Workiva サポートセンター

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一般的なプロセスの構築については、プロセスの構築 を参照のこと。

すべての認証手続きは、まず譲受人が署名する書簡を必要とする。証明書の作成について詳しくはこちら.

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プロセスに認証アクションを追加する

プロセスおよびプロセスで使用する認証状を作成した後、ツールバーのアクションの追加 ボタンから認証 アクションを追加できます。

次に、アクションの詳細 右側のパネルにあるフィールドに入力します。各認証アクションには、以下の情報を含めなければならない：

• タイトル ：アクションの名前
• 手紙 ：署名が必要な手紙
• までお送りください：署名が必要な方
  • 複数の署名者ステップが必要な場合は、署名者ステップを追加 をクリックし ます。必要に応じて、プロセスを実行した後でも、まだ開始していない署名者ステップを編集することができます。
  • 単一のステップに複数の署名者を追加する場合、認証アクションを続行するために、ステップ内の全員 が署名する必要があるか、ステップ内の誰か だけが署名する必要があるかを指定します。

加えることもできる：

• 期限 （オプション）：以下の署名が必要な場合
• 担当者リマインダー ：デフォルトでは（プロセスを開始する前に、プロセスプロパティ の認証設定で、このデフォルトの定義を変更することができます）、デフォルトの内容の自動リマインダーメールが、アサイニー期日の3日前、当日、および期日から3日間毎日、アサイニーに送信されます。代わりに、リマインダーを全く送信しないように選択したり、個人的なニーズに応じてリマインダーをカスタマイズすることができます。詳細については、Processes の Send reminder を参照してください。
• （任意）による承認：承認が必要な場合、署名された書簡を確認し、承認または返送する人
  • 複数の承認者が必要な場合は、 Add approval step をクリックします。必要に応じて、プロセスを実行した後でも、まだ開始されていない承認ステップを編集することができます。
  • 1つのステップに複数の承認者を追加する場合、認証アクションを続行するために、ステップ内の全員 が承認する必要があるか、ステップ内の誰か だけが承認する必要があるかを指定します。

注： 承認ステップが追加されておらず、承認が必要な場合 、プロセスを開始したプロセスオーナー（プロセスマネージャー）が承認者として追加される。

• 承認期限 （任意）：承認が必要な場合、署名された書簡の承認期限
• 承認者リマインダー ：承認者を追加すると、承認者リマインダーをカスタマイズできます。デフォルトでは（このデフォルト定義は、プロセスを開始する前に、プロセスプロパティ の認証設定で変更することができます）、承認者に対して、承認期日の 3 日前、当日、および承認期日後 3 日間は毎日、デフォルトの内容で自動リマインダーメールが送信されます。代わりに、リマインダーを全く送信しないように選択したり、個人的なニーズに応じてリマインダーをカスタマイズすることができます。詳細については、Processes の Send reminder を参照してください。
• 指示 (任意)：認証タスクを完了するために必要な追加情報
• タグ (オプション)：カテゴリーと値（例：優先度：低）を使用してアクションに関する情報を識別する。必要であれば、認証アクションの開始後でもこれらのタグを編集することができます。
• カスタムEメール通知 (オプション)：アクションの開始時にこのアクションの署名者に送られるカスタマイズされたEメール通知

プロセスへの認証アクションの一括追加

グループ内の各人に1通の専用レターを送信したい場合は、Bulk certification オプションを使用できます。

Bulk certification を選択した後、必要事項を記入してください：

• タイトル ：署名者ごとに同じアクションの名前。
• レター ：各署名者の署名が必要な書簡
• 割り当て先 ：署名が必要なワークスペースグループ

加えることもできる：

• 期限 （オプション）：すべての手紙に署名が必要な場合
• 担当者リマインダー ：デフォルトでは（プロセスを開始する前に、プロセスプロパティ の認証設定で、このデフォルトの定義を変更することができます）、デフォルトの内容の自動リマインダーメールが、アサイニー期日の3日前、当日、および期日から3日間毎日、アサイニーに送信されます。代わりに、リマインダーを全く送信しないように選択したり、個人的なニーズに応じてリマインダーをカスタマイズすることができます。詳細については、Processes の Send reminder を参照してください。
• （任意）による承認：署名された書簡のうち、承認が必要なものを確認し、承認または返送する人

