Dodanie metryki do tematu programu ESG powoduje automatyczne utworzenie procesu z zadaniami dla przypisanych współpracowników. Można śledzić stan gromadzenia danych z programu ESG oraz jego tematy i wskaźniki.
Wysyłanie zadań gromadzenia danych metryk
Po skonfigurowaniu metryki można wysyłać zadania do osób przypisanych do jej wartości z poziomu metryki lub jej tematu.
Uwaga: Podczas wysyłania zadań z metryki wysyłane są zadania dla wszystkich wartości , które są skonfigurowane do gromadzenia danych w wybranym miesiącu, kwartale lub roku, w zależności od częstotliwości gromadzenia danych.
Wskazówka: Aby powiadomić osoby przypisane o wartościach wielu metryk jednocześnie, zamiast tego wyślij zadania z tematu.
Aby wysyłać zadania tylko do osób przypisanych do określonych wartości metryk:
- Wybierz rok i okres sprawozdawczy, dla którego mają być zbierane wartości.
- Wybierz, czy chcesz wysyłać powiadomienia e-mail do odbiorcy, aby poinformować go o zadaniu:
- Aby powiadomić odbiorcę zadania, kliknij Wyślij zadania.
- Aby wysłać zadanie bez powiadomienia e-mail, wybierz Wyślij bez powiadomień.
Uwaga: Podczas wysyłania zadań z tematu wysyłane są zadania dla wszystkich wartości , które są skonfigurowane do gromadzenia danych w wybranym roku programu i okresie sprawozdawczym.
Aby rozpocząć zbieranie wartości dla wielu metryk, należy wysłać zadania z tematu metryk:
- Na stronie Program yearwybierz rok, dla którego mają być zbierane wartości metryk.
- Aby jeszcze bardziej zawęzić obszar zainteresowania, na stronie Reporting periodwybierz zakres - w miesiącach - wartości do zebrania.
- Aby wysłać zadania dla wszystkich wartości metryk w danym okresie, kliknij Wyślij zadania dla całego tematu.
- Aby wysłać zadania dla wartości w danym okresie w oparciu o ich częstotliwość zbierania danych, kliknij Wyślij zadania dla odpowiedniej częstotliwości.
Aby rozpocząć gromadzenie danych, wyślij zadania do osób przydzielonych do metryk w danym roku i okresie:
- Aby wysłać zadania dla wszystkich wartości metryk w danym okresie, kliknij Wyślij zadania dla całego tematu.
Wskazówka: Jeśli jesteś osobą przypisaną do wartości, możesz wykonać swoje zadanie bezpośrednio z metryki.
Po wysłaniu zadań strona ESG Program automatycznie wysyła powiadomienia e-mailem do osób, którym przydzielono wartości. Gdy osoby przydzielone wykonują swoje zadania, ich osoby zatwierdzające automatycznie otrzymują zadania w celu weryfikacji danych.
Wskazówka: Aby wysyłać zadania, ale nie powiadomienia e-mail, na przykład dla członków z przypisanymi wieloma wartościami, wybierz Wysyłaj bez powiadomień z Wysyłaj zadania. Jeśli użytkownik edytuje przypisanie wartości lub połączonego pliku źródłowego, może również wybrać, czy powiadomić o zmianie osobę przypisującą i zatwierdzającą.
Przydzielający i zatwierdzający mogą uzyskać dostęp do swoich zadań za pośrednictwem powiadomień e-mail, Workiva Tasks, lub z Tasks w Home .
- W przypadku wartości metrycznych z połączonymi plikami źródłowymi, cesjonariusz i zatwierdzający wykonują swoje zadania w źródłowym arkuszu kalkulacyjnym lub dokumencie.
- W przypadku wartości metrycznych bez połączonego źródła, osoba przypisująca i zatwierdzająca wykonują swoje zadania z Workiva Tasks w celu usprawnienia gromadzenia danych.
Śledzenie gromadzenia danych
Można śledzić status gromadzenia danych wartości metryki z programu ESG lub tematu metryki.
