Przeniesienie i zarządzanie latami sprawozdawczymi w programie ESG

Na stronie ESG Programmożna zarządzać gromadzeniem danych z wielu lat na potrzeby sprawozdawczości w zakresie ochrony środowiska, spraw społecznych i ładu korporacyjnego (ESG). Właściciel programu ESG może zarządzać swoimi latami sprawozdawczymi na stronie Przegląd programu.

Dodanie lub przeniesienie roku sprawozdawczego

Aby rozpocząć gromadzenie danych za nowy rok sprawozdawczy, właściciele przestrzeni pracy mogą dodać rok na stronie ESG Program. Aby rozpocząć nowy rok, można skopiować - lub przewinąć do przodu - metryki już skonfigurowane na inny rok sprawozdawczy i wybrać, które szczegóły metryk mają zostać uwzględnione, takie jak wartości, przypisania i połączone pliki źródłowe.

Krok 1. Przygotowanie do przewrotu do przodu

Przed dodaniem nowego roku sprawozdawczego należy najpierw zdecydować, co należy przenieść z poprzedniego roku, w tym:

• Wartości gromadzone bezpośrednio w metrykach lub za pośrednictwem usprawnionych zadań Workiva
• Szczegóły dotyczące wartości metryk, takie jak przypisani członkowie obszaru roboczego lub notatki dostarczone przez osoby przypisane
• Wszelkie pliki Workiva podłączone jako źródła wartości

Jeśli zdecydujesz się skopiować połączone pliki źródłowe do gromadzenia danych w nowym roku, zidentyfikuj również powiązane pliki tych plików, takie jak ich własne pliki źródłowe lub procesy używane do automatyzacji przepływów pracy zadań.

Uwaga: Podczas przewijania do przodu połączonych plików źródłowych, ich kopie nie zawierają żadnych procesów. Aby zachować procesy na nowy rok, skontaktuj się ze swoim menedżerem ds. sukcesu klienta Workiva (CSM), aby Workiva mogła pomóc w przeniesieniu.

Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź Przygotuj się do przeniesienia wartości ESG.

Krok 2. Utwórz nowy rok sprawozdawczy

1. Ze strony Program ESGwybierz Przegląd programu z konspektu.
2. Z menu wybierz Zarządzaj latami sprawozdawczymi.
   
3. Upewnij się, że w programie ESG nie ma jeszcze nowego roku i kliknij przycisk Dodaj rok.
   

   Uwaga: Można dodawać tylko lata, które jeszcze nie istnieją w programie ESG. Aby przenieść rok sprawozdawczy, który już istnieje jako zastępczy, należy najpierw usunąć go z programu ESG.

Krok 3. Wybierz dane metryczne do ponownego wykorzystania w nowym roku

Aby ułatwić gromadzenie danych, w nowym roku należy skonfigurować te same wskaźniki, co w kolejnym roku sprawozdawczym:

1. W polu Nowy rokwprowadź rok sprawozdawczy, który chcesz dodać, w czterocyfrowym formacie RRRR .
   
2. Wybierz, z którego z istniejących lat raportowania chcesz skopiować metryki.
3. Na stronie Kopiuj z metrykwybierz, które szczegóły metryk mają zostać przeniesione na nowy rok:
   • Notatki, aby zachować notatki dodane do wartości metryk, takie jak przypisy lub narracja raportowania.
   • Przydziały i instrukcje, aby przydzielić tych samych członków obszaru roboczego do przygotowania i zatwierdzenia wartości na nowy rok, z tymi samymi instrukcjami. Jeśli zaznaczysz to pole wyboru, wybierz również, czy chcesz ustawić terminy zadań dostosowane do nowego roku.
   • Wartości wprowadzone w metrykach lub zadaniach Workiva, aby rozpocząć nowy rok z tymi samymi danymi zebranymi dla wartości bez połączonych plików źródłowych dla bieżącego roku.

Uwaga: Aby ułatwić odniesienie rok do roku, ESG Program domyślnie zawiera notatki i wartości bez połączonych plików źródłowych jako symbole zastępcze w nowym roku. Aby nie przenieść ich do przodu, wyczyść Notatki lub Wartości wprowadzone odpowiednio w metrykach lub zadaniach Workiva.

