[修正記録]では、スプレッドシートに加えられた個々の修正内容が一覧表示されます。スプレッドシートの所有者は、ドキュメント全体の修正記録を有効化できます。セクションの所有者は、特定のセクション(シート)の修正記録を有効化できます。
スプレッドシートの修正記録を有効にする
修正記録を有効にするには、次の手順に従ってください。
- [レビュー]のツールバーを開きます
- [修正記録]をオンに切り替えます
- 修正記録を有効にするセクション(シート)にチェックを入れます。スプレッドシート全体に対して変更履歴を有効にするには、[ファイル全体]を選択します。
注:ドキュメントの所有者はスプレッドシート全体の修正記録を管理でき、セクションの所有者は所有者権限を持つセクションのみを管理できます。ドキュメントの所有者がファイル全体の修正記録を有効にしている場合、セクションの所有者はセクションの修正記録を変更できません。
- [適用]をクリックして、ファイル全体または選択したセクションの修正記録を有効にします
現在のセクションで修正記録が有効になっているか無効になっているかを確認するには、スプレッドシートの[レビュー]タブで [修正記録]トグルを表示できます。 [修正記録] トグルをクリックして、[修正記録の管理]ウィンドウですべてのセクションの有効化ステータスをグローバルビューで確認することもできます。
修正記録を表示する
[修正記録]を有効設定にすると、修正箇所がマーク付けされます。
- 削除内容 は赤いピンでマークされます。
- 修正内容(テキストが追加/削除された箇所)は紫色のピンで示されます。
- 追加内容 は青色で表示され、下線と青色のピンが添えられます。
スプレッドシート内で削除されたテキストを表示するには、[表示モード]を変更します。[レビュー]のツールバーから、アイコンを選択してビューを変更します。[ピンを表示]では、 削除内容が赤いピンで表示され、[すべての修正内容を表示]では、 削除されたテキストが表示されます。
修正内容が承認されたスプレッドシートを表示する場合は、[修正内容を非表示にする]モードを選択します。
[レビュー]のツールバーから[前へ] または[次へ] のボタンクリックし、加えられた修正の各内容の間でジャンプすることもできます。また、[修正記録] パネルを開いて同様のアクションを実行することができます。パネルに表示される修正内容をクリックすると、スプレッドシート上でそのセクションがハイライトされます。
注:アウトライン、リンク、テキストの書式設定への修正内容、および削除された行/列は記録されません。
ドキュメントアウトラインのシートの左側にある青い縦線は、セクションに修正記録が含まれていることを示します。
承認権限を管理する
ドキュメントのオーナーは、修正記録の内容を承認できるコラボレーターを選択できます。デフォルトでは、オーナーのみが変更を承認できます。編集者は、オーナーが権限設定を調整した場合にのみ変更を承認できます。
編集者に承認権限を付与するには、以下の手順に従ってください。
-
[レビュー] ツールバーから [承認] をクリックし、[権限] を選択します。
- [権限] セクションで、[編集者とオーナー] を [修正記録を承認可能] ドロップダウンから選択します。
- [変更を保存]をクリックします。
オーナーと編集者の両方が修正記録を承認できるようになりました。
個々の変更を承認または拒否する
コラボレーターが修正記録を拒否または承認できるかどうかは、コラボレーターの役割とドキュメントの権限設定によって異なります。
- オーナーは修正記録の内容を承認および拒否できます
- 編集者は修正記録の内容を拒否できます
- 編集者は承認権限がある場合にのみ修正記録の内容を承認できます
個々の修正内容を承認または拒否するには、以下の手順に従ってください。
- [修正記録] パネルを開きます。
- 修正内容を選択します。
- [承認] または[拒否] ボタンをクリックします。
ドキュメント上で修正箇所を右クリックし、メニューから[承認] または[拒否] を選択して変更の承認/拒否を実行することもできます。承認/拒否が実行されると、修正インジケータは消えます。
すべての変更を承認または拒否する
ツールバーの [承認] アイコンから、セクションまたはドキュメントレベルで変更の承認または拒否を実行することができます。すべての修正記録の承認/拒否が完了すると、アクションを元に戻すことはできません。
修正記録が含まれるドキュメントを .xlsx または .csv にエクスポートすると、一見すべての修正記録が受け入れられたように見えますが、ドキュメント内のすべての修正内容が承認されたことを意味するわけではありません。