注： 承認ステップが追加されておらず、承認が必要な場合 、プロセスを開始したプロセスオーナー（プロセス管理者）が承認者として追加されます。

• 承認期限 （任意）：承認が必要な場合、署名された書簡の承認期限
• 承認者リマインダー ：承認者を追加すると、承認者リマインダーをカスタマイズできます。デフォルトでは（このデフォルト定義は、プロセスを開始する前に、プロセスプロパティ の認証設定で変更することができます）、承認者に対して、承認期日の 3 日前、当日、および承認期日後 3 日間は毎日、デフォルトの内容で自動リマインダーメールが送信されます。代わりに、リマインダーを全く送信しないように選択したり、個人的なニーズに応じてリマインダーをカスタマイズすることができます。詳細については、Processes の Send reminder を参照してください。
• （任意）：認証タスクを完了するために必要な追加情報
• カスタム電子メール通知 （オプション）：アクションの開始時に、この一括認証の各アクションの署名者に送信されるカスタマイズされた電子メール通知

Add をクリックすると、割り当てられたグループ内の各人に対して、個別の認証アクションがプロセスに追加されます。

証明メールの一括編集

特定の認証アクションに対するEメール通知をカスタマイズするだけでなく、Eメール通知を一括編集することもできます。

認証メールを一括編集するには

1. アクションリストで、編集する認証アクションを選択します。
2. Edit actions ドロップダウンをクリックし、Certification emails を選択する。
   
3. 選択した認証アクションの中から）更新したい認証メールを選択します：
   •  Unmodified emails(デフォルトで選択) を選択すると、まだカスタマイズされていないデフォルトのEメールコンテンツを含む認証Eメールが更新されます。
   •  Modified emails を選択して、すでにカスタマイズされている認証メールを更新します。
   •  すべての認証メール を選択すると、すべての認証メール（未修正と修正の両方）が更新されます。
4. 件名とメール本文は必要に応じて変更してください。
5. 影響を受ける認証アクションを確認し、それらのアクションの認証メールを編集することを確認します。
6.  Save 。
   

   注：プロセスを実行する前に、すべてのプロセスアクションを CSV ファイル としてエクスポートすることで、すべての認証メールが正しいことを確認することをお勧めします。

   

証明書の割り当てを一括編集

また、認証アクションに割り当てられた認証レターを一括編集することもできます。

証明書の割り当てを一括編集するには

1. アクションリストで、編集する認証アクションを選択します。
2. Edit actions ドロップダウンをクリックし、Certification letter を選択する。
   
3. 選択された認証アクションの中から、最初に割り当てられた認証状を選択します。これにより、そのオリジナルの認証書に現在添付されている認証アクションが表示されます。
4. 次に、これらの認証アクションの代わりに割り当てる新しい認証レターを選択します。
5. 影響を受ける認証アクションを確認し、それらのアクションの認証レターの割り当てを編集することを確認します。
6. [保存]をクリックして変更します。
   

認証設定

ツールバーの「 プロパティ」 を開き、「証明書設定」 セクションに進むと、いくつかの証明書設定を見ることができる：

注： プロセスが実行されると、これらの認証設定を変更することはできません。

自動承認

デフォルトでは、説明、例外、添付を追加せずに署名された書簡は自動的に承認されます（Sign a certification letter を参照）。認証アクションを追加した後、プロセス内のすべての認証に対して手動承認を必要とする場合は、このオプションの選択を解除できます。

認証のデフォルト・リマインダー・メール

デフォルトでは、認証アクションのリマインダーメールは、期限の3日前、当日、および期限後3日間毎日、自動的に送信されます。プロセスを開始する前に、担当者と承認者の両方のメールについて、これらの認証のデフォルトのスケジュールとテキストを変更することができます。

認証アクションを伴うプロセスの実行

注：プロセスを実行する前に、すべてのプロセスアクションを CSV ファイル としてエクスポートして、すべての認証アクションとその詳細が正しいことを確認することをお勧めします。

プロセスを構築したら、ツールバーの実行をクリックして開始します 。認証アクションが開始されると、署名者には署名する書簡に直接リンクするEメールが送られる。

注：プロセスを実行できるのは、プロセスのオーナーだけである。このプロセス・オーナーがプロセス・マネージャーとなる。

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