새로운 인증 프로세스를 생성하려면 몇 가지 빠르고 쉬운 단계가 필요합니다. 프로세스 이름을 지정하고 적절한 날짜를 선택합니다. 물어야 할 질문이 담긴 편지를 작성합니다. 검토해야 하는 예외를 결정합니다.
개인 및 그룹 서명자를 추가합니다. 편지를 순서대로 보내고 인증 추적기 기능을 사용하여 진행 상황을 추적합니다.
새로운 프로세스 시작
새 인증 프로세스를 만들려면:
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- 프로세스 (Process) 탭을 클릭합니다.
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- 새 프로세스 시작 (Start a New Process)을 클릭합니다.
- 3
- 프로세스 제목과 필요한 날짜를 입력합니다. 다음 (Next)을 클릭합니다.
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- 새 프로세스 시작 (Start a New Process) 단계에서 서명자에게 이메일 미리 알림을 보낼 날짜를 선택합니다.
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- 마침 (Finish)을 클릭합니다.
추가 미리 알림을 수동으로 보낼 수 있을뿐만 아니라 메시지를 사용자 지정할 수도 있습니다. 나중에 편지 (Letters) 목록에서 미리 알림을 편집할 수도 있습니다.
프로세스 편집 (Edit Process) 버튼을 통해 대시보드에서 프로세스 연락처를 편집합니다. 연락처 (Contact) 필드를 클릭하여 개별 편지에 대한 연락처를 편집합니다.
편지 만들기
편지를 만들려면:
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- 프로세스 (Processes) 탭을 클릭합니다.
- 2
- 편지를 추가할 프로세스를 클릭합니다.
- 3
- 프로세스 추적기의 편지 (Letters) 탭에서 편지 추가 (Add a Letter)를 클릭합니다.
- 4
- 필요한 정보를 입력하고 미리 알림을 설정한 다음 만들기 (Create)를 선택합니다.
편지 템플릿을 만들고 편집 (Create and edit templates)하는 방법을 알아 봅니다.
편지를 보내기 전에 편집하려면:
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- 프로세스 추적기의 편지 탭으로 돌아갑니다.
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- 편지의 이름을 클릭하면 편지 편집기로 이동합니다.
- 3
- 제목, 내용 또는 기타 세부 사항을 편집합니다.
수신자 추가
편지에 수신자를 추가하려면:
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- 프로세스를 선택한 다음 편지 (Letters) 페이지를 봅니다.
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- 수신자 (Recipients) 열에서 수신자를 나타내는 숫자를 클릭합니다.
- 3
- 인증 만들기 (Create Certification) 버튼에서 아래쪽 화살표를 클릭합니다.
- 4
- 드롭다운 메뉴에서 수신자 옵션을 선택합니다.
다음 목록은 인증 만들기 (Create Certification) 메뉴의 옵션을 설명합니다.
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개별 서명자 (Individual Signer): 워크플로를 만들 필요가 없고 수신자를 한 명 추가하려는 경우 이 옵션을 선택합니다. 이러한 방식으로 여러 수신자를 추가하면 각 수신자에게 동시에 알림이 전송되며 각 수신자는 워크플로의 단계를 따르지 않고도 언제든지 서명할 수 있습니다.
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순서가 지정된 서명자 (Ordered Signers): 이 옵션은 워크플로의 한 단계에 개별 서명자가 할당된 워크플로를 위한 옵션입니다. 편지가 준비되면 편지에 할당된 첫 번째 사람이 편지에 서명하고 할당된 다음 사람에게 전달하는 방식입니다. 서명자가 이전 서명자의 응답에 동의하지 않거나 변경하면 서신은 1단계에 할당된 사람에게 다시 전달됩니다.
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승인자 포함 (With Approver): 서명자와 승인자를 모두 추가할 수 있는 필드가 있는 수신자 추가 (Add Recipients) 대화 상자를 엽니다.
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그룹에서 (From Group): 기존 사용자 그룹을 편지의 수신자로 포함할 수 있습니다.
프로세스에서 서명자를 추가하거나 제거해야 하는 경우 수신자를 나중에 편집할 수도 있습니다.
팁: 수신자 추가 (Add Recipients) 대화 상자에서 원하는 위치로 끌어 단계를 다시 정렬할 수 있습니다.
편지 및 미리 알림 보내기
편지를 배포하려면:
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- 프로세스 (Processes) 탭에서 프로세스 이름을 클릭하여 대시보드를 엽니다.
- 2
- 편지 (Letters) 버튼을 클릭합니다.
- 3
- 편지의 수신자 열에서 수신자 수를 클릭합니다.
- 4
- 미리 알림 (Remind) 버튼을 클릭하거나 자세히(More) 아래의 드롭다운 메뉴에서 다른 옵션을 선택합니다.
편지를 보내려면 다음 중 하나를 수행합니다.
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아직 편지에 서명하지 않은 수신자에게 보내려면 수신자 행에서 보내기 (Send)를 클릭합니다.
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서명되지 않은 모든 활성 수신자에게 보내려면 전체 보내기 (Send All)를 클릭합니다. 편지에 개별 서명자가 있으면, 서명자 모두 편지를 받게 됩니다. 편지에 워크플로가 있으면 첫 번째 서명자가 편지를 받습니다.
상태가 서명되지 않음 (Unsigned)으로 변경되고 동일한 페이지로 돌아가서 미리 알림 (Remind) 버튼을 사용하여 미리 알림을 수동으로 보낼 수 있습니다. 이 미리 알림은 이 프로세스를 처음 만들 때 설정한 미리 알림에 추가됩니다.
편지와 프로세스의 제목과 기타 매개 변수는 편지가 전송된 후에 수정할 수 있지만 편지의 내용은 변경할 수 없습니다. 가능한 변경 사항은 날짜, 프로세스 수신자 및 승인자가 포함됩니다. 영향을 받는 수신자는 변경 사항을 알리는 알림 이메일을 받게 됩니다.
진행 상황 모니터링
편지의 승인자인 경우 수신자가 편지에 서명하면 이메일 알림을 받습니다. 이메일은 상태를 나타내고 모든 예외를 표시합니다. 또한 편지를 관리하기 위해 인증 추적기 (Tracker)로 이동하는 링크도 제공합니다.
관리자 또는 승인자는 프로세스 중 언제든지 인증에 로그인하여 편지에 대한 서명 상태를 볼 수 있습니다. 관리자는 모든 프로세스에 대한 추적에 액세스할 수 있습니다. 승인자는 자신에게 할당된 편지에 대한 추적에 액세스할 수 있습니다.
프로세스를 추적하려면:
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- 프로세스 (Process) 탭을 클릭합니다.
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- 추적하려는 프로세스의 이름을 클릭합니다.
- 3
- 대시 보드에서 프로세스 상태 (Process Health)의 추적기 보기 (View Tracker)를 클릭합니다.
추적기 (Tracker)는 신호등 색상으로 상태가 표시되는 3개 섹션으로 편지를 그룹화합니다. 녹색은 서명 및 승인된 편지를, 노란색은 서명되었지만 승인 대기 중인 편지를, 빨간색은 서명되지 않은 편지를 나타냅니다. 승인자와 관리자는 사용자를 클릭하여 서명 세부 정보와 서명자에게 보낸 편지를 볼 수 있습니다.