Gebruik Documenten in Workiva om uw gegevens te organiseren. Ga aan de slag door documenten te importeren of ze aan te maken met vertrouwde bewerkingsfuncties.
|
Werk in real time samen dankzij automatisch opgeslagen revisies |
Gebruik links in tekst en tabellen om de nauwkeurigheid tussen bestanden te behouden |
Controleer updates dankzij track changes en stuur op ter controle |
Navigeren door documenten
Wanneer u uw eerste bestand opent, ziet u een lijst met secties in het deelvenster aan de linkerzijde. Dit is het Documentoverzicht. Beschouw het als een aanklikbare inhoudsopgave waardoor u niet voortdurend moet scrollen.
Klik op een sectie om er direct naartoe te gaan, of sleep secties en zet ze neer om hun volgorde te wijzigen.
 |
Lees meer over het overzicht in Het documentoverzicht gebruiken. |
Het deelvenster rechts bevat instellingen en acties om in uw document te werken. Gebruik de pictogrammen naast het deelvenster om te schakelen tussen functies, zoals opmerkingen, geschiedenis en track changes.
Samenwerken met anderen
Met Workiva kunt u in real time samenwerken en de wijzigingen in uw document beheren, controleren en bijhouden.
Rechten
Om uw document te bekijken of te bewerken, heeft elke gebruiker rechten nodig om toegang te krijgen tot uw nieuwe bestand. U kunt deze instellen op document- of sectieniveau, en elke gebruiker kan owner-, editor- of viewer-rechten hebben. Meer informatie over Document rechten.
Linken
Een van de beste functies van Workiva is linken. Door links te maken tussen dezelfde gegevens op verschillende plaatsen, ziet u dat uw links in uw bestanden worden bijgewerkt telkens wanneer u de brongegevens wijzigt. In Documenten kunt u zowel tekst- als tabellinks maken. Selecteer een link in uw document om informatie over de bronlink en eventuele bestemmingslinks te bekijken. Lees meer over links in Documenten.
Opmerkingen en Geschiedenis
Gebruik opmerkingen om vragen te stellen en feedback te geven op uw document. Om een opmerking toe te voegen, klikt u met de rechtermuisknop op een selectie in uw document en kiest u Add Comment in het menu. U ziet alle opmerkingen naast uw document en in het deelvenster Comments, waar u opmerkingen kunt verwijderen, erop kunt reageren of ze naar nieuwe selecties kunt verplaatsen. Om andere gebruikers onmiddellijk op de hoogte te brengen wanneer u een opmerking plaatst, kunt u een @vermelding toevoegen. Lees meer over opmerkingen gebruiken.
|
Alle wijzigingen worden automatisch gedeeld met medewerkers, dus u hoeft geen updates op te slaan wanneer u een wijziging aanbrengt. Gebruik het deelvenster History om bij te houden welke wijzigingen in uw document zijn aangebracht en wie die wijzigingen heeft aangebracht. Gebruik de opties om te filteren bovenaan het deelvenster om revisies weer te geven die aan bepaalde criteria voldoen, zoals op auteur of tijdsperiode. Met de optie Create Milestone kunt u belangrijke revisies markeren, zoals versies die u ter controle hebt verzonden. Lees meer over het gebruik van het deelvenster geschiedenis. |
 |
Uw document delen
Terwijl u aan uw document werkt, moet u uw bestand mogelijk ter controle naar andere gebruikers sturen. U kunt documenten delen met andere Workiva-gebruikers en met beoordelaars buiten uw workspace.
Wijzigingen bijhouden en controleren
Documenteigenaren kunnen de functie Track Changes inschakelen voor een gedetailleerde weergave van de wijzigingen die in een document zijn aangebracht. Nadat Track Changes is ingeschakeld, geeft blauwe tekst toevoegingen weer, staan rode pinnen en tekst voor verwijderingen en paarse pinnen voor revisies. U kunt schakelen tussen welke wijzigingen u ziet met behulp van de opties voor View Mode op de werkbalk. Meer informatie over het gebruk van track changes .
Owners kunnen hun document ook ter controle opsturen. Met deze optie wordt een alleen-lezenversie van uw bestand naar andere medewerkers in Workiva gestuurd die opmerkingen kunnen plaatsen. U hoeft de rechten van uw document niet bij te werken. Opmerkingen van controles worden automatisch weergegeven in uw oorspronkelijke bestand, zodat u in real time met feedback kunt werken. Lees meer over het gebruik van ter controle opsturen .
Uw document exporteren
Als u uw document met iemand buiten Workiva moet delen, kunt u het naar een ander bestandstype exporteren. Gebruik in de werkbalk Bestand de optie Opslaan als om uw document op te slaan als een PDF-, EDGAR-, DOCX-, InDesign- of XHTML-bestand. Selecteer precies welke secties u in uw export wilt weergeven en pas, afhankelijk van het bestandstype, aan hoe uw document eruit zal zien.
Meer bekijken
Nu u heeft gezien wat u kunt doen in Documenten, volgen hier een paar dingen om aan de slag te gaan: