Inleiding tot slimme koppelingen

Koppelen is een fundamenteel onderdeel van het Workiva platform. Het is het mechanisme dat gegevens koppelt aan een bron en synchroniseert met al je gekoppelde bestanden, zodat die datapunten altijd hetzelfde zijn, ongeacht waar ze worden weergegeven.

Slimme koppelingen verbeteren deze ervaring doordat je aangepaste gegevens aan je koppelingen kunt toevoegen, zoals een naam en beschrijving. Dankzij deze toegevoegde context kun je koppelingen gemakkelijk vinden en hergebruiken binnen een werkruimte of ze delen met andere gebruikers in je organisatie.

Vereisten

• Op dit moment zijn smart links alleen beschikbaar voor klanten binnen de VS. Deze functie wordt binnenkort uitgebreid naar andere regio's.
• De rol Cross Workspace Data Sharing Manager is vereist om slimme koppelingen te delen.
• Om een slimme link te maken of te bewerken, moet u Owner of Editor van het bronbestand zijn.
• Zodra een slimme koppeling is gemaakt, kan elke gebruiker met toegang tot dat bestand en die sectie deze gebruiken.

Slimme koppelingen maken

Voordat je een slimme link maakt, moet je een nieuwe bronlink maken in je werkruimte of een bestaande bronlink zoeken die je wilt converteren.

Als je een standaard bronlink in gedachten hebt, kun je er een slimme link van maken door deze stappen uit te voeren:

1. Klik met de rechtermuisknop op de bronkoppeling en selecteer Koppelingsopties > Omzetten in slimme koppeling.
   
2. Geef de slimme link een naam en een optionele beschrijving. Klik op Omzetten in slimme link om te voltooien.
   

   Tip: Slimme links zijn bedoeld om te worden gedeeld, dus kies een naam en beschrijving die gemakkelijk herkenbaar zijn voor anderen. Je kunt zelfs overwegen om een standaard naamgevingsconventie of -indeling te gebruiken voor alle slimme koppelingen in je organisatie.

Zodra een slimme link is gemaakt, is deze beschikbaar voor alle toegestane gebruikers in je werkruimte via de slimme link bibliotheek.

Koppelingen invoegen vanuit de slimme koppelingenbibliotheek

De smart link-bibliotheek is waar alle smart links in je werkruimte - en ook de gedeelde links uit andere werkruimten - worden opgeslagen. Vanuit deze ruimte kun je bladeren door alle slimme koppelingen die beschikbaar zijn, hun details bekijken en ze invoegen in je documenten.

Slimme koppelingen delen met een andere werkruimte

Slimme koppelingen kunnen eenvoudig worden gedeeld met andere werkruimten. Als eigenaar van een slimme link hoef je alleen de specifieke werkruimte en gebruiker te selecteren waarmee je de link wilt delen. Eenmaal gedeeld, heeft de ontvanger van de slimme link de optie om de toegang uit te breiden naar andere gebruikers in die werkruimte.

Je kunt een individuele smart link, alle smart links in een bepaalde sectie of elke smart link in het bestand delen.

Opmerking: De rol "Cross Workspace Data Sharing Manager" is vereist om slimme koppelingen te delen.

Wat kan een ontvanger van een slimme koppeling doen met de gedeelde gegevens?

Zodra een slimme link is gedeeld en geaccepteerd, kan de ontvanger een aantal dingen doen met die inhoud:

• Ze kunnen de linkgegevens kopiëren.
• Ze kunnen de link zoeken in de bibliotheek van die werkruimte en deze invoegen in een ander document.
• Ze kunnen de toegang tot die link uitbreiden zodat andere gebruikers in dezelfde werkruimte er ook toegang toe hebben.

Je kunt ook naar het tabblad Details gaan om te zien wie een share heeft geaccepteerd en of ze het aan hun werkruimtebibliotheek hebben toegevoegd.

Wat als een slimme link al met sommige gebruikers is gedeeld?

Bij het in bulk delen van een slimme koppeling met meerdere gebruikers, ontvangen bestaande gebruikers alleen een melding als er een wijziging is opgetreden in de onderliggende gegevens. 

Als je bestaande gebruikers van een share wilt verwijderen, moet je die specifieke smart link bewerken.

Gedeelde slimme koppelingen toevoegen aan je werkruimtebibliotheek

Wanneer er een nieuwe smart link met je wordt gedeeld, ontvang je een e-mail naar het adres dat is ingevuld op je Workiva profiel. De e-mail zelf bevat geen directe link naar het gedeelde item, maar je hebt er wel toegang toe door een bestand in je werkruimte te openen en naar de slimme linkbibliotheek te gaan.

Zo werkt het:

1. Open een spreadsheet, document of presentatie in je werkruimte.
2. Open het paneel Linking aan de rechterkant van je scherm.
3. Klik op het pictogram Bibliotheek beheren rechtsboven op het tabblad Bibliotheek.
   

   Opmerking: Een oranje stip geeft aan dat er een nieuwe koppeling of update beschikbaar is in uw bibliotheek.

4. Alle gedeelde links die nog niet zijn geaccepteerd, verschijnen in de sectie In afwachting van updates > Nieuwe gedeelde links . Selecteer de link en klik op Nieuwe link toevoegen om deze toe te voegen aan je bibliotheek.
   

