<!--contains headings hyperlinked in app, do not move-->
Om meer te leren over het bouwen van een proces in het algemeen, zie Een proces bouwen.
Voor alle certificeringsacties zijn eerst brieven nodig die door de cessionarissen worden ondertekend. Meer informatie over Een certificeringsbrief maken.
<!--hyperlinked in app, do not move-->
Een certificeringsactie aan een proces toevoegen
Nadat u een proces en certificeringsbrieven voor gebruik in het proces hebt gemaakt, kunt u een actie Certificering toevoegen via de knop Actie toevoegen in de werkbalk.
Vul vervolgens de velden in het paneel Action details rechts in. Elke certificeringsactie moet de volgende informatie bevatten:
- Titel: De naam van de actie
- Brief: De brief die ondertekend moet worden
- Stuur naar: De mensen die de brief moeten ondertekenen
- Als u meerdere ondertekenstappen wilt, klikt u op Ondertekenstap toevoegen. U kunt de ondertekenaarstappen die nog niet gestart zijn bewerken, zelfs nadat u het proces hebt uitgevoerd, indien nodig.
- Als u meerdere ondertekenaars aan een enkele stap toevoegt, geef dan aan of iedereen in de stap moet ondertekenen of alleen iemand in de stap moet ondertekenen om de certificeringsactie te laten doorgaan.
U kunt ook toevoegen:
- Vervaldatum (optioneel): Wanneer de brief ondertekend moet worden door
- Herinneringen voor geadresseerden: Standaard (u kunt deze standaarddefinitie wijzigen voordat u het proces start via de certificeringsinstellingen in de proceseigenschappen), worden er drie dagen vóór, de dag van en elke dag gedurende drie dagen na de vervaldatum van de opdracht geautomatiseerde herinneringse-mails met standaardinhoud naar de opdrachtnemers verzonden. U kunt er in plaats daarvan voor kiezen om helemaal geen herinneringen te sturen of om de herinneringen aan te passen aan uw persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Processen voor meer informatie.
- Goedkeuring door (optioneel): De personen die de ondertekende brief zullen bekijken en goedkeuren of terugsturen als goedkeuring nodig is
- Als u meerdere goedkeurders wilt, klikt u op Goedkeuringsstap toevoegen. Indien nodig kunt u de goedkeuringsstappen die nog niet gestart zijn bewerken, zelfs nadat u het proces hebt uitgevoerd.
- Als u meerdere goedkeurders aan een enkele stap toevoegt, geef dan aan of iedereen in de stap moet goedkeuren of alleen iemand in de stap moet goedkeuren om de certificeringsactie te laten doorgaan.
Opmerking: Als er geen goedkeuringsstap is toegevoegd en goedkeuring nodig is, wordt de proceseigenaar die het proces gestart heeft (de procesmanager) als goedkeurder toegevoegd.
- Goedkeuringstermijn (optioneel): Wanneer de ondertekende brief moet worden goedgekeurd door als goedkeuring nodig is
- Approver herinneringen: Als u een goedkeurder toevoegt, kunt u de herinneringen voor goedkeurders aanpassen. Standaard (u kunt deze standaarddefinitie wijzigen voordat u het proces start via de certificeringsinstellingen in de proceseigenschappen), worden er drie dagen voor, de dag van en elke dag gedurende drie dagen na de vervaldatum van de goedkeuring geautomatiseerde herinneringse-mails met standaardinhoud naar goedkeurders verzonden. U kunt er in plaats daarvan voor kiezen om helemaal geen herinneringen te sturen of om de herinneringen aan te passen aan uw persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Processen voor meer informatie.
- Instructies (optioneel): Aanvullende informatie die nodig is om de certificeringstaak te voltooien
- Tags (optioneel): Identificerende informatie over de actie met behulp van een categorie en een waarde (bijv.: Prioriteit: Laag). U kunt deze tags zelfs bewerken nadat de certificeringsactie is gestart, indien nodig.
- Aangepaste e-mailmelding (optioneel): Een aangepaste e-mailmelding die naar ondertekenaars voor deze actie wordt verzonden wanneer de actie start
Bulk certificeringsacties aan een proces toevoegen
U kunt de optie Bulkcertificering gebruiken als u kopieën van één specifieke brief naar elke persoon in een groep wilt sturen.
Nadat u Bulkcertificeringhebt geselecteerd, vult u de vereiste velden in:
- Titel: De naam van de actie die voor elke ondertekenaar hetzelfde zal zijn
- Brief: De brief die door elke ondertekenaar moet worden ondertekend
- Toegewezen aan: De werkgroep waarvan de leden de brief moeten ondertekenen
U kunt ook toevoegen:
- Vervaldatum (optioneel): Wanneer alle brieven ondertekend moeten zijn door
- Herinneringen voor geadresseerden: Standaard (u kunt deze standaarddefinitie wijzigen voordat u het proces start via de certificeringsinstellingen in de proceseigenschappen), worden er drie dagen vóór, de dag van en elke dag gedurende drie dagen na de vervaldatum van de opdracht geautomatiseerde herinneringse-mails met standaardinhoud naar de opdrachtnemers verzonden. U kunt er in plaats daarvan voor kiezen om helemaal geen herinneringen te sturen of om de herinneringen aan te passen aan uw persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Processen voor meer informatie.
