链接是 Workiva 平台的基本组成部分。它是一种将数据连接到源并在所有链接文件中同步的机制，可确保这些数据点无论在哪里显示都是一样的。
智能链接允许您为链接添加自定义数据，如名称和描述，从而增强了这种体验。这种新增的上下文可帮助您在工作区内轻松查找和重复使用链接，或与组织内的其他用户共享链接。
要求
- 共享智能链接需要 数据共享管理器 角色。
- 要创建或编辑智能链接，您必须是源文件的 所有者 或 编辑器 。
- 一旦创建了智能链接，任何可以访问该文件和部分的用户都可以使用它。
创建智能链接
在创建智能链接之前，你需要 在工作区中创建一个新的源链接 ，或者找到一个你想转换的现有链接。
一旦你有了一个标准的源链接，就可以通过完成以下步骤将其转化为智能链接：
- 右键单击源链接，然后选择 链接选项 > 转换为智能链接。
- 为智能链接命名，并提供可选描述。单击 转换为智能链接 完成。
提示：智能链接是用来分享的，因此要选择一个容易被他人识别的名称和描述。您甚至可以考虑为组织内的所有智能链接使用标准命名约定或格式。
创建智能链接后，您工作区中所有获准用户都可以通过智能链接库使用该链接。
从智能链接库插入链接
智能链接库是存储工作区中所有智能链接以及从其他工作区共享的智能链接的地方。在这个空间中，您可以浏览所有可用的智能链接，查看它们的详细信息，并将它们插入到您的文档中。
查找智能链接
要访问智能链接库，请打开工作区中的任何文件，然后从右侧面板中选择 Linking 部分。然后，您可以浏览所选链接或按名称搜索。
注：智能链接只有在您可以访问其源文件时才会出现在您的程序库视图中。
查看智能链接详情
要在文档中插入特定链接前了解更多信息，请访问 Details 选项卡。
从 "详细信息 "选项卡可以看到
- 链接名称
- 链接说明
- 最后出版日期
- 出版商名称
- 所有共享用户
- 最后共享日期
- 如果链接已被添加到其他工作区库（"连接已建立）
您也可以从 "库 "选项卡中选择 转到源文件 ，打开链接的源文件。
插入智能链接
确定要重复使用的智能链接后，将光标放在希望放置内容的位置，然后单击 Insert。
与另一个工作区共享智能链接
智能链接可轻松与其他工作区共享。作为智能链接的所有者，你只需选择要与之共享的特定工作区和用户。共享后，智能链接接收者就可以选择 "扩展访问 "该工作区的其他用户。
您可以共享单个智能链接、特定部分中的所有智能链接或文件中的每个智能链接。
注：共享智能链接需要 "数据共享管理器 "角色。
共享单个智能链接
- 转到数据源，选择要共享的智能链接。
- 单击屏幕左上角菜单栏中的 Share 。
- 当要求选择范围时，请选择第一个选项： 智能链接。
注：您还可以通过 链接 面板右侧的 "详细信息 "部分共享单个智能链接。
- 在 Search users 字段中，输入要与之共享链接的每个人的姓名。
注：此字段将自动填充组织中的用户名。
- (可选）添加描述链接的简短信息。这将与受助人共享。
- 单击 Share 完成。
将立即向所有收件人发送一封电子邮件，告知如何访问智能链接库。
与其单独共享每个智能链接，不如共享特定部分、工作表或幻灯片中包含的所有智能链接：
- 单击屏幕左上角菜单栏中的 Share 。
- 当要求选择范围时，请选择中间选项： 工作表/小节/幻灯片中的所有智能链接。
- 在 Search users 字段中，输入要与之共享链接的每个人的姓名。
注：此字段将自动填充组织中的用户名。
- (可选）添加描述链接的简短信息。这将与受助人共享。
- 单击 Share 完成。
将立即向所有收件人发送一封电子邮件，告知如何访问智能链接库。
共享电子表格、文档或演示文稿中包含的所有智能链接：
- 单击屏幕左上角菜单栏中的 Share 。
- 当要求选择范围时，请选择最终选项： 电子表格/文档/演示文稿中的所有智能链接。
- 在 Search users 字段中，输入要与之共享链接的每个人的姓名。
注：此字段将自动填充组织中的用户名。
- (可选）添加描述链接的简短信息。这将与受助人共享。
- 单击 Share 完成。
将立即向所有收件人发送一封电子邮件，告知如何访问智能链接库。
智能链接接收者能用共享数据做什么？
一旦分享并接受了智能链接，接收者就可以对该内容进行一系列操作：
- 他们可以复制链接数据。
- 他们可以从该工作区的库中搜索链接，并将其插入另一个文档中。
- 他们可以扩展该链接的访问权限，以便同一工作区的其他用户也能访问该链接。
您还可以 进入 "详细信息 "选项卡 ，查看谁接受了某个共享，以及他们是否已将该共享添加到自己的工作区库中。
如果智能链接已与某些用户共享，该怎么办？
与多个用户批量共享智能链接时，只有当基础数据发生变化时，现有用户才会收到通知。
如果需要从共享中删除现有用户，必须编辑特定的智能链接。
在工作区库中添加共享智能链接
当有新的智能链接与您共享时，您会收到一封电子邮件，发送到您在 Workiva 个人资料中输入的地址。电子邮件本身并不包含共享项目的直接链接，但你可以通过打开工作区中的任何文件并进入智能链接库来访问它。
具体操作如下
- 打开工作区中的任何电子表格、文档或演示文稿。
- 打开屏幕右侧的 链接 面板。
