Met procesbestanden kunt u een workflow automatiseren door taken toe te wijzen en goedkeuringen te vragen, allemaal op één plek. In dit artikel leert u hoe u een proces aanmaakt en acties toevoegt.
Een proces creëren
<!--hyperlinked in app, do not move-->Voordat u uw taken toewijst, moet u een procesbestand maken.
Opmerking: Hoewel meerdere medewerkers een proces kunnen bewerken, kan slechts één gebruiker tegelijk bewerkingen uitvoeren. Als meerdere gebruikers tegelijk een proces bewerken, worden sommige updates mogelijk niet opgeslagen.
Een nieuw proces aanmaken:
- Ga naar Home, klik op Maken .
- Selecteer in het menu Proces.
- Dubbelklik op de procesnaam die u wilt bewerken.
- Vouw het vervolgkeuzemenu uit om de actietrigger te selecteren.
- Allemaal tegelijk start alle acties zodra u uw proces uitvoert
- De ene na de andere wacht tot de eerste actie in het proces is voltooid voordat de volgende wordt gestart
- Handmatig stelt u in staat om elke actie handmatig te starten zodra u uw proces uitvoert
Een actie toevoegen
Nadat u uw proces hebt gemaakt, kunt u uw eerste actie toevoegen via de knop Actie toevoegen in de werkbalk of in de editor. Er zijn vier soorten acties:
- Taken stellen gebruikers op de hoogte van een opdracht die ze moeten voltooien
- Contentaanvragen zijn taken die aan een specifieke sectie van een bestand gekoppeld zijn, waardoor de geselecteerde gebruiker automatisch toestemming krijgt om zijn content toe te voegen. Meer informatie over het toevoegen van inhoudsverzoeken aan processen.
- Certificeringen zijn taken die specifiek bedoeld zijn voor het verzenden van brieven die ondertekend moeten worden. Meer informatie over het toevoegen van certificeringsacties aan processen.
- Bulkcertificaten zijn voor het verzenden van kopieën van één brief naar meerdere mensen tegelijk. Er wordt een aparte certificeringsactie voor elke cessionaris aan het proces toegevoegd.
Nadat u een actie hebt toegevoegd, kunt u de velden direct in de rij of in het paneel Action details rechts invullen. Klik op een rij om meer details in het paneel weer te geven. Elke actie moet de volgende informatie bevatten:
- Titel: De naam van de actie
- Toegewezen aan: De ontvanger die de taak moet voltooien
U kunt ook toevoegen:
- Vervaldatum (optioneel): Wanneer de toegewezene de taak moet hebben voltooid vóór
- Herinneringen voor geadresseerden: Standaard worden er drie dagen voor, de dag van en elke dag gedurende drie dagen na de vervaldatum van de opdracht geautomatiseerde herinneringse-mails met standaardinhoud naar de opdrachtnemers verzonden. U kunt er in plaats daarvan voor kiezen om helemaal geen herinneringen te sturen of om de herinneringen aan te passen aan uw persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Processen voor meer informatie.
- Goedkeuring door (optioneel): De goedkeurder die de inhoud van de ontvanger goedkeurt of terugstuurt voor verder werk
- Goedkeuringstermijn (optioneel): Wanneer de goedkeurder de taak moet goedkeuren door
- Approver herinneringen: Als u een goedkeurder toevoegt, kunt u de herinneringen voor goedkeurders aanpassen. Standaard worden automatische herinneringse-mails met standaardinhoud drie dagen vóór, de dag vóór en elke dag gedurende drie dagen na de vervaldatum voor goedkeuring naar goedkeurders verzonden. U kunt er in plaats daarvan voor kiezen om helemaal geen herinneringen te sturen of om de herinneringen aan te passen aan uw persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Processen voor meer informatie.
- Bestand (optioneel voor een Taak): Het bestand waar inhoud nodig is
- Sectie (optioneel voor een Taak): De specifieke sectie in het bestand waar inhoud nodig is
- Instructies (optioneel): Voeg eventuele extra informatie toe die nodig is om de taak te voltooien
- Tags (optioneel): Identificerende informatie over de actie met behulp van een categorie en een waarde (bijv.: Prioriteit: Laag)
Om de volgorde van uw acties te wijzigen, klikt u op het rij-item van een actie en verplaatst u één actie per keer met Verplaats omlaag of Verplaats omhoog in de werkbalk.
Een actie dupliceren
U kunt acties dupliceren met behulp van het vervolgkeuzemenu naast elke actie. Dupliceer acties om snel taken aan te maken die aan dezelfde bestandslocatie zijn gekoppeld.
Een actie dupliceren:
- Klik op de vervolgkeuzepijl naast uw actie.
- Selecteer Dupliceer actie.
Wanneer u een actie dupliceert, wordt deze direct onder de geselecteerde actie geplaatst. U kunt ook Actie toevoegen na selecteren om een kopie van hetzelfde actietype te maken met alle velden leeg.
Bulkbewerkingsacties
U kunt verschillende velden voor meerdere acties tegelijk bewerken. Selecteer een of meer acties die u wilt bewerken, klik op de vervolgkeuzelijst Acties bewerken en selecteer het veld dat u wilt bewerken.
Meer informatie over acties voor bulkbewerking in een proces.
Een actie verwijderen
Om een actie uit het proces te verwijderen:
- Klik op de vervolgkeuzepijl naast uw actie.
- Selecteer a verwijderenctie.
U kunt ook een of meer acties selecteren en op Delete action in de werkbalk klikken.
Proceseigenschappen
U kunt op Eigenschappen in de werkbalk klikken om:
- Wijzig het proces Naam
- Selecteer een Procesvervaldatum als doel voor wanneer het proces voltooid moet zijn. Het proces zal blijven lopen, zelfs als de vervaldatum is verstreken en het proces nog steeds niet is voltooid.
- Wijzig de actietrigger
- Kies hoe u het proces wilt sluiten (gesloten processen kunnen indien nodig opnieuw worden geopend). Deze instelling kan op elk moment worden gewijzigd terwijl een proces nog loopt.
- Selecteer Automatisch als u het proces automatisch wilt sluiten zodra alle acties zijn voltooid of geannuleerd (standaard)
- Selecteer Handmatig als u wilt dat een proceseigenaar het proces handmatig afsluit wanneer hij klaar is
Als uw proces certificeringsacties heeft, kunt u hier ook de certificeringseigenschappen beheren. Lees meer over certificeringseigenschappen.
Een proces uitvoeren
Opmerking: Voordat u uw proces uitvoert, raden wij u aan om te controleren of alle acties en hun details correct zijn door alle procesacties als een CSV-bestand te exporteren.
Klik na het bouwen van uw proces op Run in de werkbalk. Als u een proces uitvoert, worden uw acties gestart volgens de actietrigger van uw proces, en elke opdrachtnemer ontvangt een e-mail met een link om zijn taak te bekijken.
Opmerking: Alleen een proceseigenaar kan het proces uitvoeren (deze proceseigenaar wordt de procesmanager). Als procesacties toegewezen bestanden bevatten, moet de proceseigenaar bovendien eigenaarrechten voor die bestanden hebben om het proces te kunnen uitvoeren.
Verwante artikelen