Aby rozpocząć gromadzenie danych środowiskowych, społecznych i związanych z zarządzaniem (ESG) na nowy rok sprawozdawczy, można skopiować - lub przenieść - metryki z istniejącego roku w ESG Program. Zanim rozpoczniesz przenoszenie danych, najpierw zdecyduj, co chcesz skopiować na nowy rok i odpowiednio przygotuj swoje pliki.
Uwaga: Jeśli używasz tylko arkuszy kalkulacyjnych - zamiast programu ESG - do zbierania wartości ESG, możesz przenieść ich folder lub utworzyć łańcuchy, aby przenieść dane ESG.
Krok 1. Określenie szczegółów wartości do przeniesienia
Domyślnie strona ESG Program przenosi niektóre szczegóły dotyczące wartości metryk - rok do roku - aby ułatwić porównanie i odniesienie.
Aby przygotować się do przeniesienia, zdecyduj, czy skopiować te szczegóły ze swoich wartości na nowy rok:
- Uwagi podane dla wartości, takie jak kontekst pomocniczy lub przypisy
- Przydziały i instrukcje, w tym członkowie obszaru roboczego przypisani do przygotowywania i zatwierdzania wartości
- Wartości wprowadzone w metrykach lub zadaniach Workiva, jako symbole zastępcze dla wartości nie zebranych za pośrednictwem połączonych plików źródłowych
Krok 2. Wybór źródeł wartości na nowy rok
Aby zebrać dane dla metryk programu ESG, przypisani członkowie obszaru roboczego mogą przygotować i zatwierdzić wartości za pomocą jednego z nich:
- Połączone pliki źródłowe, takie jak arkusz kalkulacyjny Data Collection lub inne pliki Workiva
- Usprawniona strona Workiva Tasks, która zawiera tylko pola wymagane do zbierania lub zatwierdzania określonych wartości.
Wskazówka: Aby ułatwić gromadzenie danych, warto zbierać wartości za pośrednictwem zadań Workiva - gdzie osoby przydzielające i zatwierdzające mogą lepiej skupić się na wykonywanym zadaniu - zamiast plików źródłowych.
Aby przygotować się na nowy rok sprawozdawczy, zdecyduj, czy zachować połączenia wartości z połączonymi plikami źródłowymi, czy zamiast tego zacząć gromadzić niektóre lub wszystkie wartości za pośrednictwem zadań Workiva.
- Jeśli zdecydujesz się zebrać wszystkie wartości za pomocą zadań Workiva, możesz teraz wykonać przeniesienie bezpośrednio z ESG Program.
- Jeśli zdecydujesz się zebrać jakiekolwiek wartości za pomocą plików źródłowych, najpierw przygotuj te pliki do przewinięcia do przodu.
Krok 3. Przygotowanie plików źródłowych do przeniesienia, jeśli to konieczne
Jeśli zdecydujesz się kontynuować zbieranie wartości za pomocą połączonych plików źródłowych, przeniesienie skopiuje te pliki - i ich własne pliki źródłowe - do nowego roku. Aby przygotować się do przewrotu do przodu:
- Zdecyduj, czy dołączyć te elementy do kopii utworzonych na nowy rok:
- Wartości komórek wejściowych
- Komentarze, etykiety konspektu i załączniki
- Połączenia przychodzące i wychodzące
Uwaga: W przypadku przeniesienia arkusza kalkulacyjnego ESG Data Collection obszaru roboczego należy uwzględnić połączenia plików. Następnie w utworzonych kopiach można łatwo dostosować parametry połączeń zgodnie z potrzebami na nowy rok.
- Na stronie Files utwórz nowy folder, a następnie przenieś do niego wszystkie pliki źródłowe powiązane z wartościami, które mają zostać zachowane na nowy rok.
Wskazówka: Aby ułatwić identyfikację kontekstu danych źródłowych, należy uwzględnić rok sprawozdawczy w nazwie folderu, np.
2024 Pliki źródłowe ESG. Dla dodatkowej przejrzystości zalecamy zapisanie tego folderu w innym folderze o podobnej nazwie w oparciu o rok, w którym również zawiera oddzielny folder z Factbook z danego roku i powiązanymi z nim wynikami raportowania. - Aby zidentyfikować wszystkie pliki, które zostaną skopiowane na nowy rok, kliknij folder prawym przyciskiem myszy i wybierz Linked Files Report.
Wskazówka: Raport połączonych plików zawiera listę wszystkich plików, które zapewniają łącza źródłowe do plików źródłowych wartości, które zostaną również skopiowane na nowy rok. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Use the Linked Files Report.
Uwaga: Jeśli arkusz kalkulacyjny ESG Factbook pojawia się jako plik źródłowy w raporcie plików połączonych, usuń jego łącza źródłowe. Zalecamy korzystanie z ESG Factbook wyłącznie jako źródła do raportowania wyników, nie do gromadzenia danych.
- W panelu Connections każdego pliku źródłowego wymienionego w raporcie połączonych plików określ, czy jego połączenia przychodzące mają źródła, które:
- Znajdują się w innym obszarze roboczym, takim jak arkusz kalkulacyjny lub zapytanie współdzielone
- Pobierz dane z łańcucha, np. pobierz dane z Workiva Carbon
Uwaga: Jeśli plik źródłowy ma te połączenia przychodzące, może być konieczne odtworzenie połączenia w kopii pliku utworzonej podczas przenoszenia.
- Aby ustalić, czy dowolny plik źródłowy wymieniony w raporcie plików połączonych używa procesów do automatyzacji przepływu pracy zadań, wyszukaj pliki dla plików procesu , a następnie otwórz każdy proces i sprawdź, czy jego działania mają zastosowanie do pliku źródłowego.
- Jeśli nie korzysta z pliku źródłowego Processes, można przejść do nowego roku sprawozdawczego z ESG Program. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Roll forward and manage reporting years in ESG Program.
- Jeśli jakikolwiek plik źródłowy wykorzystuje Procesy, skontaktuj się z menedżerem ds. sukcesu klienta Workiva (CSM), aby uzyskać pomoc w przeniesieniu. Więcej informacji można znaleźć na stronie . Przeniesienie programu i procesów ESG na nowy rok sprawozdawczy.