Met Wdata kun je gegevens uit verschillende bronnen met elkaar verbinden en naar behoefte in plakjes en blokjes snijden voor analyse en rapportage in het Workiva-platform. Om de winst of het verlies voor een bepaalde periode bij te houden en te presenteren, kun je gegevens over je grootboekrekeningen koppelen om een winstoverzicht of winstoverzicht te maken.
Stap 1. Exporteer gegevens uit uw bronnen
Voordat je je gegevens in Wdata kunt invoeren, moet je ze eerst uit je registratiesystemen halen. Een van de eenvoudigste manieren is om het gewoon te exporteren als CSV-bestanden (comma-separated values). Voor een winstverklaring heb je waarschijnlijk twee verschillende bestanden nodig:
- Een proefbalans van grootboekrekeningen, inclusief de boekhoudperiode, de entiteits-ID, het rekeningnummer en de periodeverandering van elke rekening.
- Een account mapping, met de namen, nummers en groepen van je financiële rekeningen.
Tip: In plaats van te exporteren vanuit je recordsysteem, kun je ook ketens bouwen om automatisch gegevens rechtstreeks vanuit oplossingen in een tabel te trekken.
Stap 2. Voeg de gegevens toe aan tabellen
Om de gegevens in Wdata te krijgen, maakt een tabel op basis van elk CSV-bestand. Om een tabel aan te maken, klik je op Create, en selecteer je Table, upload je de CSV en stel je de namen, ID's en gegevenstypes van de kolommen in.
- Kies voor de proefbalans een Tabeltype of Fact, omdat de gegevens zullen blijven groeien op basis van toekomstige activiteiten.
- Selecteer voor de accountmapping een Tabeltype van Dimensie, omdat deze relationele gegevens bevat.
Stap 3. De gegevens opvragen
Om de gegevens in plakjes en blokjes te verdelen en de transacties van je accountkoppelingen te analyseren, maak je een query met de tabellen als bronnen.
- Op het tabblad Fields, kies je welke kolommen uit de tabellen je wilt opnemen in de queryresultaten. Bijvoorbeeld voor een winst-en-verliesrekening:
- Neem in de proefbalans de kolommen voor de boekhoudperiode, het jaar, het kwartaal, de entiteit-ID en de periodewijziging op.
- Neem in de account mapping de kolommen accountnaam en groep op.
- Om de tijdsperiode in te stellen die moet worden geanalyseerd telkens wanneer u de query uitvoert, maakt u twee filters op basis van de kolom Boekhoudperiode op het tabblad Filters en maakt u een parameter voor de waarde van elk filter - een voor Begindatum, de andere voor Einddatum.
- Om de gegevens uit de twee tabellen te combineren, verplaatst u op het tabblad Relaties de kolom met het rekeningnummer uit elke tabel en voegt u de tabellen samen zodat alle gegevens uit de proefbalans worden opgenomen en alleen het rekeningnummer uit de mapping.
Stap 4. De query koppelen aan een spreadsheet
Om de gegevens in het hele Workiva-platform te verspreiden, opent u in Spreadsheets het blad dat u wilt verbinden met de query en verbindt u de query vanuit het rechterpaneel van Wdata Connections. Nadat je de query aan een sheet hebt gekoppeld, kun je de gegevens koppelen aan documenten en presentaties, zoals de winst-en-verliesrekening. Om deze gegevens bij te werken met de nieuwste resultaten, vernieuw je de query vanuit het rechterpaneel van de spreadsheet Wdata Connections.