Segregatory umożliwiają łączenie plików i załączników w jednej lokalizacji, dzięki czemu można wyeksportować zawartość jako pojedynczy plik PDF. Ten proces zachowuje znaczniki dokumentów i załączników podczas eksportu, co jest szczególnie przydatne podczas procesu cyfrowego wiązania. W tym artykule dowiesz się, jak utworzyć segregator, dodać pliki i zarządzać nimi oraz wyeksportować zawartość.
Utwórz segregator
Aby utworzyć nowy segregator:
- Na stronie Strona główna, wybierz Utwórz.
- Wybierz Binder. Nowy segregator otworzy się automatycznie.
- Aby zaktualizować domyślną nazwę segregatora, wybierz Rename.
- Wprowadź spersonalizowaną nazwę i wybierz Rename.
Masz teraz segregator, do którego możesz dodawać i przechowywać pliki.
Dodaj pliki
Do segregatora można dodawać pliki z bieżącego obszaru roboczego lub wybrać opcję przesyłania plików z komputera.
Uwaga: Segregator ma limit 100 plików.
Dodawanie plików z obszaru roboczego
Aby dodać pliki z obszaru roboczego do segregatora:
- Kliknij zielony przycisk Add File lub wybierz Add File w zakładce Edit , aby wybrać From this workspace.
- Zaznacz pola wyboru po lewej stronie plików, które chcesz dodać.
Uwaga: Aby dodać plik do segregatora, musisz mieć do niego uprawnienia przeglądarki, edytora lub właściciela.
- Kliknij Otwórz.
- Aby dodać dodatkowe pliki, kliknij zielony przycisk Dodaj plik lub wybierz opcję Dodaj plik znajdującą się w zakładce Edytuj.
Pliki Workiva dodawane do nowych skoroszytów będą wyświetlać datę i godzinę bieżącej wersji pliku w momencie jego dodania. W razie potrzeby zaktualizuj wersje pliku lub zmień ustawienia domyślne we właściwościach skoroszytu .
Dodawanie plików z komputera
Aby dodać pliki z komputera do segregatora:
- Kliknij zielony przycisk Dodaj plik lub wybierz Dodaj plik w zakładce Edytuj , aby wybrać Z komputera.
- Wybierz plik z komputera i wybierz Otwórz.
- Aby dodać dodatkowe pliki, kliknij zielony przycisk Dodaj plik lub wybierz opcję Dodaj plik znajdującą się w zakładce Edytuj.
Przesłane pliki dodane do nowych skoroszytów będą wyświetlać datę i godzinę przesłania pliku.
Po dodaniu plików do segregatora można je uporządkować zakładki i przenosić w razie potrzeby. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Organizowanie plików w segregatorze.
Zastąp plik
Pliki spoza systemu Workiva można łatwo wymienić w segregatorze.
Aby zastąpić plik:
- Kliknij plik, który chcesz zastąpić w segregatorze.
- W panelu Properties kliknij strzałkę rozwijaną.
- Wybierz Zastąp plik.
- Wybierz plik na swoim komputerze i wybierz Otwórz.
- Jeśli masz komentarze z oryginalnego pliku, które chcesz zachować dla pliku zastępczego, zaznacz pole wyboru Zastosuj oryginalne komentarze do pliku zastępczego.
- Kliknij Replace.
Dodaj symbol zastępczy dla pliku
Jeśli nie masz jeszcze pliku do umieszczenia w segregatorze, możesz dodać symbol zastępczy.
Dodaj symbol zastępczy
Aby dodać symbol zastępczy do segregatora, można kliknąć przycisk Dodaj symbol zastępczy na dole segregatora lub kliknąć Dodaj symbol zastępczy na pasku narzędzi Edytuj.
Prześlij plik do symbolu zastępczego
Gdy będziesz gotowy, możesz przesłać plik do symbolu zastępczego.
Aby przesłać plik:
- Kliknij symbol zastępczy w segregatorze.
