Use marcadores de posição de conteúdo

Quando você tem um alto nível de conteúdo comum em todos os arquivos com pequenas variações entre os usos, os placeholders de conteúdo são uma forma de reutilizar o conteúdo e, ao mesmo tempo, fornecer a flexibilidade para especificar variações. Com placeholders de conteúdo, é possível criar links de origem que permitam variáveis planejadas ou usá-los sem links para criar modelos de documentos.

Aqui estão alguns exemplos de como você pode usar placeholders de conteúdo:

• Permitir conteúdo variável em um link de destino
• Crie modelos para narrativas e mostre onde o conteúdo dinâmico precisa ser atualizado sempre que a narrativa for usada
• Introduzir a variabilidade na linguagem de relatório padrão

Você pode conectar placeholders a uma planilha e usar os dados para inserir e atualizar rapidamente os valores de vários placeholders de uma só vez.

Disponibilidade de recursos

• No momento, esse recurso só está disponível nas soluções Global Statutory Reporting, Annual and Interim Reporting e em algumas soluções de investimentos. Entre em contato com o seu CSM se quiser ser adicionado à lista de espera.
• Os placeholders de conteúdo são usados atualmente apenas em documentos e apresentações.

Criar um novo espaço reservado

Para criar um espaço reservado em um arquivo individual:

1. Abra o painel Content placeholders.
   
2. Clique no ícone Add content placeholder.
   
3. Adicione um rótulo para seu espaço reservado e uma descrição opcional.
   Quando um espaço reservado é inserido em um documento, o rótulo do espaço reservado é exibido até que você atribua um valor a ele. 
4. Clique em Add para salvar o espaço reservado ou clique em Add e insira para inserir o espaço reservado onde o cursor estiver no arquivo.
   

Seu placeholder é adicionado ao painel Placeholders e você pode inseri-lo em qualquer lugar do documento.

Inserir um espaço reservado

Para inserir um espaço reservado em seu documento:

1. Clique no documento onde deseja adicionar o espaço reservado. Se você quiser substituir o texto existente pelo seu espaço reservado, realce o texto a ser substituído.
2. No painel Content placeholders, clique na seta suspensa ao lado do seu placeholder e selecione Insert at selection.
   

Você pode destacar o novo espaço reservado no documento e adicionar a formatação de texto, como ênfase ou cor, que você desejará quando os valores forem adicionados ao espaço reservado.

Depois de inserir todos os espaços reservados necessários em seu documento, você pode:

• Clique em Save As na barra de ferramentas File e salve o arquivo como um modelo
• Destaque o conteúdo e clique com o botão direito do mouse para Create Source Link e use-o como um link de destino em um arquivo diferente
• Conecte seus placeholders a dados em uma planilha para preencher rapidamente valores dinâmicos para conjuntos de placeholders

Conectar-se a uma planilha Workiva

Quando você conecta seus placeholders aos dados em uma planilha da Workiva, é possível:

• Mantenha seus dados organizados, atualizados e armazenados em um único local
• Preencher rapidamente os valores de espaço reservado no documento identificando uma chave
• Use um conjunto de placeholders de conteúdo em vários arquivos

Nesse processo, você está usando dados de uma planilha para adicionar valores a espaços reservados, e não criando links .

Há duas partes no processo de conexão com uma planilha:

• Configure os dados em sua planilha
• Configurar a conexão

Configure os dados em sua planilha

Para configurar uma planilha para vários conjuntos de valores de espaço reservado, crie uma nova planilha da Workiva ou use uma planilha existente. Certifique-se de fazer o seguinte:

• Configure seu intervalo de dados e use a primeira linha ou coluna para os rótulos de espaço reservado que você gostaria de usar - eles podem ser coisas como Office Manager ou Address se você tiver escrito uma narrativa para usar em vários locais do escritório
• Preencha as linhas e colunas com os conjuntos exclusivos de valores para cada narrativa
  

Configurar a conexão

Depois de criar uma planilha com os valores a serem preenchidos para os espaços reservados, você poderá conectá-la ao documento.

