この記事では、コンテンツ・プレースホルダーを使用する際によくある質問とベストプラクティスを概説します。コンテンツ・プレースホルダーの使い方については、。
よくある質問
コンテンツ・プレースホルダーはどのようなコンテンツを表すことができるのか？
コンテンツ・プレースホルダーは、特定のフォーマットを必要とするコンテンツに使用できますか？
コンテンツ・プレースホルダーはリンクの中で使うべきか、それとも通常のテキストの中で使うべきか？
最終レポートでコンテンツ・プレースホルダーを空白にしたい場合はどうすればよいですか？
スプレッドシートに接続する際、コンテンツ・プレースホルダーを使用する最良の方法は？
コンテンツ・プレースホルダーとは何か？
コンテンツ・プレースホルダーを使用すると、テキスト・コンテンツに変数を挿入できます。ファイル間で共通のコンテンツをさまざまな用途で再利用したい場合、コンテンツ・プレースホルダーは、テキスト内の「場所を保持」し、後で埋めることができます。
コンテンツ・プレースホルダーを、中心的な定義特性を持つ構造化データのグループと考える。この特性は、一連のレポートにどの値のセットを表示するかを決定する。例えば、ファンド情報を扱う場合はファンド名を、エンティティ情報を扱う場合はエンティティIDを、コンテンツプレースホルダで表すことができます。各コンテンツ・プレースホルダは、1つのドキュメントにつき1つの値を持ちます。
コンテンツ・プレースホルダーはいつ使うべきか？
次のような場合は、コンテンツ・プレースホルダーの使用を検討すべきである：
- あなたはしばしばコンテンツを複数のリンクに分割する。
- 文書やレポート間で変更される情報は、一貫している。
- あなたはしばしばコンテンツを複数のリンクに分割する。
- 文書やレポート間で変更される情報は、一貫している。
- 一貫性がありながら、レポートに特化したコンテンツがある。
- テンプレート化されたレポートには、レポート固有の情報が含まれています。
コンテンツ・プレースホルダーはどのように使うべきか？
コンテンツ・プレースホルダーは、テンプレート・ドキュメントで使用するのが最も効果的です。テンプレートを作成する際、コンテンツのプレースホルダーを特定の値ではなく、一般的な変数に関連付けます。元のテンプレート文書をコピーすると、テンプレート内のコンテンツに加えられた変更は、すでに作成されたコピーには反映されません。
コンテンツ・プレースホルダーはどこで使えますか？
コンテンツ・プレースホルダーを使って、文書やプレゼンテーションのリンクや通常のテキストに変数を配置できます。各プレースホルダーの値は、プレースホルダーが使用される先で決定される。例えば、コンテンツ・プレースホルダーをソース・リンクに入れ、デスティネーション・リンクを4つの別々のドキュメントに作成する場合、それぞれのデスティネーション・ドキュメントでプレースホルダーの値を設定することができます。
コンテンツ・プレースホルダーはどのようなコンテンツを表すことができるのか？
コンテンツ・プレースホルダーは、数値コンテンツや、1単語から数段落までのテキストコンテンツを表現するために使用することができます。
コンテンツ・プレースホルダーは、特定のフォーマットを必要とするコンテンツに使用できますか？
ソース・リンク内または通常のテキスト内の各プレースホルダに値とリッチ・テキスト書式を適用できます。ただし、リンク先の個々のプレースホルダに対してこれを行うことはできません。
特定のフォーマットが必要なコンテンツには、コンテンツ・プレースホルダーは最適ではないかもしれません。
- 長いテキスト・コンテンツの場合、リッチ・テキスト・フォーマットはプレースホルダー接続を通りません。
- 数値コンテンツの場合、すべての書式がプレースホルダ接続を通過するわけではありません。さらに、プレースホルダーがリンク先の中にある場合、きめ細かな書式設定はできません。
コンテンツ・プレースホルダーはリンクの中で使うべきか、それとも通常のテキストの中で使うべきか？
コンテンツが頻繁に変更される場合や、変更時にすべてのドキュメントで一度に更新する必要がある場合は、リンクにコンテンツのプレースホルダを使用する必要があります。
報告期間中にコンテンツが変更される可能性がない場合は、テキストにコンテンツのプレースホルダーを使用する必要があります。テキスト内のコンテンツ・プレースホルダーは、テンプレート内で使用すると特に便利で、プレースホルダーを使用してドキュメント間で可変情報を変更することができます。
最終レポートでコンテンツ・プレースホルダーを空白にしたい場合はどうすればよいですか？
最終レポートでコンテンツ・プレースホルダーを空白にする必要がある場合、いくつかのオプションがあります。
- 右側のパネルにある「非表示」オプション（目のマーク）を使って、レポートから非表示にすることができます。
- 接続したスプレッドシートにスペースを入力することができます。
注: プレースホルダーが文書内の独立した行にある場合、これらのオプションはレポートに行を残します。これを避けるには、プレースホルダーの他の値のテキストにハードリターンを追加する。
スプレッドシートに接続する際、コンテンツ・プレースホルダーを使用する最良の方法は？
Workivaスプレッドシートに接続する際は、以下の点に注意してください：
- プレースホルダを作成する前に、プレースホルダ接続を作成する。スプレッドシートに接続すると、スプレッドシートデータにマッピングされたコンテンツプレースホルダーがドキュメントに自動的に作成されます。
- データラベルは最終的なものであることを確認するようにしよう。データラベルは、データをコンテンツのプレースホルダーにマッピングします。データ・ラベルを変更した場合、コンテンツ・プレースホルダーをデータにマッピングし直す必要があります。
- データを定義する特徴をキーに指定する。これにより、どのデータが表示されるかが決定され、接続が一括VLOOKUP関数のように機能するようになる。
- 各レポートに独自のデータ・スプレッドシートがある場合は、それぞれの出力先ドキュメントで接続を設定します。テンプレート文書にプレースホルダ接続を設定しないでください。
- ロールフォワードの際、ドキュメントとそのデータスプレッドシートをコピーした場合、新しいドキュメントのプレースホルダーを更新して、新しいスプレッドシートを指すようにする必要があります。この接続は自動的に行われるわけではない。