发送文档以供审阅可让您工作区中的用户查看和评论文档的特定版本,无论是初稿还是提交前的最终审阅。当您请求审阅时,审阅者会收到您的文档的只读版本,从而允许他们添加评论而不更改您的原始文件。
发送文档以供审阅
要发送文档以供审阅:
- 从 审阅 工具栏中,单击 审阅 ,然后从菜单中选择 创建审阅 。
您还可以通过单击 [ 历史记录 面板中修订旁边的 箭头 并选择 发送以供审核来发送以前的修订以供审核。 - 选择发送您有权访问的所有部分或仅发送选定的部分。如果您想发送特定部分,请从列表中选择它们。使用展开 和闭合 按钮 [ ] 打开或关闭部分。
- 如果您希望将附件添加到评论中,请选择 包含附件 。
- 选择要包含的评论线索。
注意:具有权限的评论将不会包含在评论中。
评论选项 描述 不包括评论线程 此选项将不包括在原始文件或过去的评论中留下的任何评论线索。 包括所有评论主题 此选项将提取原始文档和任何过去的评论中留下的所有评论。如果您选择在创建选定的评论时发送所有评论,则可能会出现未选定的评论的评论。 包括过去评论的评论主题 此选项仅包含所选过去评论的评论。如果未经选定的评论中包含其他评论,则可能会出现这些评论。 从文件的实时版本中排除添加到评论的评论 除上面选定的其他注释选项之一外,还可以标记此选项。所发送的评论上留下的任何评论都不会添加到文件的实时版本中。 - 在 详细信息下,添加评论标题。您发送请求后,此标题将显示在 评论 面板中,以帮助您跟踪审核过程。
- 从您的工作区添加要向其发送文档的用户。如果您的工作区有 组,您可以通过选择组名称将您的评论发送给所有组成员。组以 图标标注。
- 添加电子邮件通知的内容,包括主题和内容。此内容可用于向审阅者征求具体反馈或设置审阅截止日期。
- 单击 发送 发送您的请求。您的审阅者会收到一封包含您文档链接的电子邮件。
注意: 审核文件中的权限设置与原始文件不同。请求审核会创建单独的审核文件,并且不会更改源文件上设置的权限。
默认情况下,只有文档所有者可以发送文档以供审核。如果您想允许编辑者或查看者请求审核,您可以在 文档属性 [中的 权限下更改此设置。
使用评论面板
一旦您请求审核,有关该请求的信息就会出现在 审核 面板中。要访问面板,请单击右侧面板中的 评 论 图标。当您选择一条评论时,您可以看到请求的发送时间以及发送给了谁。
单击 打开审阅 图标将在新选项卡中打开只读文档。如果您的审阅者留下了评论,您可以在此处查看。
大纲面板中的 评论 图标显示每个部分的评论数。您可以在文档右侧查看评论。
您还可以使用 评论 面板中评论标题旁边的箭头 来编辑或删除评论。要添加更多审阅者或更改审阅名称,请单击菜单中的 编辑 。
要删除请求,请从菜单中选择 删除 。删除评论会自动删除只读文档。
审阅文件
注意:对于主页中具有 个可分配板的解决方案,您可以将文件评论小部件添加到您的板中,以便在一个地方查看所有分配的评论。
如果您收到留下评论的请求,您将被带到该文档的只读版本。
要开始审核,请单击请求电子邮件中的 转到审核 。
从这里,您可以向文档或章节添加评论。
添加评论:
- 突出显示一段文本。
- 点击工具栏中的 添加 。
- 输入您的评论并点击 发布。
评论会自动出现在请求者的文档版本中。您可以在 评论 面板中查看您的所有评论。您还可以从此面板添加新评论并在现有评论之间导航。
注意:审阅者将无法在审阅中创建具有权限的评论。
查看器还允许您:
- 将文件或部分导出 为 PDF 或 DOCX
- 打印 份文件副本
- 使用 查找 搜索特定单词或短语
- 选择 显示 标记 以 查看已添加到文档的标记