Aankopen meten in Workiva Carbon

Vanaf Meten, gebruik Aankopen om de uitstoot van de toeleveringsketen te berekenen voor goederen en diensten die u koopt, inclusief:

• Kapitaalgoederen - De fabrieken, gereedschappen en apparatuur die worden gebruikt om je eindproducten of diensten te produceren
• Productiegerelateerde aankopen - De materialen, onderdelen of ingrediënten die in je producten gaan

Opmerking: Als je een bètagebruiker bent voor Aankopen v2, raadpleeg dan Aankopen V2 (bèta) voor nieuwere richtlijnen.

Als categorie zijn ingekochte goederen en diensten (PGS) vaak een van de grootste emissiebronnen voor organisaties. Om deze emissies te berekenen, gebruikt Workiva Carbon gegevens van modellen die de stroom van goederen en diensten door de economie schatten, ook wel bekend als EEIO-modellen (environmentally-extended input output). Om de uitstoot per omzet te schatten voor een reeks grondstoffen en industrieën, vermenigvuldigen deze modellen je uitgaven om de uitstoot te berekenen - Emissiefactor x $ uitgegeven = MT CO2e.

Een belangrijke stap is het in kaart brengen van uw uitgavengegevens naar grondstoffen en industrieën in de EEIO-modellen. Als je eenmaal bekend bent met je interne boekhoudcategorieën, kun je het in kaart brengen over meerdere dagen verdelen; we slaan je voortgang op.

Opmerking: Hoewel dit proces handmatig is en in het begin tijdrovend kan zijn, bewaart Workiva Carbon je mappings voor toekomstige uploads van gegevens. Wanneer je terugkomt om de uitstoot van het volgende jaar te berekenen, zal het proces veel sneller of zelfs automatisch verlopen.

Stap 1. Een bestand of sjabloon voorbereiden en uploaden

Om transactiegegevens te importeren in Purchases, maak je een bestand klaar dat je hebt geëxporteerd uit je boekhoudplatform of een sjabloon dat je hebt gedownload van Workiva Carbon.

Stap 2. Het bestand valideren

Om een succesvolle import te garanderen, controleer je of het bestand de juiste specificaties heeft:

Kolom	Beschrijving	Formaat
Datum	Datum transactie	Datum, zoals 2021-01-01 of 1/1/2021
Bedrag	Geldbedrag van de transactie	Decimaal
Categorie	Interne categorienaam, zoals ingesteld in je boekhoudplatform Tip: Om de nauwkeurigheid van je resultaten in Workiva Carbon te vergroten, voer je de meest gedetailleerde categorie in.	String
Verkoper	Naam van de leverancier - of "leverancier", afhankelijk van je boekhoudsysteem - gekoppeld aan de transactie. Als je de naam van de verkoper niet weet, vink dan Onbekend aan of laat leeg. Tip: Deze kolom heeft geen invloed op de berekeningen, maar stelt Workiva Carbon in staat om de emissieresultaten van je belangrijkste leveranciers te rapporteren.	String
Valuta	Valutacode van transactie	String
Uitstoot (MT CO2e)	Als een leverancier specifieke emissiegegevens met u deelt, voer dan waarden in voor de aankopen waarvoor u specifieke emissiegegevens hebt. Dit overschrijft alle emissieberekeningen die op de backend worden uitgevoerd. Opmerking: Als je geen specifieke emissiegegevens hebt voor een aankoop, laat je deze kolom leeg.	Decimaal

Tip: Verwijder overbodige kolommen om de verwerkingssnelheid te verbeteren.

Stap 3. De gegevens uploaden

Om je gekochte goederen en diensten te importeren:

1. Klik in het uploadscherm op Uploaden selecteer het XLSX-bestand met de transactiegegevens.

   Opmerking: Workiva Carbon kan alleen XLSX-bestanden tot 100 MB uploaden. Om succesvol te importeren, kan de XLSX geen formules bevatten. Als je bestand verwijst naar andere cellen of bestanden met formules, kopieer en plak hun waarden dan voordat je uploadt.

   
2. Controleer de transactiegegevens om te controleren of ze correct zijn geïmporteerd.

Stap 4. Breng uw categorieën in kaart

De transactiegegevens moeten je uitgavencategorieën bevatten, die:

• Komen vaak uit een boekhoudsysteem en kunnen, als ze gedetailleerd genoeg zijn, je rekeningstelsel zijn
• Definieer wat je hebt gekocht, want de factoren van Workiva Carbon zijn gebaseerd op de gekochte grondstof

Tip: Je kunt transactiegegevens ook classificeren per leverancier om leverancierspecifieke emissies te ontvangen.

Als je je transactiecategorieën instelt:

• Je uitgavencategorieën moeten zo gedetailleerd mogelijk zijn. Als een categorie echter niet een enkel, afzonderlijk product vertegenwoordigt - IT kan bijvoorbeeld zowel computerapparatuur als IT-diensten omvatten - categoriseer dan op basis van het overheersende goed of de overheersende dienst.
• Geef aan of een categorie van toepassing is op kapitaalgoederen of productiegerelateerde aankopen, zodat Workiva Carbon deze correct kan bijhouden en de juiste emissiefactoren kan toepassen.
  • Voor algemene of kapitaalgoederengebruikt Workiva Carbon emissiefactoren die zijn aangepast om rekening te houden met retailmarges.
  • Voor productiegerelateerde aankopengaat Workiva Carbon uit van groothandelsprijzen en neemt daarom geen margecorrecties op in de emissiefactor.

Tip: Als je een wederverkoper van eindproductenbent en geen producent, categoriseer dan alle aankopen die meetellen in de kostprijs van verkochte goederen (COGS) als productiegerelateerde aankopen.

Om je transactiecategorieën in kaart te brengen:

1. Geef de gevraagde informatie totdat ten minste 75% van je uitgaven in kaart is gebracht.

   Tip: Voor nauwkeurigere emissieresultaten moet je meer dan 75% in kaart brengen. Als je minder dan 100% in kaart brengt, extrapoleert Workiva Carbon de resterende uitgaven op basis van de in kaart gebrachte categorieën.

   Veld	Beschrijving
   Algemeen gebied	Selecteer of de categorie van toepassing is op Goederen of Diensten: Goederen - Aangekocht fysiek goed of materiaal Diensten - Handelingen uitgevoerd door uw organisatie Tip: Veel diensten bevatten fysieke goederen; fotografen kunnen bijvoorbeeld afdrukken leveren of HVAC-reparatiebedrijven kunnen onderdelen leveren. In deze gevallen categoriseer je deze handelingen nog steeds als Diensten.
   Emissiecategorie	Selecteer de commodity die het meest lijkt op de uitgavencategorie. Opmerking: De beschikbare goederen zijn afhankelijk van of het algemene gebied Goederen of Diensten is.
   type	Selecteer het type aankoop: Kapitaalgoederen - Kapitaalintensieve goederen met een lange levensduur die worden gebruikt om producten te maken, diensten te verlenen of goederen te verkopen, op te slaan of af te leveren. Tip: Je kunt dit type vaak afstemmen op de definitie van een kapitaalgoed van je boekhoudteam. Productiegerelateerd - Materialen en voorraden die worden gebruikt bij de productie van je eindproducten - zoals ingrediënten, onderdelen of verpakking - of eindproducten die zijn ingekocht voor wederverkoop. Algemeen/niet gespecificeerd - Aankopen die geen kapitaalgoederen of productiegerelateerde goederen zijn

2. Schakel in de rechterkolom categorieën in die je wilt uitsluiten. Sluit deze soorten uitgaven bijvoorbeeld uit, omdat Workiva Carbon ze opneemt in andere emissiecategorieën:
   • Zakenreizen - Vervoer voor zakelijke behoeften, inclusief vluchten, treinreizen en autoverhuur.

     Tip:Zakenreizen omvatten geen accommodatie, parkeerkosten of maaltijden, die je wel in de PGS moet opnemen.

   • Energienutsbedrijven - Aankopen van brandstof, elektriciteit, verwarming, stoom en koeling; hieronder vallen ook de aankopen van duurzame energieproducten, zoals duurzame energiecertificaten (REC's)
   • Vervoer en distributie - Verzending en opslag
   • Afval - Afvaltransportdiensten

Tip: Als je bekende emissiegegevens hebt voor specifieke inkoopcategorieën van een leverancier, klik dan op Configuratieen voeg de aangepaste bron toe. Je kunt dan aankopen toewijzen aan de bron en de aangepaste emissiefactor toepassen in berekeningen.

Voorbeeldcategorieën

De categorieën van Workiva Carbon komen overeen met de industriegroepen van het U.S. Bureau of Economic Analysis. Deze tabel geeft voorbeelden voor elke categorie; categorieën met een sterretje (*) kunnen overlappen met andere emissiecategorieën - zoals ingekochte elektriciteit - en moeten in dat geval worden uitgesloten van de PGS.

Grondstoffen	Voorbeelden
Administratieve ondersteuning	Personeelszaken, kantooradministratie, onderhoud van faciliteiten, beveiliging, reizen regelen
Luchtvervoer*	Personen- of vrachtvervoer
Kleding en lederwaren	Kleding
Uitzendingen en farmaceutica	Inkt en toner, verf, kunstmest, industriële gassen, farmaceutische producten
Computer- en ontwerpgerelateerde diensten	Computerprogrammeringsdiensten, ontwerp van netwerksystemen, IT-beheer
Computers en elektronica	Laptops, mobiele telefoons, industriële instrumenten
Bouw	Bouw, renovatie, onderhoud van gebouwen of constructies
Gegevensverwerking en publicatie op internet	Cloud-abonnementen, datahosting
Educatieve diensten	Cursussen professionele ontwikkeling
Producten van metaal	Metalen ijzerwaren, buizen, fittingen
Boerderijen	Landbouwproducten, inclusief plantaardige en dierlijke producten
Federal Reserve banken, kredietbemiddeling, aanverwante activiteiten
Bosbouw en visserij	Ruw hout, wildgevangen vis
Fondsen, trusts en andere financiële instrumenten*
Meubilair	Kantoormeubilair, rekken
Algemene goederen en koopwaar
Gezondheidszorg - Ziekenhuisdiensten	Intramurale medische zorg
Gezondheidszorg - Verpleging en verzorging in tehuizen	Verpleeghuis, instellingen voor geestelijke gezondheidszorg
Gezondheidszorg - Ambulant	Poliklinische diensten van artsen, tandartsen of andere zorgverleners
Hotels en bedrijfsaccommodaties	Hotels
Verzekering	Verzekeringsmaatschappijen, -agentschappen en -makelaars
Juridisch
Machines	HVAC-apparatuur, pompen, printers, materiaalbehandelingsapparatuur, elektrisch gereedschap
Managementondersteuning	Vastgoedbeheer, exploitatie door derden van bedrijven in eigendom
Minerale producten (niet-metaal)	Cement, beton, klei, minerale wol, glas
Mijnbouw - Ondersteunende activiteiten	Boorput
Mijnbouw (behalve olie en gas)	Steenkool, zand, grind, ijzer, steen
Motorvoertuigen, aanhangwagens en onderdelen
Olie- en gaswinning*
Overige - industrieproducten	Medische apparatuur en benodigdheden, speelgoed, sportartikelen, uithangborden, niet-papieren kantoorbenodigdheden
Overige - Professioneel, wetenschappelijk en technisch	Architecten-, boekhoud-, ingenieurs-, onderzoeks-, marketing-, reclamediensten
Overige - Vervoer en ondersteuning*	Koeriers en boodschappers
Overige - Transportmiddelen	Vliegtuigen, boten, fietsen en bijbehorende onderdelen
Papierproducten	Karton, kantoorpapier
Aardolie en steenkool*	Asfalt
Transport via pijpleidingen
Kunststoffen en rubber	Plastic zakken, folie, banden
Primaire metalen	Ruw metaalmateriaal voor productie, zoals metalen platen
Afdrukken	Drukken van boeken of marketingmateriaal
Uitgeven (behalve internet, maar inclusief software)	Uitgeverijen van software, tijdschriften en kranten
Onroerend goed - Commercieel, industrieel	Gehuurde commerciële of industriële eigendommen
Onroerend goed - Huisvesting	Huurbetalingen voor woningen
Recreatie - Podiumkunsten, sport, musea
Recreatie - Kunst, amusement, gokken	Themaparken, casino's
Verhuur- en leasingdiensten	Verhuur van apparatuur, elektronica
Restaurants en bars
Detailhandel - Overige	Bouwmarkten, persoonlijke verzorging
Effecten, grondstoffencontracten, beleggingen	Portfoliomanagement
Sociale bijstand	Kinderdagverblijf
Winkels - Voedingsmiddelen en dranken	Supermarkten
Textiel	Stof, tapijt, garen
Vervoer - Boot, water*	Personen- of vrachtvervoer
Vervoer - Passagiersvervoer en grond*	Personen- of vrachtvervoer
Vervoer - Spoor*	Personen- of vrachtvervoer
Vervoer - Vrachtwagen*	Personen- of vrachtvervoer
Nutsvoorzieningen*	Nutsbedrijven die nog niet zijn opgenomen als Scope 1 of 2
Video, audio en film	Video- en audioproductie, acteerdiensten
Magazijn en opslag*
Afvalbeheer*	Opruimen van gevaarlijk afval
Groothandel - Voedingsmiddelen, dranken en tabak	Groothandel in voedingsmiddelen van een distributeur of fabrikant
Houtproducten	Timmerhout, multiplex, houten ramen en deuren

