인증 편지에 수신자를 추가할 때 사용할 수 있는 워크플로 옵션에 대해 알아 봅니다. 서명자의 순서를 제어하는 워크플로를 구축합니다. 진행 중인 워크플로의 상태를 확인합니다.
워크플로 개요
워크플로에서 서명자와 승인자를 위한 단계별 시퀀스를 작성할 수 있습니다. 서명자는 이전 서명자의 응답 및 주석에 동의한 다음 자신의 응답을 추가해야 다음 단계로 편지를 보낼 수 있습니다. 서명자가 이전 서명자의 응답을 변경하면 편지는 첫 번째 단계로 돌아가며 모든 이전 서명자가 다시 서명해야 합니다.
워크플로 중 어떤 단계에서는 편지를 다음 단계로 전달하기 전에 여러 서명자가 합의에 도달해야 할 수도 있습니다. 서명자 단계 후에 하나 이상의 승인자를 포함할 수 있습니다. 승인자가 서신을 승인하지 않으면 서신이 서명자에게 다시 전송되고 모든 단계가 반복됩니다.
수신자 추가 및 워크플로 구축
수신자를 추가하고 워크플로를 구축하려면:
- 1
- 프로세스를 선택합니다.
- 2
- 편지 (Letters) 버튼을 클릭합니다.
- 3
- 편지 페이지의 수신자 (Recipients) 열에서 수신자 수를 나타내는 숫자를 클릭합니다.
- 4
- 다음 화면의 인증 만들기 (Create Certification)에서 아래쪽 화살표를 클릭합니다.
- 5
- 개별 서명자 (Individual Signer) , 순서가 지정된 서명자 (Ordered Signer) , 승인자 포함 (With Approver) 또는 그룹에서 (From Group)의 네 가지 워크플로 옵션 중 하나를 선택합니다.
워크플로 옵션 및 설명
네 가지 워크플로 옵션은 각각 아래에 설명되어 있습니다.
-
개별 서명자 (Individual Signer): 워크플로를 만들 필요가 없고 수신자를 한 명 추가하려는 경우 이 옵션을 선택합니다. 이러한 방식으로 여러 수신자를 추가하면 각 수신자에게 동시에 알림이 전송되며 각 수신자는 워크플로의 단계를 따르지 않고도 언제든지 서명할 수 있습니다.
-
순서가 지정된 서명자 (Ordered Signer): 이 옵션은 워크플로의 한 단계에 개별 서명자가 할당된 워크플로를 위한 옵션입니다. 편지가 준비되면 1단계에 할당된 사람이 편지에 서명하고, 편지는 2단계에 할당된 사람에게 자동으로 전달됩니다.
-
승인자 포함 (With Approver): 서명자와 승인자를 모두 추가하기 위한 필드가 있는 수신자 추가 (Add Recipients) 대화 상자를 엽니다.
-
그룹에서 (From a Group): 기존 사용자 그룹을 편지의 수신자로 포함할 수 있습니다. 이렇게 하면 수신자가 서로 독립적으로 추가되며 합의가 필요하지 않습니다. 이 기능을 사용하려면 하나 이상의 그룹을 만들어야 합니다.
선택한 옵션에 관계없이 순서가 지정된 서명자, 여러 서명자 및 승인자를 워크플로에 추가할 수 있습니다. 수신자 추가 (Add Recipients) 대화 상자에서 워크플로를 작성할 때 대화 상자의 메모는 각 수신자가 서명하거나 승인할 시기를 알려줍니다.
수신자는 자신의 장치에서 인증서에 서명할 수도 있습니다.
워크플로 진행 상황 확인
수신자 페이지에서 워크플로의 진행 상황을 볼 수 있습니다. 첫 번째 단계 이후에 할당된 단계를 확장하려면 수신자 페이지에서 수신자 이름 옆에 있는 캐럿 아이콘을 클릭합니다. 워크플로와 이에 관련된 모든 서명자는 워크플로의 첫 번째 단계를 완료해야 하는 서명자의 이름 아래에 표시됩니다.
수신자 목록 수정
서명자 또는 승인자를 추가, 재구성 또는 제거해야 하는 경우 현재 활성 단계를 따르는 워크플로 단계를 수정할 수 있습니다. 편지가 전송된 후에는 현재 단계의 이전 또는 현재 단계를 변경할 수 없습니다.
수신자 목록을 수정하려면:
- 1
- 수신자 페이지에서 워크플로에 대한 액션 (Actions) 열에서 자세히 (More)를 클릭합니다.
- 2
- 드롭다운 메뉴에서 다음 중 하나를 선택합니다.
-
서명자를 추가, 제거 또는 재정렬하려면 서명자를 더 추가합니다 (Add More Signers).
-
승인자 목록을 수정하려면 승인자를 할당합니다 (Assign Approver).
- 3
- 변경 사항 저장 (Save Changes)을 클릭합니다.
서명됨으로 표시
사용자가 인증에 서명할 수 없지만 예외없이 응답한 경우(예: 인증 외부의 이메일을 통해) 편지 (Letters) 목록의 자세히 (More) 메뉴에서 서명됨으로 표시 (Mark as Signed) 옵션을 사용하여 사용자가 서명했음을 수동으로 표시할 수 있습니다.
워크플로에서 건너 뛰기
워크플로의 사용자가 작업이 불가하거나 서명할 수 없는 경우, 워크플로에서 건너뛸 수 있습니다. 수신자 목록에서 수신자 이름 옆에 있는 캐럿 아이콘을 클릭하여 워크플로를 확장하고 해당 서명자를 건너 뛰려면 단계 오른쪽에 있는 건너 뛰기 (Skip) 버튼을 클릭합니다.
