パーミッションレポート 機能は現在ベータテスト中であり、将来的に完全にリリースされる予定である。 詳細については、カスタマー・サクセス・マネージャーにお問い合わせください。
権限レポートにより、ワークスペースの所有者 は、選択したグループとユーザーが、ワークスペース内の選択したファイルとフォルダにどのレベルのアクセス権を持っているかを確認できます。どのユーザーやグループ、どのファイルやフォルダをレポートに含めるかをカスタマイズすることができます。
パーミッションレポートの作成
注意: パーミッションレポートは、レポートを作成した時点のパーミッションの状態を記録するため、他のユーザーがパーミッションをアクティブに変更していないときにレポートを作成することをお勧めします。
権限レポートを作成するには
- 右上のワークスペース名をクリックし、Settings を選択して、ワークスペース設定を開きます。
-
Permissions タブから、 All files and folders または Selected files and folders を含めるように選択します。Selected files and folders のみを含めることを選択した場合、Add files and folders の下にファイル名またはフォルダ名を入力し、ドロップダウンから選択します。複数のファイルやフォルダを選択範囲に追加できます。
注： 現時点では、フォルダを選択項目に追加しても、フォルダそのものが追加されるだけで、フォルダ内のコンテンツは追加されません。
- 次に、All users and groups または Selected users and groups をレポートに含めるように選択します。 Selected users and groups（選択したユーザーとグループ）のみを含めることを選択した場合、 Add groups or users（グループまたはユーザーの追加） の下にグループ名またはユーザー名を入力し、ドロップダウンから選択します。 複数のグループやユーザーを選択範囲に追加することができます。
- ボックスにチェックを入れることで、セクションレベルのパーミッションをレポートに 含める を選択できます。デフォルトでは、セクションレベルのパーミッションは含まれない。
- Create Report をクリックして終了する。レポートが完成するとEメールが届きます。
許可レポートを使用する
許可レポートを作成すると、レポートをダウンロードするためのリンクが記載されたメールが届きます。このリンクの有効期限は7日間です。レポートを見るには、Download reportをクリックする。
パーミッションレポートは.zipファイル 、解凍または展開が必要な場合があります。ダウンロードした.zipファイルをダブルクリックして開き、レポートを構成する2種類の.csvファイルにアクセスします。
- Group Members .csv ファイルは、レポート作成時に各グループの個々のメンバーを分解したものです。
- Permission Report .csv は、選択したユーザーとグループがワークスペース内の選択したファイルとフォル ダーに対して持つアクセス許可をカバーしています。
注：データ量によっては、許可レポートが複数の.csvファイルに分割される場合があります。ファイルには番号が振られ、データはファイルをまたいで続いていく。
Permission Report .csv には以下の情報が含まれている：
- タイプ：コンテンツタイプ（フォルダ、画像、ドキュメント、シートなど）。
- File: ファイル名。
- ファイル/セクション名： ファイル内の特定のセクションまたはシートの名前。ファイルタイプがセクションまたはシートでない場合、これはファイル名と同じになります。
- レポート内の各グループおよびユーザーのアクセスレベル：
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- o - 所有者:ファイルの全権限を持ち、パーミッションを管理できる。
- e - エディター：ファイルに変更を加えることができる。
- v - ビューア ：ファイルの閲覧は可能ですが、変更はできません。
- x - アクセスできません：ファイルを開くことも見ることもできません。