Krok 4. Wybierz, czy podłączone źródła mają być kopiowane

Aby zebrać dane dla metryk programu ESG, przypisani członkowie obszaru roboczego mogą przygotować i zatwierdzić wartości za pomocą jednego z nich:

• Połączone pliki źródłowe, takie jak arkusz kalkulacyjny gromadzenia danych lub dokument współpracy z jakościowymi wartościami tekstowymi
• Strona usprawniła Workiva Tasks, która udostępnia tylko pola wymagane do gromadzenia lub zatwierdzania określonych wartości

  Wskazówka: Dzięki Workiva Tasks osoby przypisujące i zatwierdzające mogą lepiej skupić się na wykonywanych zadaniach.

Po utworzeniu nowego roku sprawozdawczego należy zdecydować, w jaki sposób zbierać jego wartości:

• Aby użyć tylko Workiva Tasks do zbierania danych w nowym roku, wyczyść Pliki źródłowe połączone z wartościamii kliknij Dodaj rok.
• Aby zachować powiązania wartości z plikami źródłowymi, wybierz opcję Pliki źródłowe powiązane z wartościamii wybierz, co ma zostać przeniesione z istniejących plików źródłowych.

  Uwaga: W przypadku wybrania opcji kopiowania plików źródłowych, tworzone są również kopie wszystkich plików źródłowych dla łączy w tych plikach. Aby pomóc w określeniu liczby oczekiwanych kopii, generuje raport Document Links dla każdego pliku źródłowego.

Wskazówka: Aby użyć Workiva Tasks dla niektórych wartości i zachować pliki źródłowe dla innych, wybierz Pliki źródłowe połączone z wartościami , a następnie - w Uwzględnij pliki źródłowe - wyczyść pola wyboru plików dla wartości, które mają być zbierane za pomocą Workiva Tasks.

W przypadku wybrania opcji Pliki źródłowe powiązane z wartościami, ESG Program tworzy kopie plików źródłowych na nowy rok. Przed dodaniem nowego roku wybierz, które szczegóły tych plików mają zostać przeniesione:

1. Na stronie Kopiuj z plików źródłowychwybierz, co z oryginalnych plików ma zostać uwzględnione w nowych plikach:
   
   
   • Wartości komórek wejściowych, aby skopiować wszelkie dane zawarte w komórkach wejściowych plików. Jeśli to pole wyboru zostanie wyczyszczone, nowy plik będzie zawierał pustą komórkę wejściową.
   • Komentarze, etykiety konspektu i załączniki, do skopiowania:
     • Wszystkie wątki komentarzy - otwarte i rozwiązane - z paneli Komentarze
     • Wszelkie niestandardowe etykiety konturów skonfigurowane i zastosowane do konturów plików
     • Wszelkie załączniki przesłane za pośrednictwem paneli plików Attachments
   • Połączenia przychodzące i wychodzące - przychodzące ze źródeł danych, wychodzące do plików docelowych lub oba - z panelu plików Połączenia

     Uwaga: Jeśli w nowym roku nadal będziesz korzystać z arkusza kalkulacyjnego ESG Data Collection w swoim obszarze roboczym, wybierz Połączenia przychodzące i wychodzące. W kopii utworzonej przez przeniesienie do przodu można następnie dostosować parametry połączeń zgodnie z potrzebami na nowy rok.

2. Wybierz, czy kopie mają być zapisywane w nowym czy istniejącym folderze:
   • Aby utworzyć nowy folder, wybierz Nowy folder, wprowadź nazwę folderu i wybierz miejsce jego utworzenia.
   • Aby użyć innego folderu, wybierz Istniejący folder, a następnie wybierz folder, w którym mają być zapisywane kopie.
3. Na stronie Include source fileswybierz, które pliki źródłowe powiązane z istniejącym rokiem mają zostać skopiowane.

   Uwaga: W przypadku wyczyszczenia pola wyboru pliku źródłowego członkowie obszaru roboczego będą zbierać powiązane z nim wartości metryczne za pośrednictwem zadań Workiva na nowy rok.

4. Po skonfigurowaniu nowego roku sprawozdawczego z metrykami i szczegółami do przeniesienia z istniejącego roku, kliknij Dodaj rok.

   Uwaga: W zależności od liczby wskaźników przeniesionych do przodu, pojawienie się nowego roku w programie ESG może potrwać kilka minut.

   Wskazówka: Jeśli połączone pliki źródłowe zostaną uwzględnione w przenoszeniu, otrzymasz powiadomienie e-mail o utworzeniu ich kopii.

