In deze handleiding leer je de basis van het gebruik van workspaces en welke instellingen je kunt vinden op workspace- en organisatieniveau.
Wat is een werkruimte?
Met Workspaces kun je aparte plekken in Workiva maken voor afdelingen of teams om samen te werken. Zo organiseer je teams en bestanden in veilige, gecontroleerde ruimtes.
Gebruik workspaces om documenten, gegevens en processen te scheiden, zodat de juiste mensen de juiste toegang tot informatie hebben. Een voorbeeld is de teams voor financiële rapportage en SOX die elk hun eigen, individuele werkruimten hebben. Met oplossingen schakel je extra functionaliteit in een werkruimte in, zoals XBRL, archivering en meer.
Wat zijn werkruimte rollen?
Elk lid van een werkruimte heeft een rol, die toegang geeft tot functies. Eigenaars van werkruimten kunnen leden een rol toewijzen om te bepalen wat ze kunnen doen in een werkruimte.
Je kunt jouw rol en de rol van andere leden in een werkruimte bekijken door op het pictogram Personen in de linkerbovenhoek te klikken. Dit is handig wanneer je een Workspace Owner moet vinden om te helpen met bestandsrechten.
Zie voor meer informatie Rollen begrijpen en Werkruimte rollen.
Wie zijn eigenaars van werkplekken?
Eigenaars van werkruimten kunnen bestanden, leden, groepen en instellingen voor een werkruimte beheren. Ze kunnen ook andere leden in een workspace aanwijzen als workspace-eigenaars om de verantwoordelijkheden voor het beheren van workspace-instellingen te delen.
Op werkruimteniveau kan Workspace Owners :
- Beheer werkruimte-instellingen, zoals de naam van de werkruimte en kleur
- Leden uitnodigen voor een werkruimte
- Rollen wijzigen en leden beheren
- Groepen beheren
- Bestanden beheren in een werkruimte
- Activiteiten in een werkruimte bekijken
Wat is een organisatie?
Een organisatie verbindt alle werkplekken in je bedrijf. Iedereen behoort tot de organisatie, maar kan alleen lid zijn van bepaalde werkruimten. Meestal heb je één organisatie voor een bedrijf, en dan worden al je teams of afdelingen georganiseerd in aparte workspaces.
Op organisatieniveau zijn er drie hoofdtypes van admins: Org User Admins, Org Workspace Admins en Org Security Admins. Ze kunnen organisatie-instellingen, gebruikers en workspaces op één centrale locatie beheren. Zie voor meer informatie Werken met organisatie-instellingen.
Org User Admins kan:
- Gebruikers toevoegen aan de organisatie
- Organisatierollen toewijzen
- Gebruikers van de organisatie beheren
- Bekijk organisatie activiteiten
Org Workspace Admins kan:
- Nieuwe werkruimten maken
- Alle workspaces en workspace-instellingen beheren
- Leden, rollen en groepen van werkruimten beheren
- Alle activiteit in alle werkruimten bekijken
Org Security Admins kan:
- Aanmeldings- en sessieopties beheren
- Wachtwoordinstellingen beheren
- Toegangsbeperkingen instellen voor IP-adressen of e-maildomeinen
- Instellingen voor eenmalige aanmelding beheren
- SAML SSO configureren
- Gebruikers beheren en beschikbaar stellen met SCIM
- Bekijk organisatie activiteiten
Wat is de volgende stap?
Hier zijn een paar hulpmiddelen om aan de slag te gaan met workspaces en je team uit te nodigen: