Linkowanie jest fundamentalną częścią platformy Workiva. Jest to mechanizm, który łączy dane ze źródłem i synchronizuje je we wszystkich połączonych plikach, zapewniając, że te punkty danych są zawsze takie same - bez względu na to, gdzie są wyświetlane.
Inteligentne linki poprawiają to doświadczenie, umożliwiając dodawanie niestandardowych danych do linków, takich jak nazwa i opis. Ten dodatkowy kontekst pomaga łatwo znajdować i ponownie wykorzystywać linki w obszarze roboczym lub udostępniać je innym użytkownikom w całej organizacji.
Wymagania
- Obecnie inteligentne łącza są dostępne tylko dla klientów w Stanach Zjednoczonych. Funkcja ta zostanie rozszerzona na inne regiony w najbliższej przyszłości.
- Rola Cross Workspace Data Sharing Manager jest wymagana do udostępniania inteligentnych łączy.
- Aby utworzyć lub edytować inteligentne łącze, musisz być właścicielem lub edytorem pliku źródłowego.
- Po utworzeniu inteligentnego łącza każdy użytkownik z dostępem do tego pliku i sekcji może z niego korzystać.
Tworzenie inteligentnych linków
Przed utworzeniem inteligentnego linku należy utworzyć nowy link źródłowy w obszarze roboczym lub zlokalizować istniejący, który ma zostać przekonwertowany.
Gdy masz już na myśli standardowy link źródłowy, możesz przekształcić go w inteligentny link, wykonując następujące kroki:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy łącze źródłowe i wybierz Opcje łącza > Konwertuj na łącze inteligentne.
- Nazwij inteligentny link i podaj opcjonalny opis. Kliknij Konwertuj na inteligentny link , aby zakończyć.
Wskazówka: Inteligentne linki są przeznaczone do udostępniania, więc wybierz nazwę i opis, które będą łatwe do zidentyfikowania dla innych. Można nawet rozważyć zastosowanie standardowej konwencji nazewnictwa lub formatu dla wszystkich inteligentnych linków w organizacji.
Po utworzeniu inteligentnego łącza będzie ono dostępne dla wszystkich dozwolonych użytkowników w obszarze roboczym za pośrednictwem biblioteki inteligentnych łączy.
Wstawianie łączy z biblioteki inteligentnych łączy
Biblioteka inteligentnych linków to miejsce, w którym przechowywane są wszystkie inteligentne linki w obszarze roboczym - a także te udostępnione z innych obszarów roboczych. Z tego miejsca można przeglądać wszystkie dostępne inteligentne łącza, wyświetlać ich szczegóły i wstawiać je do dokumentów.
Znajdź inteligentne linki
Aby uzyskać dostęp do biblioteki inteligentnych łączy, otwórz dowolny plik w obszarze roboczym i wybierz sekcję Linking z panelu po prawej stronie. Następnie można przeglądać wybrane łącze lub wyszukiwać je według nazwy.
Uwaga: Inteligentne linki pojawią się w widoku biblioteki tylko wtedy, gdy masz dostęp do ich pliku źródłowego.
Zobacz szczegóły inteligentnego łącza
Aby dowiedzieć się więcej o konkretnym łączu przed wstawieniem go do dokumentu, przejdź do zakładki Details .
Na karcie Szczegóły można zobaczyć:
- Nazwa łącza
- Opis łącza
- Data ostatniej publikacji
- Nazwa wydawcy
- Wszyscy współdzieleni użytkownicy
- Ostatnia udostępniona data
- Jeśli łącze zostało dodane do innych bibliotek obszaru roboczego ("ustanowiono połączenia")
Możesz także wybrać Przejdź do źródła z zakładki Biblioteka, aby otworzyć plik źródłowy linku.
Wstaw inteligentne łącza
Po zidentyfikowaniu inteligentnego łącza, które chcesz ponownie wykorzystać, umieść kursor w miejscu, w którym chcesz umieścić zawartość i kliknij Wstaw.
Udostępnianie inteligentnych łączy innemu obszarowi roboczemu
Inteligentne łącza można łatwo udostępniać innym obszarom roboczym. Jako właściciel inteligentnego łącza musisz jedynie wybrać konkretny obszar roboczy i użytkownika, któremu chcesz go udostępnić. Po udostępnieniu, odbiorca inteligentnego linku będzie miał możliwość "rozszerzenia dostępu" na innych użytkowników w tym obszarze roboczym.
Możesz udostępnić pojedynczy link inteligentny, wszystkie linki inteligentne w określonej sekcji lub każdy link inteligentny w pliku.
Uwaga: Rola "Cross Workspace Data Sharing Manager" jest wymagana do udostępniania inteligentnych linków.
Udostępnianie pojedynczego inteligentnego łącza:
- Przejdź do źródła danych i wybierz inteligentny link, który chcesz udostępnić.
- Kliknij Udostępnij na pasku menu w lewym górnym rogu ekranu.
- Gdy zostaniesz poproszony o wybranie zakresu, wybierz pierwszą opcję: Smart link.
Uwaga: Pojedynczy inteligentny link można również udostępnić za pośrednictwem sekcji "Szczegóły" w panelu Linkowanie po prawej stronie.
- W polu Wyszukaj użytkowników wprowadź nazwę każdej osoby, której chcesz udostępnić ten link.
Uwaga: To pole automatycznie wypełni się nazwami użytkowników w Twojej organizacji.
- (Opcjonalnie) Dodaj krótką wiadomość opisującą łącze. Zostanie to udostępnione odbiorcom.
- Kliknij Udostępnij , aby zakończyć.
Wiadomość e-mail zostanie natychmiast wysłana do wszystkich odbiorców z informacją o tym, jak uzyskać dostęp do biblioteki inteligentnych linków.
Zamiast udostępniać każde łącze inteligentne z osobna, można udostępnić wszystkie łącza inteligentne zawarte w określonej sekcji, arkuszu lub slajdzie:
- Kliknij Udostępnij na pasku menu w lewym górnym rogu ekranu.
- Gdy zostaniesz poproszony o wybranie zakresu, wybierz środkową opcję: Wszystkie inteligentne łącza w arkuszu/sekcji/slajdzie.
- W polu Wyszukaj użytkowników wprowadź imię i nazwisko każdej osoby, której chcesz udostępnić ten link.
Uwaga: To pole automatycznie wypełni się nazwami użytkowników w organizacji.
- (Opcjonalnie) Dodaj krótką wiadomość opisującą łącze. Zostanie to udostępnione odbiorcom.
- Kliknij Udostępnij , aby zakończyć.
Wiadomość e-mail zostanie natychmiast wysłana do wszystkich odbiorców z informacją o tym, jak uzyskać dostęp do biblioteki inteligentnych linków.
Udostępnianie wszystkich inteligentnych łączy zawartych w arkuszu kalkulacyjnym, dokumencie lub prezentacji:
- Kliknij Udostępnij na pasku menu w lewym górnym rogu ekranu.
- Gdy zostaniesz poproszony o wybranie zakresu, wybierz ostatnią opcję: Wszystkie inteligentne łącza w arkuszu kalkulacyjnym/dokumencie/prezentacji.
- W polu Wyszukaj użytkowników wprowadź imię i nazwisko każdej osoby, której chcesz udostępnić ten link.
Uwaga: To pole automatycznie wypełni się nazwami użytkowników w organizacji.
- (Opcjonalnie) Dodaj krótką wiadomość opisującą łącze. Zostanie to udostępnione odbiorcom.
- Kliknij Udostępnij , aby zakończyć.
Wiadomość e-mail zostanie natychmiast wysłana do wszystkich odbiorców z informacją o tym, jak uzyskać dostęp do biblioteki inteligentnych linków.
Co odbiorca inteligentnego łącza może zrobić z udostępnionymi danymi?
Gdy inteligentny link zostanie udostępniony i zaakceptowany, odbiorca może wykonać szereg czynności z tą treścią:
- Mogą kopiować dane linków.
- Mogą oni wyszukać link w bibliotece tego obszaru roboczego i wstawić go do innego dokumentu.