Wskazówka: Aby śledzić gromadzenie danych wartości w określonych ramach czasowych, wybierz okres raportowania - jako zakres miesięcy - z tematu.
| Status | Opis |
|---|---|
| Nie rozpoczęto | Współpracownicy nie otrzymali jeszcze zadań związanych z gromadzeniem danych. Aby rozpocząć zbieranie danych metryki, kliknij Wyślij zadanie. |
| W toku | Zadania gromadzenia danych są wysyłane do współpracowników i pozostają otwarte. Wskazówka: Zadaniami gromadzenia danych można zarządzać na stronie Home . |
| W recenzji | W przypadku metryki z żądaniem odbiorca wprowadził wartość, a zadanie weryfikacji danych zostało wysłane do zatwierdzającego. |
| Zwrócony | W przypadku metryki z żądaniem zatwierdzający przesłał zebrane dane z powrotem do cesjonariusza w celu wprowadzenia poprawek lub dostosowań. |
| Kompletny | Dane są gromadzone i - na żądanie - zatwierdzane. |
W panelu Task status tematu lub metryki można wyświetlić wykres kołowy liczby wartości metryki w każdym stanie, wyrażony w procentach.
Wypełnij przypisane wartości
Gdy jesteś osobą przypisaną do zadania, możesz je wykonać bezpośrednio z poziomu metryki:
- Aby ukończyć pojedynczą wartość, wprowadź ją i wszelkie dodatkowe wymagane pola w Metric value, a następnie wybierz Complete task z menu.
- Aby ukończyć wiele przypisanych wartości wymiarów jednocześnie, wybierz rok sprawozdawczy i okres zbierania wartości do ukończenia, a następnie wybierz z menu opcję Ukończ wszystkie zadania .
Wysyłanie przypomnień o nieukończonych zadaniach
Aby ułatwić gromadzenie danych, strona ESG Program automatycznie wysyła przypomnienia do osób przydzielających lub zatwierdzających niekompletne zadania metryczne:
- Trzy dni przed terminem porodu
- W dniu ich wymagalności
- Każdego dnia po terminie płatności, do trzech dni
Z poziomu strony ESG Programmożna również wysyłać przypomnienia o zadaniach dla określonej metryki lub tematu, np. w celu podjęcia działań następczych w związku z zadaniami, które nie zostały jeszcze ukończone po ich automatycznym przypomnieniu.
Wysyłanie przypomnień o określonych zadaniach metryki:
- Na stronie ESG Programotwórz metrykę.
- Wybierz rok programu i okres zbierania zadań, dla których mają być wysyłane przypomnienia.
- Kliknij Przypomnij.
Z poziomu tematu można wysyłać przypomnienia o zadaniach dla wielu metryk:
- Wybierz rok i okres sprawozdawczy wartości, dla których mają być wysyłane przypomnienia.
- Wybierz zadania, dla których mają być wysyłane przypomnienia:
- Aby wysłać przypomnienia dla wszystkich odpowiednich zadań w danym okresie, kliknij Przypomnij w temacie ogólnym.
- Aby wysyłać przypomnienia w oparciu o miesięczne, kwartalne lub roczne gromadzenie danych w danym okresie, kliknij Przypomnij dla odpowiedniej częstotliwości.
- Wybierz, czy chcesz wysyłać przypomnienia dla wszystkich nieukończonych zadań, czy tylko tych o statusie W toku, W przeglądzie lub Zwrócone.
Resetowanie zadań gromadzenia danych
Aby zatrzymać gromadzenie danych metryki, na przykład jeśli zadania zostały wysłane zbyt wcześnie lub nie są już potrzebne, można zresetować zadania wartości. Po zresetowaniu zadań metryki:
- Zadania powracają do pozycji Nie rozpoczęto.
- Osoba przydzielająca i zatwierdzająca otrzymają powiadomienie, że ich zadania zostały zresetowane.
- Metryka zachowuje wszelkie wartości, załączniki lub notatki, które zostały już zebrane.
Zadania można resetować z poziomu metryki lub jej tematu.
Z poziomu metryki można zresetować zadania dla wartości zebranych dla roku programu lub - w przypadku metryk z częstotliwością inną niż roczna - dla określonego okresu zbierania danych. Jeśli do metryki zastosowano wymiar, można również zresetować zadania dla określonych wartości wymiaru.
Resetowanie zadań na rok lub okres zbierania danych
Aby zresetować zadania metryki:
- Wybierz rok programu i okres zbierania zadań do zresetowania.
- Wybierz, czy chcesz zresetować zadania dla roku lub okresu:
- Aby zresetować zadania dla roku programu, wybierz Resetuj zadania metryki z menu metryki i wybierz, które zadania mają zostać zresetowane.
