In deze handleiding leert u de basis van het gebruik van workspaces en welke instellingen u kunt vinden op workspace- en organisatieniveau.
Wat is een werkruimte?
Met Workspaces kunt u aparte plaatsen in Workiva creëren voor afdelingen of teams om samen te werken. Zo organiseert u teams en bestanden in veilige, gecontroleerde ruimtes.
Gebruik werkruimten om documenten, gegevens en processen te scheiden, zodat de juiste mensen de juiste toegang tot informatie hebben. Een voorbeeld hiervan is dat de teams voor financiële rapportage en SOX elk hun eigen, individuele werkruimten hebben. Met oplossingen schakelt u extra functionaliteit in een werkruimte in, zoals XBRL, archivering en meer.
Wat zijn werkruimte rollen?
Elk lid van een werkruimte heeft een rol, die toegang geeft tot functies. Eigenaars van werkruimten kunnen leden een rol toewijzen om te bepalen wat ze in een werkruimte kunnen doen.
U kunt uw rol en de rol van andere leden in een werkruimte bekijken door op het pictogram Personen in de linkerbovenhoek te klikken. Dit is handig wanneer u een Workspace Owner moet vinden om te helpen met bestandsrechten.
Zie voor meer informatie Rollen begrijpen en Werkruimte rollen.
Wie zijn Workspace-eigenaars?
Eigenaars van werkruimten kunnen bestanden, leden, groepen en instellingen voor een werkruimte beheren. Ze kunnen ook andere leden in een workspace aanwijzen als Workspace Owners om de verantwoordelijkheden voor het beheren van workspace-instellingen te delen.
Op werkruimteniveau kan Workspace Owners :
- Beheer werkruimte-instellingen, zoals de naam van de werkruimte en de kleur
- Leden uitnodigen voor een werkruimte
- Rollen wijzigen en leden beheren
- Groepen beheren
- Bestanden in een werkruimte beheren
- Activiteiten in een werkruimte bekijken
Wat is een organisatie?
Een organisatie verbindt alle werkplekken in uw bedrijf. Iedereen behoort tot de organisatie, maar kan alleen lid zijn van bepaalde werkruimten. Meestal hebt u één organisatie voor een bedrijf, en dan worden al uw teams of afdelingen in aparte workspaces georganiseerd.
Op organisatieniveau zijn er drie hoofdtypen beheerders - Org User Admins, Org Workspace Admins en Org Security Admins. Zij kunnen organisatie-instellingen, gebruikers en workspaces op één centrale locatie beheren. Zie voor meer informatie Werken met organisatie-instellingen.
Org User Admins kan:
- Gebruikers aan de organisatie toevoegen
- Organisatierollen toewijzen
- Gebruikers van de organisatie beheren
- Organisatie-activiteiten bekijken
Org Workspace Admins kan:
- Nieuwe werkruimten creëren
- Alle workspaces en workspace-instellingen beheren
- Werkruimte leden, rollen en groepen beheren
- Alle activiteit in alle werkruimten bekijken
Org Security Admins kan:
- Aanmeldings- en sessie-opties beheren
- Wachtwoordinstellingen beheren
- Toegangsbeperkingen instellen voor IP-adressen of e-maildomeinen
- Instellingen voor eenmalige aanmelding beheren
- SAML SSO configureren
- Gebruikers beheren en beschikbaar stellen met SCIM
- Organisatie-activiteiten bekijken
Wat is de volgende stap?
Hier zijn een paar bronnen om u op weg te helpen met workspaces en om uw team uit te nodigen: