Terwijl een proces bouwt en voordat u het uitvoert, kunt u verschillende velden voor meerdere acties tegelijk bewerken om tijd te besparen.
Actietitels in bulk bewerken
Actietitels in bulk bewerken:
- Selecteer in de lijst met acties de acties die u wilt bewerken.
- Klik op de vervolgkeuzelijst Acties bewerken en selecteer Actietitel.
- Kies voor de geselecteerde acties om specifieke tekst in de titels of de hele titels te vervangen.
- Als u Tekst vervangen in titelkiest, voer dan de tekst in die u in de titels wilt vinden. Voer vervolgens de nieuwe tekst in waarmee u de oorspronkelijke tekst wilt vervangen.
- Als u Complete titel vervangenkiest, voer dan de nieuwe titel in waarmee u de originele titels wilt vervangen.
- Bekijk de overeenkomende acties om er zeker van te zijn dat u de titels voor die acties wilt bewerken.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.
Gebruikers in bulk bewerken
Om een gebruiker te wijzigen voor alle acties waarbij hij een toewijzer of goedkeurder is:
- Selecteer in de lijst met acties de acties die u wilt bewerken.
- Klik op de vervolgkeuzelijst Acties bewerken en selecteer Gebruikers.
- Selecteer voor de geselecteerde acties de gebruiker die u wilt vervangen. Geef vervolgens uit de geselecteerde acties aan welke acties van die gebruiker u wilt wijzigen door te kiezen voor Assignee, Approver, of Assignee of approver. Als u bijvoorbeeld de acties in uw groep van geselecteerde acties wilt wijzigen waarbij die gebruiker de toegewezene is, selecteer dan Toegewezen.
- Selecteer de nieuwe gebruiker waarmee u de oorspronkelijke gebruiker wilt vervangen.
- Bekijk de overeenkomende acties om er zeker van te zijn dat u de gebruiker voor die acties wilt bewerken.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.
Toegewezen of goedkeuringsdatums in bulk bewerken
Voor het in bulk bewerken van de vervaldatums van geadresseerden of goedkeuringen:
- Selecteer in de lijst met acties de acties die u wilt bewerken.
- Klik op de vervolgkeuzelijst Bewerk acties en selecteer de vervaldatum die u wilt bewerken: Vervaldatum of Goedkeuring vervaldatum.
- Selecteer de nieuwe data in de kolom CHANGE TO . Vouw de rij uit om alle acties te zien waarbij de datum wordt gewijzigd.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.
Bulkbewerkingen van herinneringen voor aangestelden of goedkeurders
Om herinneringen voor aannemers of goedkeuringen in bulk te bewerken:
- Selecteer in de lijst met acties de acties die u wilt bewerken.
- Klik op de vervolgkeuzelijst Acties bewerken en ga met de muis over Herinneringen toewijzen of Herinneringen goedkeuren om uit de volgende opties te kiezen:
- Herinneringen op systeemstandaard instellen: U kunt de herinneringen voor uw geselecteerde acties terugzetten op de systeemstandaard.
- Herinneringen uitschakelen: U kunt ervoor kiezen om helemaal geen automatische taakherinneringen te versturen voor uw geselecteerde acties.
- Herinneringen aanpassen: U kunt de herinneringen voor uw geselecteerde acties aanpassen aan uw persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Processen voor meer informatie.
Opmerking: U kunt alleen herinneringen voor meerdere acties tegelijk aanpassen als alle geselecteerde acties dezelfde vervaldatum hebben.
Tags in bulk bewerken
Om in bulk tags te bewerken:
- Selecteer in de lijst met acties de acties die u wilt bewerken.
- Klik op de vervolgkeuzelijst Acties bewerken en selecteer Tags.
- Kies voor de geselecteerde acties Alle bestaande tags verwijderen of Alle bestaande tags vervangen door nieuwe. Als u de bestaande tags vervangt, selecteer dan de categorie en de waarde voor de nieuwe tags waarmee u de bestaande tags wilt vervangen.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.
Bulkbewerkingen van certificeringsmails
Als uw proces certificeringsactiesheeft, kunt u de e-mailmeldingen die naar de ondertekenaars voor die acties worden verzonden in bulk bewerken.
Certificerings-e-mails in bulk bewerken:
- Selecteer in de lijst met acties de certificeringsacties die u wilt bewerken.
- Klik op de vervolgkeuzelijst Acties bewerken en selecteer Certificerings-e-mail.
- Kies welke certificeringsmails (van de certificeringsacties die u hebt geselecteerd) u wilt bijwerken:
- Selecteer Ongewijzigde e-mails (standaard geselecteerd) om de certificerings-e-mails bij te werken die nog steeds de standaard e-mailinhoud bevatten en nog niet zijn aangepast.
- Selecteer Gewijzigde e-mails om de certificeringsmails bij te werken die al zijn aangepast.
- Selecteer Alle certificeringsmails om alle certificeringsmails bij te werken (zowel ongewijzigde als gewijzigde).
- Wijzig de onderwerpregel en het tekstgedeelte van de e-mail naar wens.
- Bekijk de betreffende certificeringsacties om er zeker van te zijn dat u de certificerings-e-mails voor die acties wilt bewerken.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.
Opmerking: Voordat u uw proces uitvoert, raden wij u aan om te controleren of alle certificeringsmails correct zijn door alle procesacties als een CSV-bestand te exporteren.
Bulkbewerkingen van certificatiebriefopdrachten
Als uw proces certificeringsactiesheeft, kunt u de certificeringsletters wijzigen die aan die acties zijn toegewezen.
Om certificatiebrieftoewijzingen in bulk te bewerken:
- Selecteer in de lijst met acties de certificeringsacties die u wilt bewerken.
- Klik op de vervolgkeuzelijst Acties bewerken en selecteer Certificeringsbrief.
- Kies uit de geselecteerde certificeringsacties eerst de oorspronkelijk toegewezen certificeringsbrief. Dit geeft u de certificeringsacties die momenteel aan die originele certificeringsbrief zijn gekoppeld.
- Kies vervolgens de nieuwe certificeringsbrief waaraan u deze certificeringsacties wilt toewijzen.
- Bekijk de betreffende certificeringsacties om er zeker van te zijn dat u de toewijzingen van de certificeringsbrieven voor die acties wilt bewerken.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.