FAQs

Hoe vaak moet ik PGS-gegevens uploaden?

Gewoonlijk worden PGS-emissies op basis van uitgaven jaarlijks berekend, in lijn met uw fiscale jaar.

Wat zijn de voordelen van een op uitgaven gebaseerde benadering van emissieboekhouding?

Een aanpak op basis van uitgaven is de meest eenvoudige - en gebruikelijke - manier om een volledige emissie-inventaris op te stellen voor de goederen en diensten die u inkoopt. We raden aan Purchases te gebruiken om een idee te krijgen van de omvang van verschillende uitgavencategorieën en vervolgens de resultaten te gebruiken om prioriteiten te stellen bij het betrekken van leveranciers om nauwkeurigere gegevens te krijgen.

Waarom gebruikt Workiva Carbon op EPA-uitgaven gebaseerde emissiefactoren en waarom is dit acceptabel in andere regio's?

Workiva Carbon gebruikt het Environmental Protection Agency's (EPA) Environmentally-Extended Input-Output (EEIO) supply chain model om de uitstoot van broeikasgassen op basis van uitgaven te schatten. Het EEIO-model combineert enorme economische gegevenstabellen die industrietransacties detailleren met milieugegevens, zoals emissies per dollar productie. Door de geldstroom door dit netwerk te simuleren, schatten EEIO-factoren de totale ecologische voetafdruk van aankopen in, rekening houdend met alle processen stroomopwaarts - van grondstoffen tot fabrieken en transport. Hoewel de nauwkeurigheid afhankelijk is van de kwaliteit van de gegevens en branchegemiddelden, bieden ze een krachtige en standaard manier om inzicht te krijgen in de verborgen milieu-impact binnen uw toeleveringsketen. 

We gebruiken de EEIO-emissiefactoren voor de toeleveringsketen om twee redenen:

• Gestandaardiseerde aanpak - EEIO-factoren bieden een consistente methodologie om emissies te berekenen op basis van uitgavenpatronen. Dit zorgt voor transparantie en vergelijkbaarheid in uw wereldwijde toeleveringsketen, ongeacht regionale verschillen. 
• Beschikbaarheid van gegevens - Hoewel het verkrijgen van gedetailleerde emissiegegevens voor elke leverancier wereldwijd een uitdaging kan zijn, bieden EEIO-factoren een betrouwbaar alternatief - vooral voor eerste beoordelingen. 