- W panelu Properties kliknij strzałkę rozwijaną.
- Wybierz Prześlij plik.
- Wybierz plik na swoim komputerze i wybierz Otwórz.
Zarządzanie szczegółami plików i załącznikami
Po dodaniu plików do segregatora będzie można zaktualizować wyświetlaną nazwę pliku oraz dołączyć znaczniki dokumentu i załączniki do plików obszaru roboczego.
Aktualizacja wyświetlanej nazwy
Po dodaniu plików można zaktualizować nazwę wyświetlaną dokumentu w panelu Właściwości.
Uwaga: Aktualizacja nazwy wyświetlanej pliku zmienia sposób wyświetlania nazwy w segregatorze, ale nie wpływa na nazwę pliku w całej aplikacji.
Dołącz znaczniki dokumentu
W przypadku dokumentów dodanych z obszaru roboczego można wybrać opcję Dołącz znaczniki dokumentu w panelu Właściwości. Wszelkie znaczniki dokumentu , które zostały dodane do dokumentu, zostaną uwzględnione w eksporcie segregatora.
Dołącz załączniki plików
W przypadku plików dodanych z obszaru roboczego można użyć panelu Właściwości, aby wybrać dodatkowe opcje dla załączników dokumentu, prezentacji lub arkusza kalkulacyjnego: Uwzględnij etykiety załączników, Uwzględnij załączniki oraz Uwzględnij znaczniki załączników.
Aktualizacja wersji pliku
Pliki Workiva dodawane z obszaru roboczego będą wyświetlać datę i godzinę bieżącej wersji pliku w momencie dodania go do segregatora. Revision Management pozwala właścicielom i redaktorom segregatorów kontrolować, kiedy najnowsza wersja pliku jest wyświetlana w segregatorze. Możesz zaktualizować wybrany plik lub wszystkie pliki, aby wyświetlić najnowszą wersję.
Aby zaktualizować pojedynczy plik do najnowszej wersji, kliknij plik w segregatorze i wybierz Aktualizuj plik do najnowszej wersji w panelu Właściwości.
Aby zaktualizować wszystkie pliki w skoroszycie do najnowszej wersji, wybierz Aktualizuj wszystkie wersje na pasku narzędzi Edytuj.
Właściciele skoroszytów mogą zmienić domyślne ustawienia zarządzania poprawkami we Właściwościach skoroszytu . Zaznaczenie pola wyboru obok Auto-update revisions powoduje automatyczne pobieranie najnowszych wersji plików do segregatora.
Właściwości spoiwa
Właściciele bindera mogą dostosować jego właściwości.
Aby zaktualizować właściwości spoiwa:
- Wybierz Właściwości w zakładce Edytuj .
- Dostosuj właściwości do swoich potrzeb. Istnieje możliwość aktualizacji Nazwa, Opcje ogólne, Zarządzanie zmianami, Opcje arkusza kalkulacyjnego, Rozmiar, Orientacja, i Skala segregatora.
- Kliknij Save Changes, aby zastosować zmiany w segregatorze.
Eksport segregatora
Istnieją dwa sposoby eksportowania segregatora:
- Zapisz jako PDF
- Drukuj
Po wybraniu strony Zapisz jako PDF segregator zostanie pobrany na komputer jako plik PDF. Jeśli wybierzesz Print, podgląd segregatora otworzy się w nowej karcie w bieżącej przeglądarce; umożliwi to wydrukowanie, pobranie lub podgląd segregatora.
W przypadku obu opcji eksportu można wybrać zapisanie całego segregatora lub aktualnie wybranego pliku.
Usuwanie plików
Aby usunąć pliki z segregatora:
- Kliknij szary przycisk 'x' obok wymienionego pliku.
- Wybierz Remove, aby potwierdzić chęć usunięcia tego pliku.
Usuwanie segregatora
Segregator można usunąć, klikając go prawym przyciskiem myszy na stronie Strona główna lub korzystając z menu rozwijanego, aby wybrać opcję Usuń.