Centrum wsparcia Workiva

Tworzenie połączeń jest podstawową funkcją platformy Workiva. Jest to mechanizm, który łączy dane ze źródłem i synchronizuje je we wszystkich połączonych plikach, zapewniając, że te punkty danych są zawsze takie same - bez względu na to, gdzie są wyświetlane.

Inteligentne linki poprawiają to doświadczenie, umożliwiając dodawanie niestandardowych danych do linków, takich jak nazwa i opis. Ten dodatkowy kontekst pomaga łatwo znajdować i ponownie wykorzystywać linki w przestrzeni roboczej lub udostępniać je innym użytkownikom w całej organizacji.

Wymagania

• Rola Data Sharing Manager jest wymagana do udostępniania inteligentnych linków.
• Aby utworzyć lub edytować inteligentne łącze, musisz być właścicielem lub edytorem pliku źródłowego.
• Po utworzeniu inteligentnego łącza każdy użytkownik z dostępem do tego pliku i sekcji może z niego korzystać.

Twórz inteligentne linki

Przed utworzeniem inteligentnego linku musisz utworzyć nowy link źródłowy w swoim obszarze roboczym lub zlokalizować istniejący, który chcesz przekonwertować.

Gdy masz już w głowie standardowy link źródłowy, możesz przekształcić go w link inteligentny, wykonując następujące kroki:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy łącze źródłowe i wybierz Opcje łącza > Konwertuj na łącze inteligentne.
   
2. Nazwij inteligentny link i podaj opcjonalny opis. Kliknij Konwertuj na inteligentny link , aby zakończyć.
   

   Wskazówka: Inteligentne linki są przeznaczone do udostępniania, więc wybierz nazwę i opis, które będą łatwe do zidentyfikowania dla innych. Możesz nawet rozważyć użycie standardowej konwencji nazewnictwa lub formatu dla wszystkich inteligentnych linków w swojej organizacji.

Po utworzeniu inteligentnego linku będzie on dostępny dla wszystkich dozwolonych użytkowników w Twojej przestrzeni roboczej za pośrednictwem biblioteki inteligentnych linków.

Wstaw łącza z biblioteki inteligentnych łączy

Biblioteka inteligentnych linków to miejsce, w którym przechowywane są wszystkie inteligentne linki w Twoim obszarze roboczym - a także te udostępnione z innych obszarów roboczych. Z tego miejsca możesz przeglądać wszystkie dostępne inteligentne linki, wyświetlać ich szczegóły i wstawiać je do dokumentów.

Udostępniaj inteligentne łącza w innym obszarze roboczym

Inteligentne łącza można łatwo udostępniać innym obszarom roboczym. Jako właściciel inteligentnego łącza musisz jedynie wybrać konkretny obszar roboczy i użytkownika, któremu chcesz go udostępnić. Po udostępnieniu, odbiorca inteligentnego linku będzie miał możliwość "rozszerzenia dostępu" na innych użytkowników w tym obszarze roboczym.

Możesz udostępnić pojedynczy link inteligentny, wszystkie linki inteligentne w określonej sekcji lub każdy link inteligentny w pliku.

Uwaga: Rola "Menedżer udostępniania danych" jest wymagana do udostępniania inteligentnych linków.

Co odbiorca inteligentnego łącza może zrobić z udostępnionymi danymi?

Gdy inteligentny link zostanie udostępniony i zaakceptowany, odbiorca może wykonać szereg czynności z tą treścią:

• Mogą kopiować dane linków.
• Mogą oni wyszukać link w bibliotece tego obszaru roboczego i wstawić go do innego dokumentu.
• Mogą rozszerzyć dostęp do tego łącza, aby inni użytkownicy w tym samym obszarze roboczym mogli uzyskać do niego dostęp.

Możesz także przejść do zakładki Szczegóły , aby zobaczyć, kto zaakceptował udostępnienie i czy dodał je do swojej biblioteki przestrzeni roboczej.