1. No painel Content placeholders, clique no ícone Add connection.
   
2. Selecione a planilha com os dados do espaço reservado e clique em Select.
3. Complete Etapa 1: Insira um intervalo de dados para a conexão.

• Escolha a planilha à qual você deseja se conectar.
• Digite o intervalo de dados a ser usado na planilha, por exemplo, A1:C4. Certifique-se de que o intervalo inclua os rótulos e os valores do espaço reservado.
• Se precisar visualizar a planilha de conexão para verificar o intervalo de células, clique no nome do arquivo com hiperlink.
• Indique se os campos de dados estão na linha 1 ou na coluna 1 do intervalo de dados.
  
• Complete Etapa 2: Revise os placeholders de conteúdo e selecione a chave.

• Os rótulos de espaço reservado da sua planilha estão listados na coluna Source. Na coluna Placeholders, você pode selecionar o placeholder existente em seu documento para mapear ou criar um novo, digitando-o na caixa.
• Escolha uma chave Placeholder para fixar no topo de sua lista de placeholders. Você usará a chave para identificar o conjunto de dados a ser usado para preencher seus placeholders. Certifique-se de selecionar uma chave que tenha valores distintos que não se repitam em nenhum conjunto de dados. Você também pode selecionar várias chaves com uma combinação distinta de valores.
  
• Clique em Save para concluir.

Seus placeholders conectados agora são exibidos no painel Content placeholders.

Se você não mapeou os placeholders para os existentes no documento, agora poderá adicioná-los ao documento usando Insert na seleção no menu suspenso de cada placeholder.

Gerenciar conexão

O menu suspenso da conexão da planilha oferece várias maneiras de gerenciar sua conexão.

• Exibir dados de origem: Vá para a planilha conectada para revisar os dados
• Editar conexão: Retorne ao modal Set up connection para modificar o intervalo de dados, o mapeamento do espaço reservado ou a chave
• Desconectar da fonte: Remova a conexão com a planilha de origem, mas mantenha os espaços reservados e os valores inseridos
• Excluir espaços reservados: Remova a conexão com a fonte e exclua os placeholders, mas todos os valores inseridos para os placeholders permanecerão no documento

Para atualizar a conexão, clique no ícone Refresh connection. Todos os valores atualizados na planilha serão atualizados no seu documento.
 

Adicionar valores de espaço reservado

Use o painel Content placeholders para adicionar valores aos seus placeholders. O valor que você digita no painel substitui o rótulo no texto, mas mantém a formatação. A maneira de adicionar valores depende de os espaços reservados estarem ou não conectados a dados em uma planilha.

Limpar valores de espaço reservado

Para limpar todos os valores de espaço reservado no documento, clique no ícone limpar no painel. Todos os valores de espaço reservado são apagados e substituídos por seu rótulo de espaço reservado correspondente.

Ocultar e exibir marcadores de posição

Se não for necessário adicionar um valor a um espaço reservado, você poderá ocultá-lo do documento para que o rótulo não seja exibido. Você só pode ocultar marcadores de posição que não tenham valores. Por exemplo, você pode ter marcadores de posição no documento para "Address Line 1" e "Address Line 2". Se não quiser que nada seja exibido para "Address Line 2", você pode ocultá-lo do documento.

Ocultar automaticamente um espaço reservado sem um valor

Você também pode optar por ocultar automaticamente um rótulo de espaço reservado de conteúdo quando nenhum valor for inserido. 

1. No painel Content placeholders, expanda o menu suspenso do placeholder e selecione Properties. 
   
2. Selecione Hide from document.
   
3. Clique em Salvar.

O espaço reservado será ocultado do documento sempre que não tiver um valor atribuído.

Excluir marcadores de posição

Você pode excluir placeholders individualmente ou por grupo. Se você excluir um placeholder que já tenha um valor, esse valor permanecerá no documento.

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