- Mogą rozszerzyć dostęp do tego łącza, aby inni użytkownicy w tym samym obszarze roboczym mogli uzyskać do niego dostęp.
Możesz także przejść do zakładki Szczegóły , aby zobaczyć, kto zaakceptował udział i czy dodał go do swojej biblioteki przestrzeni roboczej.
Co jeśli inteligentny link został już udostępniony niektórym użytkownikom?
Podczas zbiorczego udostępniania inteligentnego łącza wielu użytkownikom, istniejący użytkownicy otrzymają powiadomienie tylko wtedy, gdy nastąpiła zmiana danych bazowych.
Jeśli chcesz usunąć istniejących użytkowników z folderu udostępnionego, musisz edytować ten konkretny inteligentny link.
Dodawanie udostępnionych inteligentnych łączy do biblioteki obszaru roboczego
Po udostępnieniu nowego inteligentnego łącza otrzymasz wiadomość e-mail na adres wprowadzony w profilu Workiva. Sama wiadomość e-mail nie zawiera bezpośredniego linku do udostępnionego elementu, ale można uzyskać do niego dostęp, otwierając dowolny plik w obszarze roboczym i przechodząc do biblioteki inteligentnych linków.
Oto jak to działa:
- Otwórz dowolny arkusz kalkulacyjny, dokument lub prezentację w swoim obszarze roboczym.
- Otwórz panel Linking po prawej stronie ekranu.
- Kliknij ikonę Zarządzaj biblioteką w prawym górnym rogu karty Biblioteka.
Uwaga: Pomarańczowa kropka oznacza, że w bibliotece dostępny jest nowy link lub aktualizacja.
- Wszystkie udostępnione linki, które nie zostały zaakceptowane, pojawią się w sekcji Oczekujące aktualizacje > Nowe udostępnione linki . Wybierz łącze i kliknij Dodaj nowe łącze , aby dodać je do biblioteki.
Korzystanie z udostępnionych inteligentnych łączy
Udostępnione inteligentne linki pojawią się w bibliotece obszaru roboczego i będą działać w dużej mierze tak samo, jak natywne inteligentne linki. Można zauważyć, że opcja Przejdź do łącza źródłowego jest wyłączona dla łączy współdzielonych, ponieważ plik źródłowy znajduje się w innej przestrzeni roboczej.
Aby uzyskać informacje na temat wstawiania inteligentnych łączy do dokumentów, zapoznaj się z sekcją Wstawianie łączy tego artykułu.
Rozszerzanie uprawnień do udostępnionych łączy inteligentnych
Odbiorcy inteligentnego łącza automatycznie otrzymują uprawnienia na poziomie właściciela do udostępnionego łącza. Jako odbiorca umożliwia to rozszerzenie dostępu na innych użytkowników w tym samym obszarze roboczym.
Aby rozszerzyć dostęp na innych użytkowników:
- Otwórz dowolny arkusz kalkulacyjny, dokument lub prezentację w swoim obszarze roboczym.
- Otwórz panel Linking po prawej stronie ekranu.
- Kliknij ikonę Manage Library w prawym górnym rogu karty Library.
- Przejdź do zakładki Udostępnione inteligentne łącza .
- Kliknij Rozszerz dostęp dla inteligentnego łącza, które chcesz edytować.
- Wybierz niezbędne uprawnienia i kliknij Apply Changes.
Więcej informacji na temat zarządzania uprawnieniami można znaleźć w artykule Update file permissions .
Uprawnienia specyficzne dla inteligentnych łączy
| Właściciel | Edytor | Przeglądarka | |
| Wyszukiwanie i wstawianie udostępnionego inteligentnego łącza z biblioteki | x | x | x |
| Akceptowanie i publikowanie aktualizacji udostępnionego inteligentnego łącza | x | x | |
| Może rozszerzyć uprawnienia do udostępnionego łącza inteligentnego | x | ||
| Udostępnianie inteligentnych łączy | x | x |
Należy pamiętać, że rola Cross Workspace Data Sharing Manager jest również wymagana do udostępniania inteligentnych linków.