- Goedkeuring door (optioneel): De persoon die de ondertekende brieven die goedkeuring behoeven zal bekijken en goedkeuren of retourneren
Opmerking: Als er geen goedkeuringsstap is toegevoegd en goedkeuring nodig is, wordt de proceseigenaar die het proces gestart heeft (de procesbeheerder) als goedkeurder toegevoegd.
- Goedkeuring: (optioneel): Wanneer de ondertekende brieven moeten worden goedgekeurd door als goedkeuring nodig is
- Approver herinneringen: Als u een goedkeurder toevoegt, kunt u de herinneringen voor goedkeurders aanpassen. Standaard (u kunt deze standaarddefinitie wijzigen voordat u het proces start via de certificeringsinstellingen in de proceseigenschappen), worden er drie dagen voor, de dag van en elke dag gedurende drie dagen na de vervaldatum van de goedkeuring geautomatiseerde herinneringse-mails met standaardinhoud naar goedkeurders verzonden. U kunt er in plaats daarvan voor kiezen om helemaal geen herinneringen te sturen of om de herinneringen aan te passen aan uw persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Processen voor meer informatie.
- Instructies (optioneel): Aanvullende informatie die nodig is om de certificeringstaken uit te voeren
- Aangepaste e-mailmelding (optioneel): Een aangepaste e-mailmelding die wordt verzonden naar ondertekenaars voor elke actie in deze bulkcertificering wanneer de actie start
Zodra u op Addklikt, wordt er voor elke persoon in de toegewezen groep een aparte certificeringsactie aan het proces toegevoegd.
Bulkbewerkingen van certificeringsmails
Naast het aanpassen van e-mailmeldingen voor specifieke certificeringsacties, kunt u deze e-mailmeldingen ook in bulk bewerken.
Certificerings-e-mails in bulk bewerken:
- Selecteer in de lijst met acties de certificeringsacties die u wilt bewerken.
- Klik op de vervolgkeuzelijst Acties bewerken en selecteer Certificerings-e-mails.
- Kies welke certificeringsmails (van de certificeringsacties die u hebt geselecteerd) u wilt bijwerken:
- Selecteer Ongewijzigde e-mails (standaard geselecteerd) om de certificerings-e-mails bij te werken die nog steeds de standaard e-mailinhoud bevatten en nog niet zijn aangepast.
- Selecteer Gewijzigde e-mails om de certificeringsmails bij te werken die al zijn aangepast.
- Selecteer Alle certificeringsmails om alle certificeringsmails bij te werken (zowel ongewijzigde als gewijzigde).
- Wijzig de onderwerpregel en het tekstgedeelte van de e-mail naar wens.
- Bekijk de betreffende certificeringsacties om er zeker van te zijn dat u de certificerings-e-mails voor die acties wilt bewerken.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.
Opmerking: Voordat u uw proces uitvoert, raden wij u aan om te controleren of alle certificeringsmails correct zijn door alle procesacties als een CSV-bestand te exporteren.
Bulkbewerkingen van certificatiebriefopdrachten
U kunt de certificeringsbrieven die aan uw certificeringsacties zijn toegewezen ook in bulk bewerken.
Om certificatiebriefopdrachten in bulk te bewerken:
- Selecteer in de lijst met acties de certificeringsacties die u wilt bewerken.
- Klik op de vervolgkeuzelijst Acties bewerken en selecteer Certificeringsbrief.
- Kies uit de geselecteerde certificeringsacties eerst de oorspronkelijk toegewezen certificeringsbrief. Dit geeft u de certificeringsacties die momenteel aan die originele certificeringsbrief zijn gekoppeld.
- Kies vervolgens de nieuwe certificeringsbrief waaraan u deze certificeringsacties wilt toewijzen.
- Bekijk de betreffende certificeringsacties om er zeker van te zijn dat u de toewijzingen van de certificeringsbrieven voor die acties wilt bewerken.
- Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren.
Certificeringsinstellingen
U kunt Eigenschappen in de werkbalk openen en naar het gedeelte Certificeringsinstellingen gaan om verschillende certificeringsinstellingen te zien:
Opmerking: U kunt deze certificeringsinstellingen niet meer wijzigen zodra het proces is uitgevoerd.
Automatische goedkeuring
Standaard worden brieven die ondertekend zijn zonder toegevoegde uitleg, uitzonderingen of bijlagen automatisch goedgekeurd (zie Een certificeringsbrief ondertekenen). U kunt deze optie deselecteren nadat u certificeringsacties hebt toegevoegd en als u handmatige goedkeuringen wilt vereisen voor alle certificeringen in het proces.
Standaard herinneringse-mails voor certificaten
Standaard worden herinneringse-mails voor certificeringsacties automatisch drie dagen voor, de dag van, en elke dag gedurende drie dagen na de vervaldatum verzonden. Voordat u het proces start, kunt u het schema en de tekst voor deze certificeringsstandaarden wijzigen voor zowel de e-mails van de ontvanger als die van de goedkeurder.
Een proces met certificeringsacties uitvoeren
Opmerking: Voordat u uw proces uitvoert, raden wij u aan te controleren of alle certificeringsacties en hun details correct zijn door alle procesacties als CSV-bestand te exporteren.
Klik na het bouwen van uw proces op Run in de werkbalk om het te starten. Zodra een certificeringsactie van start gaat, ontvangen ondertekenaars een e-mail met een directe link naar de brief die ze moeten ondertekenen.
Opmerking: Alleen een proceseigenaar kan het proces uitvoeren. Deze proceseigenaar wordt de procesmanager.