Krok 5. Przygotowanie nowego roku do gromadzenia danych

Po zakończeniu przewijania do przodu przygotuj się na nowy rok:

• Program ESG
• Arkusz kalkulacyjny gromadzenia danych , jeśli został uwzględniony w przeniesieniu
• Arkusz kalkulacyjny ESG Factbook

Program ESG

Z ESG Program na nowy rok sprawozdawczy, edytuj metryki na nowy rok w razie potrzeby, aby przygotować się do gromadzenia danych:

• Zaktualizuj wszelkie treści związane z ESG lub załączniki referencyjne w oparciu o wytyczne na nowy rok.
• Skonfiguruj częstotliwość lub wymiary niestandardowe gromadzenia danych w nowym roku.
• Usunięcie wskaźników lub wartości , które nie wymagają już gromadzenia danych w nowym roku.
• Dostosowywanie zadań i terminów w razie potrzeby, np. w oparciu o zmiany kadrowe lub weekendy i święta.

Wskazówka: Podczas konfigurowania wskaźników na nowy rok sprawozdawczy można wysyłać zadania do osób przypisanych do ich wartości, aby rozpocząć gromadzenie danych.

Jeśli jest to pierwszy roll forward Twojej firmy w ESG Program, możesz skontaktować się ze swoim CSM Workiva lub partnerem wdrożeniowym, aby pomóc w przygotowaniu nowego roku sprawozdawczego, np. do:

• Dodaj dane historyczne za poprzedni rok sprawozdawczy na stronie ESG Program
• Skonfiguruj zapytania lub arkusze kalkulacyjne, które wykorzystują lub gromadzą dane ESG Program
• Aktualizacja co najmniej 30 zadań metrycznych

Arkusz kalkulacyjny gromadzenia danych

W przypadku uwzględnienia arkusza kalkulacyjnego Data Collection jako pliku źródłowego w przeniesieniu, należy skonfigurować jego kopię na nowy rok:

1. W sekcji Źródło dostosuj arkusz Daty do nowego roku.
   
2. W panelu Połączenia wybierz Przychodzące , zaktualizuj parametry połączeń do nowego roku i kliknij Zastosuj i odśwież.
   
3. Aby zaktualizować powiązane formuły lub miejsca docelowe, kliknij Publish.

Wskazówka: Aby pomóc zachować dane z poprzedniego roku po przeniesieniu do przodu, właściciel pliku może zablokować edycję dla określonych sekcji lub całego pliku.

Uwaga: Jeśli arkusz kalkulacyjny gromadzenia danych lub inny plik źródłowy ma połączenie przychodzące z innego obszaru roboczego lub źródła z danymi z łańcucha, może być konieczne odtworzenie połączenia w kopii pliku utworzonej podczas przenoszenia.

ESG Factbook

Aby przygotować się do raportowania wartości w nowym roku, należy również przenieść arkusz kalkulacyjny Factbook i powiązane z nim wyniki raportowania.

Usuń rok sprawozdawczy

Możesz usunąć rok sprawozdawczy z programu ESG, w tym wszystkie jego wartości metryczne i wszelkie zadania gromadzenia danych w toku.

Wskazówka: Aby usunąć określone wartości metryczne - zamiast wszystkich wartości - z roku sprawozdawczego, zamiast tego usuń wartości z metryki .

Aby usunąć rok sprawozdawczy:

1. Na stronie ESG Program, wybierz Przegląd programu z konspektu, a następnie wybierz Zarządzaj latami sprawozdawczymi z menu.
2. Z roku sprawozdawczego wybierz Usuń rok.
   
3. Kliknij Usuń.

Cofnięcie przewinięcia do przodu

W razie potrzeby można cofnąć nowy rok sprawozdawczy, na przykład w celu ponownego dodania go z innymi metrykami lub szczegółami plików źródłowych.

Aby cofnąć przewijanie do przodu:

1. Z Program ESG, usunąć nowy rok sprawozdawczy.

   Uwaga: Upewnij się, że usunięto rok dodany w wyniku przeniesienia, nie inny rok, który może zawierać zebrane wartości.

2. Jeśli zdecydowałeś się skopiować połączone pliki źródłowe na dany rok, usuń ich kopie z Pliki.
   
   

Powiązane artykuły

Przygotowanie do przeniesienia wartości ESG

Kontynuacja ESG Factbook i plików docelowych

Przeniesienie zarówno programu ESG, jak i procesów na nowy rok sprawozdawczy