- Aby zresetować wszystkie zadania, w tym te już ukończone, wybierz Zresetuj wszystkie zadania.
- Aby zresetować tylko zadania, które nie zostały jeszcze ukończone, wybierz Zresetuj otwarte zadania.
- Aby zresetować zadania dla krótszego okresu, wybierz, czy zresetować wszystkie zadania, czy tylko otwarte zadania dla okresu z Metric value.
- Aby zresetować zadania dla roku programu, wybierz Resetuj zadania metryki z menu metryki i wybierz, które zadania mają zostać zresetowane.
- Wybierz, czy chcesz powiadomić osoby przydzielające i zatwierdzające zadania o zresetowaniu, a następnie kliknij OK.
Zresetuj zadanie dla wartości wymiaru
Jeśli metryka ma zastosowany wymiar, można zresetować zadanie dla określonej wartości wymiaru:
- Wybierz rok programu i okres zbierania danych zadania do zresetowania. <!--
-
In Metric value, select Reset value
from the value's menu.
--> - W Metric value, wybierz Reset task z menu wartości.
- Wybierz, czy chcesz powiadomić cesjonariusza i osoby zatwierdzające o zresetowaniu, a następnie kliknij OK.
Z poziomu tematu można resetować zadania dla wartości zebranych dla wybranego okresu raportowania lub określonej metryki.
Resetowanie zadań dla okresu raportowania
Aby zresetować zadania dla okresu raportowania tematu:
- Wybierz rok programu i okres raportowania zadań do zresetowania.
- Z menu tematu wybierz zadania do zresetowania:
- Aby zresetować wszystkie zadania, w tym te już ukończone, wybierz Zresetuj zadania dla okresu raportowania, Zresetuj wszystkie zadania.
- Aby zresetować tylko zadania, które nie zostały jeszcze ukończone, wybierz Zresetuj zadania dla okresu sprawozdawczego, Zresetuj tylko otwarte zadania.
- Wybierz, czy chcesz powiadomić osoby przydzielające i zatwierdzające zadania o zresetowaniu, a następnie kliknij OK.
Resetowanie zadań dla określonej metryki
Aby zresetować zadania dla określonej metryki z jej tematu:
- Wybierz rok programu i okres raportowania zadań do zresetowania.
- Z menu metryki wybierz zadania do zresetowania:
- Aby zresetować tylko zadania, które nie zostały jeszcze ukończone, wybierz Zresetuj zadania metryki, Zresetuj otwarte zadania.
- Aby zresetować wszystkie zadania , w tym te już ukończone, wybierz Zresetuj zadania metryki, Zresetuj wszystkie zadania.
- Wybierz, czy chcesz powiadomić osoby przydzielające i zatwierdzające zadania o zresetowaniu, a następnie kliknij OK.
Wykonanie zadania w imieniu cesjonariusza
Jeśli cesjonariusz jest niedostępny lub nie może wykonać swojego zadania, inny członek obszaru roboczego - administrator zadania lub członek, który wysłał zadanie z ESG Program - może przygotować wartość i przesłać ją w imieniu cesjonariusza.
Wskazówka: Można również pominąć krok zatwierdzania , jeśli osoba zatwierdzająca nie jest w stanie wykonać swojego zadania.
- Aby otworzyć zadanie, kliknij jego nazwę na stronie Tasks w Home.
- Na podstawie zadania przygotuj wartość zgodnie z potrzebami, a następnie prześlij krok cesjonariusza:
- W portalu Workiva Tasks otwórz panel Kroki zadania , wybierz Prześlij z kroku.
- W portalu Workiva Tasks otwórz panel Kroki zadania , wybierz Prześlij z kroku.
-
- Z podłączonego pliku źródłowego otwórz panel Tasks i wybierz Submit z kroku w Task steps.
- Z podłączonego pliku źródłowego otwórz panel Tasks i wybierz Submit z kroku w Task steps.
Cancel metric tasks
You can cancel data collection tasks for metrics with a status of In progress , such as if they were sent too soon or are no longer needed. When you cancel a metric's process, you automatically:
- Cancel the metric's incomplete tasks.
- Send notifications of the cancelation to the tasks' assignees and approvers.
Note: You can't undo the cancellation of a metric's tasks.
To cancel a metric's task:
-
From the topic, select Cancel tasks from the metric's menu,
and click Cancel tasks.
-
From the metric, select Cancel tasks from its menu, and
click Cancel tasks.