Co jeśli inteligentny link został już udostępniony niektórym użytkownikom?

Podczas zbiorczego udostępniania inteligentnego łącza wielu użytkownikom, istniejący użytkownicy otrzymają powiadomienie tylko wtedy, gdy nastąpiła zmiana danych bazowych. 

Jeśli chcesz usunąć istniejących użytkowników z folderu udostępnionego, musisz edytować ten konkretny inteligentny link.

Dodaj udostępnione inteligentne łącza do biblioteki obszaru roboczego

Gdy zostanie Ci udostępniony nowy inteligentny link, otrzymasz wiadomość e-mail na adres podany w profilu Workiva. Sama wiadomość e-mail nie zawiera bezpośredniego linku do udostępnionego elementu, ale możesz uzyskać do niego dostęp, otwierając dowolny plik w obszarze roboczym i przechodząc do biblioteki inteligentnych linków.

Oto jak to działa:

1. Otwórz dowolny arkusz kalkulacyjny, dokument lub prezentację w swoim obszarze roboczym.
2. Otwórz panel Linking po prawej stronie ekranu.
3. Kliknij ikonę Manage Library w prawym górnym rogu karty Library.
   

   Uwaga: Pomarańczowa kropka oznacza, że w Twojej bibliotece dostępny jest nowy link lub aktualizacja.

4. Wszystkie udostępnione linki, które nie zostały zaakceptowane, pojawią się w sekcji Oczekujące aktualizacje > Nowe udostępnione linki . Wybierz łącze i kliknij Dodaj nowe łącze , aby dodać je do biblioteki.
   

Korzystanie z udostępnionych inteligentnych łączy

Udostępnione inteligentne linki pojawią się w bibliotece Twojego obszaru roboczego i będą działać w dużej mierze tak samo, jak natywne inteligentne linki. Zauważysz, że opcja Przejdź do linku źródłowego jest wyłączona dla linków współdzielonych, ponieważ plik źródłowy znajduje się w innej przestrzeni roboczej.

Aby uzyskać informacje na temat wstawiania inteligentnych łączy do dokumentów, zapoznaj się z sekcją Wstawianie łączy tego artykułu.

Rozszerz uprawnienia na udostępnione łącza inteligentne

Odbiorcy inteligentnego łącza otrzymują automatycznie uprawnienia na poziomie właściciela do udostępnionego łącza. Jako odbiorca możesz rozszerzyć dostęp na innych użytkowników w tym samym obszarze roboczym.

Aby rozszerzyć dostęp na innych użytkowników:

1. Otwórz dowolny arkusz kalkulacyjny, dokument lub prezentację w swoim obszarze roboczym.
2. Otwórz panel Linking po prawej stronie ekranu.
3. Kliknij ikonę Manage Library w prawym górnym rogu karty Library.
   
4. Przejdź do zakładki Udostępnione inteligentne łącza .
5. Kliknij Rozszerz dostęp dla inteligentnego łącza, które chcesz edytować.
6. Wybierz niezbędne uprawnienia i kliknij Apply Changes.
   

Aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania uprawnieniami, zapoznaj się z naszym artykułem Update file permissions .

Uprawnienia specyficzne dla inteligentnych łączy

Udostępniaj inteligentne aktualizacje linków

Wszelkie aktualizacje inteligentnych linków dokonane w twoim głównym obszarze roboczym muszą być celowo udostępniane innym obszarom roboczym. Ten dodatkowy krok daje współdzielonym obszarom roboczym szansę na sprawdzenie przychodzących danych przed zatwierdzeniem zmiany.

1. Otwórz dowolny arkusz kalkulacyjny, dokument lub prezentację w swoim obszarze roboczym.
2. Otwórz panel Linking po prawej stronie ekranu.
3. Przejdź do zakładki Details .
4. Kliknij ikonę Share w prawym górnym rogu panelu i wybierz Share updates.
   