- 单击图书馆选项卡右上方的 管理图书馆 图标。
注：橙色圆点表示您的资料库中有新链接或更新。
- 任何未被接受的共享链接都将出现在 Pending updates > New shared links 部分。选择链接并单击 添加新链接 将其添加到资料库。
使用共享智能链接
共享智能链接将出现在工作区的库中，功能与本地智能链接大致相同。您会注意到，由于源文件位于不同的工作区，共享链接 Go to source link 已被禁用。
有关在文档中插入智能链接的信息，请查看 插入链接 部分。
扩展共享智能链接的权限
智能链接接收者会自动获得共享链接的所有者级别权限。作为接收方，您可以将访问权限扩展到同一工作区的其他用户。
将访问权限扩展至其他用户：
- 打开工作区中的任何电子表格、文档或演示文稿。
- 打开屏幕右侧的 链接 面板。
- 单击图书馆选项卡右上方的 管理图书馆 图标。
- 转到 共享智能链接 选项卡。
- 单击 扩展您要编辑的智能链接的访问权限 。
- 选择必要的权限，然后单击 Apply Changes。
有关管理权限的更多信息，请参阅我们的 更新文件权限 文章。
智能链接的特定权限
| 所有者 | 编辑器 | 查看者 | |
| 从库中搜索并插入共享智能链接 | x | x | x |
| 接受和发布共享智能链接的更新 | x | x | |
| 可扩展共享智能链接的权限 | x | ||
| 共用链接 | x | x |
请注意，共享智能链接还需要 数据共享管理器 角色。
共享智能链接更新
在主工作区进行的任何智能链接更新都必须有目的地与其他工作区共享。这一额外步骤让共享工作区有机会在承诺更改之前审查输入的数据。
- 打开工作区中的任何电子表格、文档或演示文稿。
- 打开屏幕右侧的 链接 面板。
- 转到 Details 选项卡。
- 单击面板右上方的 Share 图标，然后选择 Share updates。
注：橙色圆点表示智能链接已更新但未共享。
- 输入有关更改的简短描述。当受援国处于审查周期的中间阶段或对上一时期进行报告时，通常会使用这种情境。
- 单击 共享更新 完成。
接受共享智能链接的更新
作为共享智能链接的接收者，每次发布和共享更新时，您都会收到一封电子邮件。更新可用时，您还会在 "链接 "面板上看到一个橙色小点。
- 打开工作区中的任何电子表格、文档或演示文稿。
- 打开屏幕右侧的 链接 面板。
- 单击图书馆选项卡右上方的 管理图书馆 图标。
- 任何未被接受的更新都将显示在 Pending updates > Updates to shared links 部分。选择链接并单击 Accept updates 接收更新数据。
注意：您还可以单击 Review ，在接受更新之前查看更改的并排比较。
审阅更新
通过上一节中的 "审核 "按钮，您可以在将更改提交到工作区之前对其进行比较。当有多个更新时，使用左下角的箭头在每个更新之间切换。
准备就绪后，单击 接受更新 ，将新值发布到工作区中的所有目的地。
复制智能链接
复制文件或文件夹时，可选择加入智能链接，以简化转发过程。这样，您就可以在复制文件时保持当前链接，或完全重置它们。
以下选项专门适用于智能链接：
- 包括所有源智能链接的元数据：选中此复选框可保留复制的源智能链接的名称和描述。这将在资料库中创建重复条目，但稍后可以对其进行编辑。取消选中该复选框可将现有名称和描述排除在复制的源智能链接之外。
- 保持跨工作空间目标链接：选中此复选框可使来自其他
工作区的智能链接保持与当前源链接。取消选中该复选框可删除链接。
注：只有在工作区中启用了智能链接时，这些选项才会出现。
还原和删除智能链接
一旦添加了智能链接，就可以将其还原为标准源链接，并从库中删除。您还可以直接删除从其他工作区共享的旧的、未使用的或废弃的智能链接。
注意:您必须是文件 的所有者 或拥有 编辑器 的权限，才能还原源智能链接。
要还原智能链接，请转到数据源并
- 右键单击源链接，然后选择 链接选项 > 恢复为标准源链接。
- 单击 Revert 确认。
一旦删除，您的智能链接将从库中移除，并可作为标准链接进行管理。
如果智能链接已跨工作区共享，它将保留在目标工作区，但不会再传输更新。链接的任何用户都会收到电子邮件通知，目标工作区中链接的所有者或编辑可以从他们的库中删除该智能链接。
如果智能链接是从源工作区共享给你的，然后被移除或还原，你也可以按照以下步骤从库中移除放弃的链接。
注意: 您必须是文件 的所有者 或拥有 编辑器 的权限，才能从库中删除链接。
- 打开工作区中的任何电子表格、文档或演示文稿。
- 打开屏幕右侧的 链接 面板。
- 单击图书馆选项卡右上方的 管理图书馆 图标。
- 在 "共享的智能链接 "选项卡上找到你的智能链接，然后点击 管理 > 删除链接 。
- 单击 Remove 确认。
一旦智能链接从库中删除，任何目标链接都将保留，但不会再传输更新。
注意：如果智能链接仍与您共享，您可以稍后从库的 Pending updates > New shared links 部分重新添加 。
须知
- 源于 GRC 工作区的链接目前与智能链接不兼容。
- 文档链接报告中包含智能链接，并以名称标出。