Udostępniaj aktualizacje inteligentnych łączy
Wszelkie aktualizacje inteligentnych linków dokonane w głównym obszarze roboczym muszą być celowo udostępniane innym obszarom roboczym. Ten dodatkowy krok daje współdzielonym obszarom roboczym szansę na sprawdzenie przychodzących danych przed zatwierdzeniem zmiany.
- Otwórz dowolny arkusz kalkulacyjny, dokument lub prezentację w swoim obszarze roboczym.
- Otwórz panel Linking po prawej stronie ekranu.
- Przejdź do zakładki Details .
- Kliknij ikonę Udostępnij w prawym górnym rogu panelu i wybierz Udostępnij aktualizacje.
Uwaga: Pomarańczowa kropka oznacza, że inteligentne łącze zostało zaktualizowane, ale nie zostało udostępnione.
- Wprowadź krótki opis zmian. Kontekst ten jest często używany, gdy odbiorcy są w trakcie cyklu przeglądu lub raportowania poprzedniego okresu.
- Kliknij Udostępnij aktualizacje , aby zakończyć.
Akceptowanie aktualizacji udostępnionych inteligentnych łączy
Jako odbiorca udostępnionego inteligentnego łącza otrzymasz wiadomość e-mail za każdym razem, gdy aktualizacja zostanie opublikowana i udostępniona. Gdy aktualizacja będzie dostępna, w panelu Linkowanie pojawi się mała pomarańczowa kropka.
- Otwórz dowolny arkusz kalkulacyjny, dokument lub prezentację w swoim obszarze roboczym.
- Otwórz panel Linking po prawej stronie ekranu.
- Kliknij ikonę Manage Library w prawym górnym rogu karty Library.
- Wszelkie aktualizacje, które nie zostały zaakceptowane, pojawią się w sekcji Oczekujące aktualizacje > Aktualizacje linków udostępnionych . Wybierz łącze i kliknij Zaakceptuj aktualizacje , aby otrzymać zaktualizowane dane.
Uwaga: Możesz także kliknąć Przejrzyj , aby zobaczyć porównanie zmian przed zaakceptowaniem aktualizacji.
Aktualizacje recenzji
Przycisk Review w poprzedniej sekcji umożliwia porównanie zmian przed zatwierdzeniem ich do obszaru roboczego. Jeśli dostępnych jest wiele aktualizacji, użyj strzałek w lewym dolnym rogu, aby przełączać się między poszczególnymi aktualizacjami.
Gdy wszystko będzie gotowe, kliknij Accept updates , aby opublikować nowe wartości we wszystkich lokalizacjach docelowych w obszarze roboczym.
Kopiowanie inteligentnych linków
Aby ułatwić proces przenoszenia, podczas kopiowania pliku lub folderu można opcjonalnie dołączyć inteligentne łącza. Pozwala to zachować bieżące linki podczas kopiowania plików lub całkowicie je zresetować.
Poniższe opcje dotyczą w szczególności inteligentnych łączy:
- Dołącz metadane dla wszystkich źródłowych łączy inteligentnych: Zaznacz to pole, aby zachować nazwy i opisy skopiowanych źródłowych łączy inteligentnych. Spowoduje to utworzenie zduplikowanych wpisów w bibliotece, ale można je później edytować. Usuń zaznaczenie tego pola, aby wykluczyć istniejące nazwy i opisy ze skopiowanych inteligentnych linków źródłowych.
- Zachowaj łącza docelowe między obszarami roboczymi: Zaznacz to pole, aby zachować inteligentne łącza z innych obszarów roboczych
powiązane z ich bieżącym źródłem. Usuń zaznaczenie tego pola, aby usunąć linki.
Dowiedz się więcej o kopiowaniu plików i folderów.
Uwaga: Opcje te pojawiają się tylko wtedy, gdy w obszarze roboczym włączono inteligentne łącza.
Co warto wiedzieć
- Łącza pochodzące z GRC nie są obecnie kompatybilne z inteligentnymi łączami.