Uwaga: Jeśli pliki źródłowe metryk nie zawierają procesów, które zamierzasz zachować na nowy rok, wykonaj przeniesienie bezpośrednio w ESG Program.
Na stronie ESG Programwłaściciele obszarów roboczych mogą dodać rok sprawozdawczy , aby skopiować - lub przenieść - metryki z istniejącego roku gromadzenia danych. Jeśli Twoje wskaźniki korzystają z połączonych plików źródłowych, które zawierają procesy , które zamierzasz zachować do gromadzenia danych w nowym roku, skontaktuj się z menedżerem ds. sukcesu klienta Workiva (CSM), aby przenieść swój program ESG.
Krok 1. Zebranie plików z danymi
Uwaga: Aby usprawnić gromadzenie danych, osoby przypisujące i zatwierdzające metryki mogą używać zadań Workiva zamiast połączonych plików źródłowych. Aby zebrać wszystkie wartości metryk poprzez Workiva Tasks na nowy rok sprawozdawczy, pomiń ten krok.
Aby zebrać wartości do raportowania ESG, metryki programu ESG mogą mieć połączone źródłowe arkusze kalkulacyjne i dokumenty, takie jak arkusz kalkulacyjny Data Collection . Podczas przenoszenia Workiva tworzy kopie tych plików źródłowych, aby umożliwić gromadzenie danych na nowy rok sprawozdawczy.
Aby przygotować te pliki źródłowe do przeniesienia:
- W programie ESG zidentyfikuj wszystkie pliki źródłowe powiązane z wartościami metrycznymi.
Wskazówka: Z poziomu metryki można wyświetlić połączony z nią plik źródłowy na stronie Metric value.
- Dla każdego pliku źródłowego generuje raport plików połączonych , aby zidentyfikować wszelkie dodatkowe pliki, które zapewniają jego linki źródłowe.
- Na stronie Filesmożna zebrać wszystkie te pliki - pliki źródłowe wartości, pliki źródłowe tych plików i wszelkie procesy automatyzujące przepływy pracy zadań - w folderze.
- Wyraźnie nazwij folder z kontekstem jego plików, na przykład
20XX Data collection. - Ustaw uprawnienia folderu , aby członkowie obszaru roboczego mogli zarządzać jego plikami.
- Wyraźnie nazwij folder z kontekstem jego plików, na przykład
Krok 2. Zebranie wyników raportowania
Rozwiązanie Workiva ESG obejmuje arkusz kalkulacyjny Factbook , który gromadzi wartości z programu ESG i działa jako źródło wyników raportowania. Podczas rollforward Workiva tworzy kopie tych plików, aby zapewnić dokładne raportowanie w nowym roku sprawozdawczym.
Aby pomóc w identyfikacji wyników raportowania:
- Ze strony Fileswybierz arkusz kalkulacyjny Factbook , a następnie z jego menu wybierz Linked Files Report . Raport Linked Files Report zawiera listę wszystkich linków docelowych z Factbook.
- Dla każdego łącza docelowego arkusza kalkulacyjnego Factbook utwórz raport połączonych plików, aby zidentyfikować ich łącza docelowe . Następnie ponownie utwórz raport połączonych plików dla każdego z łączy docelowych tych plików i tak dalej, aż zidentyfikujesz wszystkie połączone raporty wyjściowe.
Po zidentyfikowaniu wszystkich wyników raportowania , zbierz je w folderze z Files:
- Wyraźnie nazwij folder z kontekstem jego plików, na przykład
20XX Reporting outputs. - Ustaw uprawnienia folderu , aby członkowie obszaru roboczego mogli zarządzać jego plikami.
Krok 3. Skonfiguruj rollforward w Workiva
Po zebraniu plików wyjściowych gromadzenia danych i raportowania skontaktuj się ze swoim CSM Workiva, aby zaplanować rozmowę wstępną dotyczącą rozwoju. W momencie rozpoczęcia meczu:
- Przejrzyj źródła danych gromadzonych w ramach programu ESG.
- Zidentyfikuj Architekta Rozwiązań Workiva (SA), który będzie odpowiedzialny za przeniesienie.
- Zaplanuj harmonogram przeniesienia.
To enable the roll forward, an Org Security Administrator will need to:
- Add your Workiva SA as a workspace member
- Create an API grant for your Workiva SA
To create the API grant from Security:
-
In Provisioning, select to create an API grant.
