Er zijn twee soorten herinneringen voor acties in Processen: automatische herinneringen en handmatige herinneringen. Geautomatiseerde herinneringen worden automatisch en volgens een bepaald schema naar contactpersonen gestuurd, terwijl handmatige herinneringen handmatig worden verstuurd wanneer u contactpersonen wilt herinneren aan acties die ze misschien vergeten zijn.
Opmerking: Als u handmatig taakherinneringen wilt verzenden voor taken in bestanden of taken in Begin, zie Herinneringen verzenden in Taken.
Geautomatiseerde procesherinneringen
Standaard worden geautomatiseerde herinneringen met standaardinhoud via e-mail verzonden drie dagen vóór, de dag van en elke dag gedurende drie dagen na de vervaldatum van de actie (voor certificeringsacties kunt u dit standaardschema en de inhoud van de e-mail wijzigen voordat het proces start door naar de certificeringsinstellingen in de proceseigenschappen te gaan). U kunt er echter voor kiezen om helemaal geen automatische herinneringen te versturen of om de herinneringen aan te passen aan uw persoonlijke behoeften.
Opmerking: U kunt maximaal drie geautomatiseerde herinneringen voor een bepaalde actie hebben.
Automatische herinneringen aanpassen:
- Bij het maken of bewerken van een actie in een proces, afhankelijk van welk type herinneringen u wilt aanpassen, klikt u op de vervolgkeuzelijst Herinneringen geadresseerde of Herinneringen goedkeurder en selecteert u Aangepast.
- Kies voor elke geautomatiseerde herinnering in de sectie E-mailherinneringen de E-mail schedule voor wanneer de e-mailherinnering naar de opdrachtnemer of goedkeurder wordt verzonden. Herinneringen worden één keer per dag verstuurd volgens dat schema op de door u aangegeven tijd in het gedeelte Taakdetails .
- Vul in de e-mail Onderwerp en Inhoudin. U kunt zien hoe de herinnering eruit zal zien in het Voorbeeld rechts.
- U kunt op het menupictogram klikken om Herinneringen verwijderen of Herinneringen dupliceren .
- Klik op Opslaan rechtsboven om uw aangepaste geautomatiseerde herinneringen op te slaan.
Handmatige procesherinneringen
Als een opdrachtnemer of goedkeurder zijn actie nog niet heeft voltooid, kunt u een herinnering sturen. Herinneringen worden alleen verzonden naar de mensen aan wie de actie op dat moment is toegewezen.
Een herinnering voor een individuele actie verzenden:
- Klik op de vervolgkeuzepijl naast de actie.
- Selecteer Herinneren om handmatig een herinnering naar de huidige contactpersonen te sturen.
U kunt ook herinneringen voor meerdere acties verzenden met de functie Herinner in de werkbalk. U kunt een herinnering sturen voor alle onvolledige acties of alleen voor acties met een bepaalde status, zoals Verzonden of Geretourneerd.