フォルダを使用する

このガイドでは、Workspace内のファイルをフォルダで整理する方法をご紹介します。コンピューター上でフォルダを用いてファイルを管理する方法と同様に、Workivaでもフォルダを使用してすべてのファイルを整理することができます。

フォルダの概要

フォルダはすべてのWorkspaceで利用でき、あらゆるファイルを整理する手段として推奨されています。例えば、四半期ごとのすべてのドキュメント、スプレッドシート、およびプレゼンテーションを 2020年>第4四半期 のフォルダ設定で保存することができます。

[ファイル] 、[すべてのファイル]の順に移動すると、Workspace内のすべてのフォルダを確認することができます。

• [すべてのファイル]には、Workspace内のすべてのフォルダ、ファイル、およびファイリングが一覧表示されます。各ユーザーに対し、その人物がアクセス権限を持つファイルとフォルダのみが表示されます。

• [2020] のフォルダや [第四半期] のフォルダなど、Workspace内で任意のユーザーにより作成されたサブフォルダは、[ファイル]の下に一覧表示されます。

• フォルダを右クリックし、[新規のサブフォルダ]を選択すると、フォルダをさらに新しく作成してファイルの整理に活用することができます。

フォルダの使い方

財務報告のファイリング作業を行う際には、フォルダを活用してファイルを整理し、Workspaceの[ファイリング]オプションを使用することをお勧めします。プロジェクトをフォルダへ移動し、他のファイリング用資料と一緒に保存することができます。フォルダの使用方法には、以下が含まれます。

• ファイルを整理、検索、操作する
• ファイリングの整理および追跡を行う
• ファイルをロールフォワードする

ベストプラクティス

四半期における一般的なフォルダの使用方法に関するヒントをいくつかご紹介します。

ファイルを整理する：

• フォルダを活用し、すべてのファイルを整理します。

• その四半期に属す全ドキュメントを保存する主要なフォルダを作成します。主要なフォルダ内で、ドキュメントとファイリングをサブフォルダに振り分け、類似したファイルを簡単に見つけられるようにします。

• フォルダに特殊文字（* '！）を含む名前を付けると、リストの一番上にそのフォルダが表示されます。

ファイリング：

• フォルダを使用して、ファイリングドキュメントをすべて整理します。 

• 簡単に識別できるように、ファイリングフォルダの名前に「ファイリング」を含めます。

ファイルをロールフォワードする：

• フォルダを使用してドキュメントをロールフォワードすることができます。

• 「主要なフォルダ（ロールフォワード）」や「四半期フォルダ（ロールフォワード）」など、ロールフォワードから作成されたフォルダの名前を分かりやすい名前に変更します。

• ロールフォワード時に含める追加のファイルを作成した場合は、ロールフォワード用のフォルダにそれらのファイルを移動します。

ファイリングの場合

フォルダを使ってファイリングを整理することもできます。ファイリングでは、ドキュメントの収集からライブファイリングまでの各ステップが順を追って説明されます。Workivaでファイリングを作成する際は、そのファイリングに必要となるすべてのファイルと情報をファイリングのステップで追加することができます。ファイリングでは、ステップ順に次の操作内容の説明が提供されます。

次のステップ

• フォルダを作成する
• ファイルとフォルダをコピーする
• フォルダをロールフォワードする