   Uwaga: Pomarańczowa kropka oznacza, że inteligentny link został zaktualizowany, ale nie został udostępniony.

5. Wprowadź krótki opis zmian. Kontekst ten jest często używany, gdy odbiorcy są w trakcie cyklu przeglądu lub raportowania poprzedniego okresu.
6. Kliknij Udostępnij aktualizacje , aby zakończyć.
   

Akceptuj aktualizacje udostępnionych inteligentnych łączy

Jako odbiorca udostępnionego inteligentnego łącza otrzymasz wiadomość e-mail za każdym razem, gdy aktualizacja zostanie opublikowana i udostępniona. Zobaczysz również małą pomarańczową kropkę w panelu Linkowanie, gdy aktualizacja będzie dostępna.

1. Otwórz dowolny arkusz kalkulacyjny, dokument lub prezentację w swoim obszarze roboczym.
2. Otwórz panel Linking po prawej stronie ekranu.
3. Kliknij ikonę Manage Library w prawym górnym rogu karty Library.
   
4. Wszelkie aktualizacje, które nie zostały zaakceptowane, pojawią się w sekcji Oczekujące aktualizacje > Aktualizacje linków udostępnionych . Wybierz łącze i kliknij Akceptuj aktualizacje , aby otrzymać zaktualizowane dane.
   
   

   Uwaga: Możesz także kliknąć Review , aby zobaczyć porównanie zmian przed zaakceptowaniem aktualizacji.

Przejrzyj aktualizacje

Przycisk Recenzja w poprzedniej sekcji umożliwia porównanie zmian przed zatwierdzeniem ich do obszaru roboczego. Jeśli dostępnych jest wiele aktualizacji, użyj strzałek w lewym dolnym rogu, aby przełączać się między poszczególnymi aktualizacjami.

Gdy wszystko będzie gotowe, kliknij Accept updates , aby opublikować nowe wartości we wszystkich miejscach docelowych w obszarze roboczym.  

Kopiuj inteligentne łącza

Aby ułatwić proces przenoszenia, podczas kopiowania pliku lub folderu można opcjonalnie dołączyć inteligentne łącza. Dzięki temu możesz zachować bieżące linki podczas kopiowania plików lub całkowicie je zresetować.

Poniższe opcje dotyczą w szczególności inteligentnych linków:

• Uwzględnij metadane dla wszystkich źródłowych linków inteligentnych: Zaznacz to pole, aby zachować nazwy i opisy skopiowanych źródłowych linków inteligentnych. Spowoduje to utworzenie zduplikowanych wpisów w twojej bibliotece, ale można je później edytować. Usuń zaznaczenie tego pola, aby wykluczyć istniejące nazwy i opisy ze skopiowanych inteligentnych linków źródłowych.
• Zachowaj łącza docelowe między obszarami roboczymi: Zaznacz to pole, aby zachować inteligentne łącza z innych obszarów roboczych
  powiązane z ich bieżącym źródłem. Odznacz to pole, aby usunąć linki.

Dowiedz się więcej o kopiowaniu plików i folderów.

Uwaga: Opcje te pojawiają się tylko wtedy, gdy w Twojej przestrzeni roboczej włączono inteligentne łącza.

Przywróć i usuń inteligentne linki

Po dodaniu inteligentnego linku możesz przywrócić go do standardowego linku źródłowego i usunąć z biblioteki. Możesz także bezpośrednio usuwać stare, nieużywane lub porzucone inteligentne linki, które zostały udostępnione z innych obszarów roboczych.

Uwaga: Jeśli inteligentny link jest nadal udostępniony, możesz dodać go ponownie później z sekcji Oczekujące aktualizacje > Nowe udostępnione linki w bibliotece.

Co warto wiedzieć

• Linki pochodzące z obszarów roboczych GRC nie są obecnie kompatybilne z inteligentnymi linkami.
• Inteligentne łącza są uwzględnione i nazwane w raporcie Document Links.