邊會顯示中斷連接圖示。註解的原始選取範圍（最多 400 個字元）也會顯示在註解卡片中。 

若要為註釋重新建立關聯，請在文件中反白一段新的選取內容，並從選單中選取 Reconnect Comment。

管理電子郵件通知

若要管理何時收到註釋的相關通知，您可以編輯 Comment thread notification preferences。

若要編輯您的通知，請按一下 Comments 面板中的鈴鐺圖示，或在電子郵件中按一下 Manage these notifications 連結。

您有三個選項可以選擇：

• Only my @ mentions 只會在某人標記您的使用者名稱、您身為成員的群組或特別使用 @thread 標籤時才會通知您
• Replies to threads I’m participating in 會在有人回覆您先前回覆過或遭標記的註釋討論串時，傳送電子郵件給您。
• 每當有任何類型的註釋（包括回覆和提及），本文件的所有註釋都會通知您。

注意：這僅適用於您對此檔案的註解通知，不會影響其他使用者。

每個檔案的通知設定各自獨立，因此您可以自訂每份文件的通知設定。