Gedeelde slimme koppelingen gebruiken

Gedeelde smart links verschijnen in de bibliotheek van je werkruimte en werken grotendeels hetzelfde als native smart links. U zult merken dat de optie Ga naar bronkoppeling is uitgeschakeld voor gedeelde koppelingen omdat het bronbestand zich in een andere werkruimte bevindt.

Voor informatie over het invoegen van slimme koppelingen in je documenten, bekijk je het gedeelte Koppelingen invoegen van dit artikel.

Machtigingen uitbreiden naar gedeelde slimme koppelingen

Ontvangers van slimme links krijgen automatisch rechten op eigenaarsniveau voor de gedeelde link. Als ontvanger kun je hiermee de toegang uitbreiden naar andere gebruikers binnen dezelfde werkruimte.

Toegang uitbreiden naar andere gebruikers:

1. Open een spreadsheet, document of presentatie in je werkruimte.
2. Open het paneel Linking aan de rechterkant van je scherm.
3. Klik op het pictogram Bibliotheek beheren rechtsboven op het tabblad Bibliotheek.
   
4. Ga naar het tabblad Gedeelde slimme koppelingen .
5. Klik op Toegang uitbreiden voor de slimme link die je wilt bewerken.
6. Kies de benodigde machtigingen en klik op Wijzigingen toepassen.
   

Zie voor meer informatie over het beheren van machtigingen ons artikel Bestandsmachtigingen bijwerken .

Specifieke machtigingen voor slimme koppelingen

Updates van slimme links delen

Alle slimme link-updates die in je primaire werkruimte worden gemaakt, moeten doelbewust worden gedeeld met andere werkruimten. Deze extra stap geeft gedeelde werkruimten de kans om de binnenkomende gegevens te bekijken voordat de wijziging wordt doorgevoerd.

1. Open een spreadsheet, document of presentatie in je werkruimte.
2. Open het paneel Linking aan de rechterkant van je scherm.
3. Ga naar het tabblad Details .
4. Klik op het pictogram Share rechtsboven in het paneel en selecteer Share updates.
   

   Opmerking: Een oranje stip geeft aan dat een slimme link is bijgewerkt maar niet is gedeeld.

5. Voer een korte beschrijving van je wijzigingen in. Deze context wordt vaak gebruikt wanneer ontvangers midden in een beoordelingscyclus zitten of rapporteren over een voorgaande periode.
6. Klik op Deel updates om te voltooien.
   

Updates van gedeelde slimme koppelingen accepteren

Als ontvanger van een gedeelde smart link ontvang je een e-mail telkens wanneer een update wordt gepubliceerd en gedeeld. Je ziet ook een kleine oranje stip in het Linking-paneel als er een update beschikbaar is.

1. Open een spreadsheet, document of presentatie in je werkruimte.
2. Open het paneel Linking aan de rechterkant van je scherm.
3. Klik op het pictogram Bibliotheek beheren rechtsboven op het tabblad Bibliotheek.
   
4. Alle updates die niet zijn geaccepteerd, verschijnen in de sectie In afwachting van updates > Updates voor gedeelde links . Selecteer de koppeling en klik op Updates accepteren om de bijgewerkte gegevens te ontvangen.
   
   

   Opmerking: Je kunt ook op Review klikken om de wijzigingen naast elkaar te bekijken voordat je een update accepteert.

Herziening updates

Met de knop Review in de vorige sectie kun je wijzigingen vergelijken voordat je ze vastlegt op je werkruimte. Als er meerdere updates beschikbaar zijn, kun je de pijlen linksonder gebruiken om tussen de updates te schakelen.

Als je klaar bent, klik je op Updates accepteren om de nieuwe waarden te publiceren naar alle bestemmingen in je werkruimte.  

Slimme koppelingen kopiëren

Om het doorrolproces te vergemakkelijken, kunnen slimme koppelingen optioneel worden opgenomen wanneer een bestand of mapkopieert. Hiermee kun je de huidige koppelingen behouden wanneer je bestanden kopieert of ze helemaal opnieuw instellen.

De volgende opties zijn specifiek van toepassing op slimme koppelingen:

• Metagegevens opnemen voor alle smart links van de bron: Schakel dit selectievakje in om namen en beschrijvingen op uw gekopieerde smart links te behouden. Hierdoor worden dubbele items in je bibliotheek gemaakt, maar deze kunnen later worden bewerkt. Schakel dit selectievakje uit om bestaande namen en beschrijvingen uit te sluiten van uw gekopieerde slimme bronkoppelingen.
• Koppelingen naar bestemmingsplaatsen in andere werkruimten onderhouden: Schakel dit selectievakje in om slimme links van andere
  werkruimten gekoppeld te houden aan hun huidige bron. Schakel dit selectievakje uit om de koppelingen te verwijderen.

Meer informatie over het kopiëren van bestanden en mappen.

Opmerking: Deze opties worden alleen weergegeven als slimme koppelingen zijn ingeschakeld in je werkruimte.

Wat u moet weten

• Koppelingen die hun oorsprong vinden in GRC zijn op dit moment niet compatibel met slimme koppelingen.