Hoewel de EEIO-factoren gebaseerd zijn op de Amerikaanse economie, geldt hun kernprincipe - uitgaven koppelen aan milieueffecten - wereldwijd. Ze bieden waardevolle inzichten, vooral wanneer leverancierspecifieke gegevens beperkt zijn. 

De EPA EEIO-factoren zijn krachtig, maar ze maken gebruik van modelleringstechnieken. Ze bieden een goed uitgangspunt en - voor de meest nauwkeurige resultaten - overweeg het verzamelen van leverancierspecifieke gegevens met behulp van de Supplier Assessment tool, ongeacht de regio. 

Is er een manier om de PGS-emissies te berekenen zonder bestedingsgegevens?

Ja! U kunt gebruiken om met leveranciers in gesprek te gaan en emissiecijfers op te vragen voor de goederen of diensten die u van hen koopt. Dit is een van de nauwkeurigste manieren om een PGS-inventaris op te bouwen, maar het kan tijdrovend zijn en leveranciers hebben de gegevens vaak niet direct beschikbaar.

Ik heb mijn emissies al berekend, maar ik moet de ruwe transactiegegevens of categorietoewijzingen bijwerken. Hoe doe ik dat?

Om de transactiegegevens of categorietoewijzingen bij te werken, upload je een nieuw bestand en breng je de categorieën ervan in kaart:

1. Selecteer op AankopenVerwijderen in het menu van het item.
   
2. Upload een nieuw bestand, en update zijn categorietoewijzingen.

   Opmerking: De standaardinstellingen voor uw categorie worden opgeslagen uit de eerdere toewijzingen, maar u kunt ze indien nodig aanpassen in de bijgewerkte toewijzing.

Als ik de categorietoewijzing wijzig bij een toekomstige import, worden eerdere invoer dan bijgewerkt?

Nee, wijzigingen in categorietoewijzingen gelden alleen voor de toekomst, niet met terugwerkende kracht.

Voor consultants - Als ik categorieën in kaart breng voor één klant, zijn die toewijzingen dan ook van toepassing op andere klanten?

Nee, de categorieën die je in kaart brengt zijn alleen van toepassing op de huidige klant. Om deze toewijzingen op alle clients toe te passen, importeer je hun gegevens en selecteer je dezelfde toewijzingen voor elke individuele client.

Hoe categoriseer ik eindproducten die zijn ingekocht voor wederverkoop?

Categoriseer alle aankopen van goederen en diensten die normaal gesproken deel uitmaken van je kostprijs van verkochte goederen (COGS) - inclusief dropshipmentaankopen - als productiegerelateerde aankopen. 

Welk type gegevens moeten we onze financiële afdeling vragen bij het verzamelen van gegevens voor een import?

Vraag naar een van beide:

• Winst & Verlies (P&L) uitgaven, specifiek contante cijfers in plaats van op transactiebasis; voor de meeste bedrijven verschijnt dit op je grootboekkostenrekening.  
• Alle investeringen die in Workiva Carbon in een aparte categorie zijn ondergebracht. Ze kunnen categorieën zoals salarisadministratie en afschrijvingen uitsluiten, of dit kan rechtstreeks in Workiva Carbon worden gedaan.

Moet ik PGS-gegevens invoeren als een leverancier of verkoper CO2-neutraal is of een CO2-neutraal product heeft?

Ja - volgens het Greenhouse Gas Protocol (GHGP) - alle aankopen opnemen in Scope 3 Categorie 1 Inkoop van goederen en diensten berekeningen, ongeacht eventuele compensatie of neutraliteit specifiek voor aankopen.

Workiva Carbon bevat ook richtlijnen van SBTi's Corporate Net-Zero Standard, die het gebruik van koolstofcredits als maatregel voor inventarisvermindering verbiedt. Bedrijven mogen geen emissiereducties claimen uit compensaties die door leveranciers worden gebruikt.