-
In Client name, enter
ESG Program RF. -
In Client type, enter
OAuth2 Client Credentials. - In Workspace, select the ESG workspace to roll forward.
- In Workiva username, select your assigned Workiva SA.
- In Expires, allow at least 7 days — a week — for Workiva to perform the rollforward, based on the scheduled timeline.
-
In Scopes, select these actions:
- data_tables|r
- data_tables|w
- dataentity|r
- dataentity|w
- file:read
- file:write
- task:read
- task:write
- Click Add grant.
Po wykonaniu przez Workiva rollforward, obszar roboczy będzie zawierał:
- Nowy rok sprawozdawczy w programie ESG, z tymi samymi tematami i wskaźnikami, co w bieżącym roku
Wskazówka: Podczas przenoszenia danych program ESG może również dodawać wartości z poprzednich lat sprawozdawczych. Aby zweryfikować te wartości, zapoznaj się z arkuszem kalkulacyjnym Historical Data Load utworzonym podczas wdrażania.
- Kopie arkusza kalkulacyjnego Data Collection i innych plików źródłowych powiązanych z metrykami nowego roku sprawozdawczego
- Kopia arkusza kalkulacyjnego Factbook , powiązanego z kopiami wyników raportowania miejsc docelowych na nowy rok
- Zaktualizowane zapytania powiązane z nowymi arkuszami kalkulacyjnymi Data Collection i Factbook
Krok 4. Przygotowanie gromadzenia danych na nowy rok
Po rozszerzeniu można przygotować metryki programu ESG, aby umożliwić gromadzenie danych na nowy rok sprawozdawczy.
Aktualizacja parametrów zapytania
Arkusze kalkulacyjne Data collection i Factbook zawierają połączenia przychodzące z zapytań w celu uzyskania danych z programu ESG. Aby zaktualizować połączenie przychodzące na nowy rok, wybierz je w panelu Connections arkusza kalkulacyjnego, a następnie wybierz nowy rok sprawozdawczy w Parameters.
Zbieranie wartości za pomocą zadań Workiva
Aby usprawnić gromadzenie danych, członkowie obszaru roboczego mogą przygotować i zatwierdzić wartości metryki w Workiva Tasks zamiast w arkuszu kalkulacyjnym Data Collection lub innym pliku źródłowym. Aby rozpocząć gromadzenie wartości metryki za pomocą zadań Workiva na nowy rok sprawozdawczy:
- Z metryki wybierz nowy rok sprawozdawczy.
- Na stronie Metric valuekliknij przycisk Remove source , aby odłączyć plik źródłowy wartości.
Po wysłaniu zadań metryki na nowy rok sprawozdawczy, skierują one odbiorców do przygotowania i zatwierdzenia wartości za pośrednictwem strony Workiva Tasks.
Zastosuj częstotliwość lub wymiary
Chociaż wcześniej można było zebrać pojedynczą roczną wartość dla metryki, można zebrać wiele wartości dla metryki na podstawie:
- Częstotliwość miesięczna lub kwartalna
- Wymiar niestandardowy, taki jak lokalizacja, płeć lub jednostka biznesowa
Jeśli zastosujesz częstotliwość lub wymiar do metryk tematu na nowy rok sprawozdawczy, zaktualizuj arkusz kalkulacyjny Factbook , aby zapewnić dokładne formuły:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy arkusz Pusty szablon i wybierz z menu pozycję Duplikuj .
- Zmień nazwę zduplikowanej sekcji, aby pasowała do tematu metryk.
- Skopiuj identyfikatory metryk z ich bieżącej sekcji arkusza kalkulacyjnego i wklej je do kolumny Metric ID w zduplikowanej sekcji.
- Jeśli zastosujesz wymiar do metryki, wybierz go w kolumnie wyszukiwania Dimension wiersza metryki.
- Utwórz nowe linki źródłowe od wartości metryk do ich odpowiednich wyników raportowania.
Edycja przypisań metryk
Domyślnie metryki w nowym roku sprawozdawczym mają te same zadania, co w roku bieżącym, a ich poprzednie terminy płatności są przesunięte o rok. Aby ponownie przypisać wartość metryki do innego członka obszaru roboczego, np. w celu odzwierciedlenia zmian personalnych, należy edytować jej przypisanie na stronie lub zatwierdzenie na stronie .